Eine Veranstaltung planen

Unsere Veranstaltungstipps

Ohne Veranstaltungen wäre das Vereinsleben nur halb so schön. Damit aber alles reibungslos verläuft, sollte sie schon weit im Voraus gut geplant werden. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte zusammengeschrieben, die Sie beachten sollten, wenn Sie Veranstaltungen planen wollen.

Zu Straßen- und Vereinsfesten können Sie zu jeder Jahreszeit einladen. Bei solchen Veranstaltungen müssen Sie jedoch mehr beachten als Sie vielleicht auf Anhieb denken! Wer haftet z.B. bei unvorhergesehenen Schäden? Was gibt es beim Umgang mit Lebensmitteln zu beachten, was beim Jugendschutz und wann und wo muss ich meine Veranstaltung überhaupt anmelden? Wir geben Ihnen mit unseren Tipps einen wichtigen Überblick darüber, was Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung beachten müssen und was für Rechte und Pflichten Sie als Veranstalter haben.

Eine Vereinshaftpflicht ist essentiell!

Martin Hammer ist Veranstalter für das zehnjährige Jubiläum des Schützenvereins an diesem Wochenende. Er will diese Veranstaltung planen, ohne dabei Fehler zu machen. Wann und wo Martin das Vereinsfest anmelden muss, hat er schon herausgefunden. Es fehlt nur noch der passende Ort. Auf dem Vereinsgelände am Waldrand gibt es eine kleine gemütliche Hütte. Neben der Hütte stehen zwanzig Bierbänke und zehn schöne alte Vollholztische – der perfekte Ort, um ein ordentliches Fest zu feiern. Ganze dreißig Leute hat Martin eingeladen. Er bereitet alles vor und stellt Lautsprecher zur Unterhaltung auf, kauft drei Einkaufswagen an Essen und verstaut alles ordentlich in der Vereinshütte. Als Basis für das schwere Bierfasses nimmt Martin den urigen Tisch seiner Uroma.
Kurz nachdem die Feier pünktlich nach Veranstaltungskalender beginnt, beim ersten Salutschuss der ältesten Vereinsschützen, bricht das marode Tischgebälk auf einmal krachend in zwei Teile. Und so schwappt nicht nur die Hälfte des Biers über den nigelnagelneuen VW-Käfer des Schützenkönigs, das Fass kratzt auch den teuren schwarzen Lack an. Schützenkönig Peter macht Martin für den Schaden verantwortlich. Martin erkundigt sich nach der rechtlichen Lage. Er liest:

„Beim eingetragenen Verein sind Veranstaltungen bis zu einem gewissen Umfang manchmal in der Veranstaltungshaftpflichtversicherung enthalten. Vor einer Veranstaltung sollte man aber unbedingt die Versicherungspolice nochmals überprüfen, insbesondere, wenn die Versicherung schon über viele Jahre besteht.“

Martin fragt telefonisch nach. Er stellt fest, dass der Schaden nicht gedeckt wird. Für den Schaden am Auto muss er leider tief in die eigene Tasche greifen. Hätte Martin sich nur vorab über die bestehende Versicherung informiert! Dann hätte er eine abschließen können.

Wo meldet man Veranstaltungen an?

Falls Sie wie Martin Lebensmittel anbieten oder Getränke ausschenken, unterliegt Ihre Veranstaltung automatisch dem Gaststättengesetz. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen planen, sollten Sie diese im gleichen Zuge anmelden. Doch wann muss ich meine Veranstaltung genau anmelden? Das ist klar geregelt: Das Gaststättengesetz bedarf einer Genehmigung, welche Sie mindestens 14 Tage vor dem Termin beantragen müssen.
Wo muss ich meine Veranstaltung anmelden? Die Anmeldung können Sie beim zuständigen Bürgermeisteramt bzw. Ordnungsamt durchführen. Die Genehmigung enthält die Lage und Art der Räumlichkeiten, die Art und Weise des Getränkeausschanks, sowie den Anlass und die beabsichtigte Betriebszeit der Veranstaltung. Bei einer Dauer von mehr als vier Tagen ist die Genehmigung bei der zuständigen Gaststättenbehörde zu beantragen.



