DER VORSTAND

• Der Vorstand: Das wichtigste auf einen Blick
• Allgemeines zum Vorstand im Verein
• Die Wahl des Vorstands
• Dauer der Amtszeit
• Vergütung des Vorstands
• Aufwendungsersatz
• Aufwandsentschädigung
• Der Rücktritt des Vorstands
• Gründe des Rücktritts
• Die Entlastung des Vorstands
• Entlastungsbeschluss
• Der Vereinsvorstand sollte abgesichert sein
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Der Vorstand: Das wichtigste auf einen Blick

• Der Vereinsvorstand vertritt einen Verein nach innen und außen. Gemäß § 26 BGB ist jeder Verein dazu verpflichtet, einen Vorstand zu ernennen. Der Vorstand kann aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen. Dies wird in der Satzung festgelegt.
• Der Vorstand wird durch eine Wahl im Rahmen der Mitgliederversammlung bestimmt. Die wesentlichen Rahmenbedingungen, z.B. Beginn und Ende der Amtszeit, Vergütung, Rücktritt etc. werden in Satzung festgelegt.  
• Bei der Vergütung des Vorstands im gemeinnützigen Verein ist Vorsicht geboten, denn grundsätzlich ist der Vorstand ehrenamtlich tätig. Eine Vergütung darf daher nur ausbezahlt werden, wenn die Satzung dies explizit vorsieht.
• Aufgrund der Komplexität und den Konsequenzen von Fehlern ist es unerlässlich, die Satzung von Fachleuten prüfen zu lassen. So lassen sich Haftungsrisiken begrenzen.
• Trotzdem kann der Vereinsvorstand  für seine Fehler auch mit dem Privatvermögen haften. Daher ist auch eine adäquate Absicherung unerlässlich.
• ABER: mit der Unterstützung von Fachleuten und der richtigen Absicherung können sich Vorstände auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Verwirklichung des Vereinszwecks und die Freude, dabei eine tragende Rolle zu spielen!

Allgemeines zum Vorstand im Verein

Der Vereinsvorstand ist das leitende Organ eines Vereins. Er vertritt seinen Verein nach außen hin in gerichtlichen oder außergerichtlichen Angelegenheiten. Außerdem übernimmt er die Führung innerhalb des Vereins und ist auch hier der Verantwortungsträger. Der Vorstand wird in der Regel von den Vereinsmitgliedern gewählt, kann aber auch von anderen in der Satzung festgelegten Personen ernannt werden.

§ 26 Vorstand und Vertretung
(1) ₁Der Verein muss einen Vorstand haben. ₂Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. ₃Der Umfang der Vertretungsmacht kann durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.
(2) ₁Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten. ₂Ist eine Willenserklärung gegenüber einem Verein abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands.

Erfahren Sie mehr über die Aufgaben eines Vorstands:

Die Wahl des Vorstands

Jeder Vorstand muss erstmal gewählt werden. Die Satzung legt fest, wer den Vorstand wählt. Wenn die Satzung nichts vorsieht, wird der Vorstand von der Mitgliederversammlung gewählt, was auch der Regelfall ist.

Vor der anstehenden Vorstandswahl haben alle Organe und Mitglieder des Vereins die Berechtigung, Vorschläge für die Besetzung der Vorstandsposition(en) zu machen. Schon im Alter von sieben Jahren kann man Vereinsvorstand werden – sofern die Vereinssatzung kein Mindestalter vorschreibt. Mit sieben ist man beschränkt geschäftsfähig, wobei dann immer die Genehmigung der Eltern erforderlich wäre.
 
Bei der Wahl sind etwaige Vorgaben der Satzung zum Wahlverfahren und der Abstimmung zu beachten. In der Regel wird der Kandidat mit den meisten Stimmen zum Vorstand „bestellt“. Sobald der Wunsch-Vorstand die Wahl annimmt, ist die Amtsübertragung abgeschlossen. Nach der Amtsübertragung ist der neue Vereinsvorstand möglichst zügig in das Vereinsregister des Amtsgerichts einzutragen. Die vorherigen Vorstände werden in diesem Rahmen ausgetragen. Sollte ein Vorstand nicht durch Zeitablauf, sondern durch Rücktritt ausscheiden, muss gegenüber dem Registergericht der Nachweis über den Rücktritt erbracht werden. Dies erfolgt bestenfalls durch eine schriftliche Erklärung.

Dauer der Amtszeit

Die Dauer der Amtszeit des Vorstands ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie wird bei der Wahl durch die Mitgliederversammlung bestimmt oder ist in der Satzung festgeschrieben. Ist die Amtszeit eines Vorstands abgelaufen, scheidet dieser automatisch aus dem Amt, auch, wenn kein neuer Vorstand gewählt wurde.

