Der Schriftführer im Verein

Meister des Schreibens und Formulierens

Laura ist Mitglied eines gemeinnützigen Vereins, der Kinder unterstützt und dafür verschiedene Veranstaltungen über das Jahr hinweg plant. Auf der Agenda steht für die heutige Mitgliederversammlung auch die Wahl eines neuen Schriftführers. Schon im Vorfeld wurde Laura für diesen Posten vorgeschlagen. Bisher weiß sie über dieses Amt nur, dass der Schriftführer den Jahresbericht verfasst und auf einer Mitgliederversammlung vorliest. Bevor sie sich zur Wahl aufstellen lässt, möchte sie nun wissen: Welche Aufgabenbereiche hat ein Schriftführer im Verein eigentlich zu erfüllen?

Der Verein gleicht einem Körper mit verschiedenen Organen, deren Zusammenspiel essenziell ist, damit er funktioniert. Und so ist auch der Schriftsteller ein wichtiger Akteur innerhalb der Vorstandschaft.

Die Anforderungen an einen Schriftführer

Wer den Posten des Schriftführers übernehmen möchte, muss sich bewusst sein, dass er künftig viel zu schreiben hat. Deshalb ist eine gute Kenntnis der deutschen Sprache unabdingbar. Es ist wichtig, sich klar ausdrücken zu können und die Dinge auf den Punkt zu bringen. Eine Herausforderung besteht dabei ganz klar darin, in den Mitgliederversammlungen, die gerne von Diskussionen geprägt sind, nicht den Überblick zu verlieren. Egal wie schnell der Wortwechsel auch werden mag, dem Schriftführer muss es gelingen, alle Punkte, die besprochen werden, richtig festzuhalten.

Und nach einer Mitgliederversammlung geht die Arbeit weiter, denn nun gilt es, das Protokoll entsprechend auszuformulieren, sodass auch später nachvollziehbar bleibt, was genau besprochen wurde und welche Entschlüsse gefallen sind.

Kurz zusammengefasst muss ein Schriftführer also:

  • Über gute Deutsch-Kenntnisse verfügen
  • Erfahrungen im Umgang mit Computern, besonders Schreibprogrammen, mitbringen
  • Die Fähigkeit besitzen, Texte präzise zu formulieren und Kerninhalte darzustellen
  • Im Interesse des Vereins handeln, dementsprechend loyal gegenüber dem Verein sein und sich mit dessen Zielen und Werten identifizieren können

Das geschriebene Wort als Aufgabenbereich für den Schriftführer

Sobald etwas verschriftlicht werden muss, ist das Amt des Schriftstellers gefragt. Neben den bereits genannten Protokollen einer Mitgliederversammlung, fallen aber auch weitere Aufgabenbereiche diesem Posten zu:

  • Die Protokolle gilt es bei Mitgliederversammlungen entsprechend vorzulesen beziehungsweise an die Vorstands- und Vereinsmitglieder zu verteilen, sodass alle gleichermaßen informiert sind
  • Allgemein die Vor- und Nachbereitung von Vorstands- und Mitgliederversammlungen
  • Verfassen von internen sowie externen Einladungen, etwa zu Veranstaltungen
  • Schreiben von Pressemitteilungen und das Versenden dieser an verschiedene Medien
  • Entwurf und Vervielfältigung von Werbemitteln, zum Beispiel Flyer, Broschüren und Plakate
  • Öffentlichkeitsarbeit

Der Schriftführer als Teamplayer

Der Schriftführer ist Teil der Mitgliederverwaltung. Neben ihm sitzt somit auch der Kassenwart als weiterer Akteur. Eine gute Zusammenarbeit der einzelnen Posten untereinander vereinfacht dabei viele Prozesse und so empfiehlt sich auch hier die Arbeit im Team.

Kehren wir hierzu noch einmal zurück zu Laura. Da sie gerne schreibt und ihr das Formulieren von Texten Freude bereitet, hat sie sich für den Posten als Schriftführer aufstellen lassen und wurde bei der Mitgliederversammlung einstimmig gewählt. Nun ist sie Teil der Vorstandschaft. Ein guter Freund, Tom, ist der Kassenwart des Vereins und gemeinsam überlegen sie nun, wie sie sich gegenseitig unterstützen können. Und das ginge beispielsweise so:

  • Laura nimmt als Schriftführerin die Daten der neuen Mitglieder auf und händigt ihnen die Unterlagen dazu aus
  • Tom in der Rolle als Kassenwart kümmert sich anschließend um den Mitgliedsbeitrag

So kann sich ein jedes Vorstandsmitglied auf seinen Tätigkeitsbereich fokussieren und internen Streitigkeiten wird damit vorgebeugt. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass bei Ausfall des Schriftführers bis zur nächsten Jahreshauptversammlung der Kassenwart für die Aufgaben einspringen muss.

Going Social – der Schriftführer in neuen Aufgabenfeldern

Immer häufiger haben Vereine neben ihrem klassischen Internetauftritt in Form einer Webseite ihre Präsenz auf Soziale Medien erweitert. Auch hierfür wird häufig der Schriftführer beauftragt, die Plattformen entsprechend zu bedienen. Da dieser über gute Kompetenzen hinsichtlich des Formulierens von Texten verfügt, scheint die Aufgabe der Betreuung entsprechender Kanäle beim Schriftführer in guten Händen zu sein. Aber auch hierbei gilt: Im Team lassen sich diese Aufgaben leichter erledigen.