Sparen mit der Kombination mehrerer Versicherungen für Vereine

Mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMTS bieten wir eine Kombinationen zwischen den verschiedenen Versicherungen für Vereine und zusätzliche Leistungen wie Steuer- und Rechtsberatung an. Das hat nicht nur den Vorteil, dass man nicht für jede Versicherung einzeln zahlen muss, Sie sparen dabei auch noch. Außerdem sind Sie mit unserer Beratung auf der sicheren Seite.

Sicherheitsrisiken einer Veranstaltung beachten!

Neben der Kenntnis, wie man seine Veranstaltung anmeldet, ist es außerdem wichtig, sich im Vorhinein gründlich über Sicherheitsrisiken zu informieren. Wäre Martins 30-Liter-Fass auf einen der Gäste gestürzt, wäre wahrscheinlich ein Personenschaden entstanden. Die Lage des Fasses war aber nicht für die Getränkeausgabe geeignet. Wenn Sie Veranstaltungen planen wollen, dann sollten Sie sich auch weitere Fragen stellen: Ist der Getränkeausschank glasfrei und die Lebensmittel keimfrei? Bedarf es bei Ihrer Veranstaltung zusätzlicher Sicherheiten wie Einlasskontrolle, Parkplatzwächter oder Ordner? Außerdem sollten Rettungsfahrzeuge wie Feuerwehr oder Krankenwagen ortsnah und barrierefrei parken können.

Ein kleiner Unfall auf Ihrer Veranstaltung soll nicht zum finanziellen Problem werden. Deshalb schließen Sie am besten eine Veranstaltungshaftpflicht ab. Dadurch sind Sie perfekt geschützt.

Vorsicht im Umgang mit Lebensmitteln

Wenn Sie die Veranstaltung planen, ist es wichtig, dass Sie dem Umgang mit Lebensmitteln immer größte Aufmerksamkeit schenken. Überzeugen Sie sich sowohl vom guten Zustand der Lebensmittel als auch der Küchen und Verkaufsstände. Diese sollten hygienisch und täglich zu reinigen sein. Zudem sollten sie frei von Staub und anderen schädlichen Umwelteinflüssen sein. Gerätschaften und Arbeitsflächen sind sauber zu halten. Zudem ist zu beachten, dass Geschirr bei großen Mengen lieber maschinell abgespült werden sollte. Es sollte Tieren und Rauchern nicht erlaubt sein, sich in der Küche aufzuhalten. Zu garende Speisen müssen bis zur Abgabe durchgängig heiß gehalten werden. Diese dürfen auch nicht angeniest oder angehustet werden. Personen mit Krankheitssymptomen wie Durchfall, Erkältungen, Fieber, Hautausschläge usw. dürfen nicht in Kontakt mit Lebensmitteln stehen oder an der Abgabe von Lebensmitteln beteiligt sein. Sie müssen zum Schutz der Gesundheit der Anderen notfalls auf die ehrenamtliche Hilfe verzichten oder durch andere Tätigkeiten unterstützen.

Jugendschutz – keine Party für den kleinen Peter

Kinder und Jugendliche bis 16 Jahre dürfen nicht ohne Begleitung eines Erziehungsberechtigten öffentliche Tanzveranstaltungen besuchen. Alkoholhaltige Getränke und Zigaretten o.ä. dürfen nicht an unter 16-Jährige ausgegeben werden, Branntwein nicht an unter 18-Jährige. Als Veranstalter haften Sie für Verstöße. Schon beim Planen Ihrer Veranstaltung sollten Sie darauf achten, diese Botschaft in die Einladungen zu schreiben. Schicken Sie z.B. die Einladungen an Erwachsene, die ihre Kinder sehr gerne auf deren Vereinsveranstaltungen begleiten dürfen.

Brandschutz – das sollten Sie beachten

Durch die Lage des geplanten Veranstaltungsortes, die Art der Stände und Dekorationen und die Anzahl der beteiligten Menschen kann die öffentliche Sicherheit gefährdet werden. Deswegen haben Veranstalter Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

