DER VORSTAND

• Der Vorstand: Das wichtigste auf einen Blick
• Definition eines Vorstands im Verein
• Die Wahl des Vorstands
• Länge der Amtszeit
• Die Aufwandsentschädigung des Vorstands
• Steuerfreiheit der Aufwandsentschädigung
• Der Rücktritt des Vorstands
• Gründe des Rücktritts
• Die Entlastung des Vorstands
• Entlastungsentschluss
• Der Vereinsvorstand sollte abgesichert sein
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Der Vorstand: Das wichtigste auf einen Blick

• Der Vereinsvorstand vertritt einen Verein nach innen und außen. Gemäß §26 BGB ist jeder Verein dazu verpflichtet, einen Vorstand zu ernennen. Der Vorstand kann aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen. Dies wird in der Satzung festgelegt.
• Der Vorstand wird durch eine Wahl im Rahmen der Mitgliederversammlung bestimmt. Die wesentlichen Rahmenbedingungen, z.B. Beginn und Ende der Amtszeit, Vergütung, Rücktritt etc. werden in Satzung festgelegt.  
• Bei der Vergütung des Vorstands im gemeinnützigen Verein ist Vorsicht geboten, denn grundsätzlich ist der Vorstand ehrenamtlich tätig. Besonders dann, wenn der Vorstand über die Ehrenamtspauschale hinaus vergütet werden soll, entsteht das Risiko, dass die Gemeinnützigkeit aberkannt wird.
• Aufgrund der Komplexität und den Konsequenzen von Fehlern ist es unerlässlich, die Satzung von Fachleuten prüfen zu lassen. So lassen sich Haftungsrisiken begrenzen.
• Trotzdem haftet der Vereinsvorstand grundsätzlich für Fehler auch mit dem Privatvermögen. Daher ist auch eine adäquate Absicherung unerlässlich. Auch der Glaube, dass mit der Entlastung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung die persönliche Haftung ausgeschlossen ist, entspricht leider nicht der Wahrheit.
• ABER: mit der Unterstützung von Fachleuten und der richtigen Absicherung können sich Vorstände auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Verwirklichung des Vereinszwecks und die Freude, dabei eine tragende Rolle zu spielen!

Definition eines Vorstands im Verein

Der Vereinsvorstand ist das leitende Organ eines Vereins. Er vertritt seinen Verein nach außen hin in gerichtlichen oder außergerichtlichen Angelegenheiten. Außerdem übernimmt er die Führung innerhalb des Vereins und ist auch hier der Verantwortungsträger. Der Vorstand muss von den Vereinsmitglieder gewählt werden.

Das BGB definiert:

§ 26 Vorstand und Vertretung
(1) ₁Der Verein muss einen Vorstand haben. ₂Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. ₃Der Umfang der Vertretungsmacht kann durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.
(2) ₁Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten. ₂Ist eine Willenserklärung gegenüber einem Verein abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands.

Erfahren Sie mehr über die Aufgaben eines Vorstands:

Aufgaben des Vorstands

Die Wahl des Vorstands

Jeder Vorstand muss erstmal gewählt werden. Vor der anstehenden Vorstandswahl haben alle Organe des Vereins die Berechtigung, Vorschläge für die Besetzung der Vorstandsposition(en) zu machen. Schon im Alter von sieben Jahren kann man Vereinsvorstand werden – sofern die Vereinssatzung kein Mindestalter vorschreibt. Mit sieben ist man beschränkt geschäftsfähig.¹
 
Der Kandidat mit den meisten Stimmen wird zum Vorstand „bestellt“. Die „Bestellung“ erfolgt durch die Mitgliederversammlung, die ihrem Wunschkandidaten nach der Vorstandswahl die Bestellungserklärung vorlegt. In dieser sind die Pflichten des Vorstands aufgelistet. Sobald der Wunsch-Vorstand der Erklärung zustimmt, ist die Amtsübertragung abgeschlossen. Nach der Amtsübertragung ist der gesamte Vereinsvorstand in das Vereinsregister des Amtsgerichts einzutragen.

Länge der Amtszeit

Die Länge der Amtszeit des Vorstands ist nicht vorgeschrieben. Sie wird bei der Wahl durch die Mitgliederversammlung bestimmt oder in der Satzung festgeschrieben. Ist die Amtszeit eines Vorstands abgelaufen, scheidet dieser automatisch aus dem Amt, auch, wenn kein neuer Vorstand gewählt wurde.

Sie sollten sich unbedingt rechtzeitig auf den Vorstandswechsel vorbereiten!

Die Aufwandsentschädigung des Vorstands

Aufwendungen, die Vorstände für den Verein erbringen, gibt es viele. Mit Aufwendungen können zum Beispiel die Fahrt mit dem eigenen PKW, die Telefonrechnung, die Arbeitszeit für den Verein oder schlicht und einfach das Briefporto gemeint sein. Falls in der Satzung geregelt, können Aufwendungen in Form von Aufwandsentschädigungen zurück erstattet werden. Der Wert der Entschädigungen darf dabei nicht höher sein als der Wert der geleisteten Aufwendungen. Für die Höhe der Aufwandsentschädigung gibt es feste Pauschalbeträge wie z.B. die Reisekostenerstattung und den Verpflegungsmehraufwand.