  • Löschwasserversorgung: Es sollten genug Hydranten vorhanden sein, die stets frei zugänglich zu halten sind.
  • Flächen für Rettungs- und Feuerwehrwagen: Barrierefreie Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrfahrzeuge müssen möglich sein.
  • Entflammbares Material: Stände, Buden, Aufbauten, Zelte und Überdachungen dürfen nicht aus leicht entflammbarem Material bestehen.
  • Dekos: Dasselbe hat für Dekorationen Gültigkeit. Ballone für Dekorationen, als Spielzeug oder als Scherzartikel dürfen nur mit nicht brennbaren Gasen gefüllt werden oder sein.
  • Nutzung vorhandener Baulichkeiten: Die Zweckentfremdung von vorhandenen baulichen Anlagen und Räumen wie Scheunen, Schuppen o.ä. für die Veranstaltung darf nur erfolgen, wenn Gefahren durch geeignete Maßnahmen vorgebeugt wird.
  • Flucht- und Rettungswege: Es müssen ausreichend Flucht- und Rettungswege vorhanden sein.
  • Feuerstätten, Licht- und Wärmequellen: Feuerstätten, sonstige Licht- und Wärmequellen dürfen nur unter besonderen Vorsichtsmaßnahmen betrieben werden. Sie sind so auszuführen, aufzustellen und zu betreiben, dass benachbarte Bauteile und Stoffe nicht durch Wärmeleitung, Wärmestrahlung oder durch direkte Glimm-, Funken- oder Flammenwirkung entzündet werden.
  • Elektrische Anlagen: Elektrische Anlagen müssen den VDE-Bestimmungen entsprechen.
  • Feuerlöscheinrichtungen:Feuerlöschgeräte in angemessener Zahl sind vom Betreiber aufzustellen.
  • Abfallbehälter:Müllbehälter, die innerhalb von Räumen aufgestellt sind, müssen dicht schließende Deckel besitzen und aus nicht brennbaren Stoffen bestehen. Wenn sie bei Veranstaltungsende geleert werden, sind Müllbehälter aus schwerentflammbaren Stoffen erlaubt. Eine Anhäufung von brennbaren Abfällen sind in unmittelbarer Nähe von Gebäuden und in Räumen nicht zulässig.

Auf was ist beim Haus- und Haftungsrecht des Veranstaltungsortes zu achten?

Mieten Sie den Veranstaltungsort? Dann ist es Ihre Aufgabe, das geltende Hausrecht durchzusetzen. Sie haften bei Verstößen. Auch bei fahrlässigem Handeln des Personals können Sie – als Veranstalter – haftbar gemacht werden.
Der Veranstalter kann einem „Störer“ ein Hausverbot aussprechen und zum Gehen auffordern. Wenn die Grenzen der gebotenen Notwehr nicht überschritten werden und die Beachtung der Verhältnismäßigkeit Anwendung findet, kann der Einsatz körperlichen Zwangs zur Durchsetzung des Hausrechts rechtmäßig sein. Oft ist das Hinzuziehen der Polizei jedoch die bessere Lösung, um einen Störer von der Veranstaltung zu entfernen.
 

Denn der Veranstalter kann zivilrechtlich für aufkommende Schäden haften, die durch

  • unsachgemäße Organisation,
  • nicht ordnungsgemäßen Zustand von Ausrüstung und sonstigen Gegenständen und/oder
  • fahrlässiges Handeln des Personals

verursacht werden.

Vergessen Sie die GEMA nicht!

Sonst wird es teuer. Die Anmeldung Ihrer Veranstaltung beim Bürgermeisteramt/Ordnungsamt gilt nicht für Musikanmeldungen. Live-Musiker oder andere Musikdarbietungen – auch aus dem Lautsprecher – müssen bei der GEMA angemeldet werden. Der beste Zeitpunkt dafür ist, während Sie im Voraus die Veranstaltung planen – nicht am Tag vorher.

Die GEMA ist eine Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte. Sie schützt die Rechte von Musikern und verlangt Gebühren für das öffentliche Abspielen von Musik.

Wenn Sie also Musik öffentlich wiedergeben, fallen GEMA-Gebühren an. „Öffentlich wiedergeben“ bedeutet, dass die Musik mehrere Personen erreicht, z.B. auf einem Sommerfest. Egal, ob Sie die Musik von einer CD, Schallplatte oder über einen PC abspielen oder ob Ihre Vereinskapelle selbst performt – Sie haben eine Meldepflicht bei der GEMA! Dies sollten Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung beachten.

Sie haben übrigens KEINE Meldepflicht, wenn Sie Musik zum alltäglichen Geschehen abspielen.