Steuerfreiheit der Aufwandsentschädigung

Eine Aufwandsentschädigung ist steuerfrei, wenn sie bestimmte Freigrenzen nicht übersteigt. Die zwei wichtigen Freigrenzen sind der Übungsleiterfreibetrag und der Ehrenamtspauschbetrag. Von diesen Freigrenzen dürfen einer, jedoch nicht beide Beträge zugleich verwendet werden. Der Übungsleiterfreibetrag gilt bis zur pauschalen Grenze von 2400,- € pro Jahr, der Ehrenamtspauschbetrag bis zur Grenze von 840,- € (gemäß § 3, 26 a EStG). Der Übungsleiterfreibetrag kann für nebenberufliche Tätigkeiten als Trainer, Erzieher, Künstler, Übungsleiter oder Pfleger verwendet werden, der Ehrenamtspauschbetrag für nebenberufliche Tätigkeiten jeglicher Art.

Der Rücktritt des Vorstands

Auch im Fall eines Rücktritts des Vorstands gibt es einiges zu beachten. Der Vereinsvorstand darf im Normalfall zu jeder Zeit seinen Rücktritt bekanntgeben, auch vor Ablauf seiner Amtsperiode. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, zum Beispiel wenn in der Satzung spezielle Bestimmungen stehen, der Vereinsvorstand unter Vertrag steht oder der Rücktritt „zur Unzeit“ erfolgen soll. Eine „Unzeit“ ist schlicht und einfach eine unpassende Zeit, also z.B., wenn der Vorstand nur aus einem Subjekt besteht und der Verein auf andere Weise nicht für Ersatz sorgen könnte und deswegen nach dem Rücktritt handlungsunfähig wird. Ein Rücktritt des Vorstands „zur Unzeit“ ist voll wirksam, es kann in bestimmten Fällen jedoch zu Schadensersatzansprüchen des Vereins gegen den Vorstand kommen.

Gründe des Rücktritts

Mögliche Gründe für den Rücktritt des Vorstands sind persönliche Gründe, Krankheit oder die Insolvenz des Vereins. Nachdem er zurückgetreten ist, hat der Vorstand alle Unterlagen, Berichte, Wertgegenstände, Schlüssel, finanzielle Mittel und weitere Dinge, die er während seinem Amt bekommen hat, zurückzugeben.

Rücktritt in mündlicher Form

Für die Niederlegung des Amts reicht die mündliche Form aus. Wenn der Vorstand aus mehreren Mitgliedern besteht, kann der Rücktritt auch gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied erklärt werden, andernfalls gegenüber der Mitgliedsversammlung.

Die Entlastung des Vorstands

Entlastung des Vorstands bedeutet, dass seine Geschäftsführung im vergangenen Geschäftsjahr gebilligt wird und er gegebenenfalls von Schadensersatz- und Bereicherungsansprüchen befreit wird.
 
Das für die Entlastung zuständiges Organ ist meistens die Mitgliederversammlung. Sie spricht dem Vorstand ihr Vertrauen aus und entlastet ihn. Die Entlastung des Vorstands ist jedoch nur gültig, wenn die Umstände, die möglichen Schadensersatz- und Bereicherungsansprüchen zugrunde liegen, dem für die Entlastung zuständigen Organ bekannt sind.

Entlastungsentschluss

Üblicherweise werden dem Entlastungsorgan ein Bericht des Kassenprüfers sowie Geschäfts- und Rechenschaftsberichte vorgelegt. Auf deren Grundlage wird der Beschluss zur Entlastung getroffen. Neben diesen Dokumenten ist auch Pflichterfüllung und ordnungsgemäße Geschäftsführung maßgebend. Andernfalls kann die Entlastung des Vorstands verweigert werden. Für die Verweigerung muss das zuständige Organ gute Gründe haben. Falls diese Gründe zu Recht bestehen, muss der Vorstand etwaige Ansprüche durchsetzen. Unterlässt er die Durchsetzung, wird er in bestimmten Fällen regresspflichtig.

Der Vereinsvorstand sollte abgesichert sein

Es gibt viele Fälle von der Haftung des Vereinsvorstand als Verantwortungsträger mit seinem privaten Vermögen. An den Verein können zum Beispiel Schadensersatzansprüche von Mitgliedern oder Dritten an den Verein gestellt werden oder der Vorstand kann für Fahrlässigkeit im Bereich Steuern, Spenden, Buchhaltung u.v.m. haftbar gemacht werden. Damit der Vereinsvorstand gegen solche Vorkommnisse geschützt ist, sollte er unbedingt versichert sein. Das Deutsche Ehrenamt bietet einen Vereins-Schutzbrief für seine Mitglieder an, über den Vorstände mit einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, einer Vereins-Haftpflichtversicherung und einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung rundum absichert sind.

Zitate:

1 Ohne einen Erziehungsberechtigten abgeschlossenes Geschäft ist „schwebend unwirksam“, das heißt, es bedarf der nachträglichen Einwilligung durch den Erziehungsberechtigten.