Der Vereins-Schutzbrief

Für einen rechtlichen Rundum-Versicherungsschutz bieten wir Ihnen unseren Vereins-Schutzbrief. Mit diesem geniessen Sie als Vorstand und Veranstalter viele Vorteile. Sie müssen sich um die rechtlichen Angelegenheiten keine Sorgen mehr machen. Denn wir beraten Sie in Rechts- und Steuerfragen. Zudem sind Sie über unseren Schutzbrief umfassend gegen Haftungsfälle abgesichert. Dieser beschützt Sie mit einer Vermögensschäden-, einer Vereins- und einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung.

Checkliste für Ihre nächste Veranstaltung


  • Haben Sie die Gaststättenerlaubnis beantragt?
    Wenn Sie auf Ihrer Veranstaltung Lebensmittel und Getränke anbieten, müssen Sie mindestens 14 Tage vorher eine vorübergehende Gestattung bei der Gemeinde beantragen. Diese enthält die Lage und Art der Räumlichkeiten, die Art und Weise des Getränkeausschanks, sowie den Anlass und die beabsichtigte Betriebszeit der Veranstaltung. Bei einer Veranstaltungsdauer von mehr als vier Tagen ist die Genehmigung bei der zuständigen Gaststättenbehörde zu beantragen.

  • Sind die Musikdarbietungen angemeldet?
    Sie können auch eine musikalische Unterhaltung während Ihrer Veranstaltung einplanen. Musikdarbietungen müssen jedoch bei der GEMA angemeldet werden. Das gilt sowohl für Live-Auftritte als auch für einfache Tonträger.

  • Haben Sie eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen?
    Stellen Sie sicher, dass Sie über den Beitritt mit dem Vereins-Schutzbrief über eine Veranstaltungs- bzw. Vereins-Haftpflichtversicherung für Ihren Verein verfügen. Diese schützt Sie bei Unfällen auf Ihren Veranstaltungen.

  • Haben Sie einen Hinweis auf das Jugendschutzgesetz angebracht?
    Hinweise wie „Kein Alkohol an Jugendliche unter 16 Jahre“ sollten gut sichtbar angebracht werden.

  • Sind alle Sicherheitsrisiken ausgeschlossen?
    Achten Sie darauf, dass bei Ihrer Veranstaltung Sicherheit herrscht. Sicherheitsmaßnahmen umfassen z.B. Einlasskontrollen, „glasfreien“ Getränkeausschank, ausreichend Feuerlöscher, Hydranten und Flucht- und Rettungswege. Die Wege für Rettungsfahrzeuge müssen frei von Hindernissen sein. Denken Sie bereits daran, wenn Sie Ihre Veranstaltung planen. Wer einen Maibaum aufstellt, sollte darauf achten, dass dieser nicht alt und morsch ist. Ein Maibaum-Unfall passiert öfter als Vereine denken.

  • Haben Sie die Wasserzu- und -ableitung geregelt?
    Zur Herstellung und Behandlung von Lebensmitteln sowie zur Hände- und Geschirrreinigung muss das Wasser Trinkwasserqualität haben. Zur Händereinigung empfehlen wir zudem Seife, Einmalhandtücher und einen Abwurfbehälter für Handtücher aus Papier. Trinkwasserschläuche bedürfen zudem dem Zertifikat „lebensmittelecht“. Abwässer müssen ins Abwassernetz geleitet werden.

  • Sind ausreichend Toiletten vorhanden?
    Toiletten müssen in ausreichender Zahl vorhanden sein. Je angefangene 350m² Schankfläche:mind. 1 Herren-WC, 2 Urinalbecken oder 2m Rinne und 2 Damen-WCs mit Handwaschgelegenheit und hygienisch einwandfreier Handtrocknungseinrichtung. Die Toiletten sollten nach Geschlechtern getrennt werden. Sie sollten mit Waschbecken, Flüssigseife und Einmalhandtüchern ausgestattet sein.

  • Sind genug Müllbehälter vorhanden?
    Stellen Sie genug Sammelbehälter für Müll auf.

  • Wird das geltende Hausrecht eingehalten?
    Als Veranstalter ist es Ihre Aufgabe, bei der Veranstaltung das geltende Hausrecht durchzusetzen. Bei Verstößen haften Sie.

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Das Deutsche Ehrenamt wünscht Ihnen viel Spaß bei Ihrer Veranstaltung!