Sie sollten sich unbedingt rechtzeitig auf den Vorstandswechsel vorbereiten!

Vergütung des Vorstands

Bei der Vergütung des Vorstands muss zwischen zwei Positionen unterschieden werden:

Dem Vorstand können die Aufwendungen erstattet werden, die er tatsächlich erbracht hat, wie etwa Reisekosten oder Porto, sog. Aufwendungsersatz.

Der Vorstand kann darüber hinaus auch für seine Arbeitszeit und Arbeitsleistung vergütet werden, sog. Aufwandsentschädigung.

Aufwendungsersatz

Aufwendungen, die Vorstände für den Verein tatsächlich erbringen, gibt es viele. Mit Aufwendungen können zum Beispiel die Fahrt mit dem eigenen PKW, die Telefonrechnung oder schlicht und einfach das Briefporto gemeint sein. Diese Aufwendungen werden in Form von Aufwendungsersatz zurück erstattet, vgl. § 27 Abs. 3 iVm § 670 BGB. Der Wert der Entschädigungen darf dabei nicht höher sein als der Wert der geleisteten Aufwendungen. Für die Höhe des Aufwendungsersatzes können aber auch feste Pauschalbeträge festgelegt werden, sofern diese angemessen sind und den tatsächlichen Aufwendungen in etwa entsprechen.

Diese Aufwendungen können und müssen auch ohne Vorliegen einer Satzungsregelungen erstattet werden. Hierauf hat der Vorstand einen gesetzlichen Anspruch.

Aufwandsentschädigung

Die Aufwandsentschädigung stellt hingegen die Vergütung der Arbeitszeit und -leistung des Vorstands dar. Diese darf immer nur dann bezahlt werden, wenn eine Satzungsregelungen dies ausdrücklich erlaubt!

Der Vorstand kann dann in verschiedenen Formen vergütet werden. Es ist möglich die steuerfreie Ehrenamtspauschale zu nutzen oder auch auf Grundlage eines Dienstvertrages die einzelnen Arbeitsstunden zu vergüten. In beiden Fällen sollten vorab schriftliche Verträge geschlossen werden. Selbstverständlich muss die Vergütung in beiden Fällen angemessen sein. Um herauszufinden, was in Ihrem Fall als angemessen gilt, sollten Sie einen Vergleich mit anderen ähnlichen Vereinen oder Unternehmen vornehmen.

Der Rücktritt des Vorstands

Auch im Fall eines Rücktritts des Vorstands gibt es einiges zu beachten. Der Vereinsvorstand darf im Normalfall zu jeder Zeit seinen Rücktritt erklären, auch vor Ablauf seiner Amtsperiode. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, zum Beispiel wenn in der Satzung spezielle Bestimmungen stehen oder der Rücktritt „zur Unzeit“ erfolgen soll. Ein Rücktritt zur  „Unzeit“ liegt z.B. vor, wenn der Vorstand nur aus einem Subjekt besteht und der Verein auf andere Weise nicht für Ersatz sorgen könnte und deswegen nach dem Rücktritt handlungsunfähig wird. Ein Rücktritt des Vorstands „zur Unzeit“ ist zwar wirksam, es kann in bestimmten Fällen jedoch zu Schadensersatzansprüchen des Vereins gegen den zurückgetretenen Vorstand kommen.

Gründe des Rücktritts

Mögliche Gründe für den Rücktritt des Vorstands sind persönliche Gründe, wie Krankheit. Nachdem der Vorstand zurückgetreten ist, hat der Vorstand alle Unterlagen, Berichte, Wertgegenstände, Schlüssel, finanzielle Mittel und weitere Dinge, die er während seinem Amt bekommen hat, zurückzugeben.

Rücktritt in mündlicher Form

Für die Niederlegung des Amts reicht die mündliche Form aus. Wenn der Vorstand aus mehreren Mitgliedern besteht, kann der Rücktritt auch gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied erklärt werden, andernfalls gegenüber der Mitgliedsversammlung. Für die Eintragung beim Registergericht ist es aber immer vorteilhaft, wenn der Rücktritt nachgewiesen werden kann. Insofern ist eine schriftliche Erklärung empfehlenswert.

Die Entlastung des Vorstands

Eine Entlastung des Vorstands bedeutet für diesen, dass seine Geschäftsführung im vergangenen Geschäftsjahr gebilligt wird und er von Schadensersatz- und Bereicherungsansprüchen freigestellt wird, die auf Grundlage seines Handelns im betroffenen Geschäftsjahr entstehen könnten.
Das für die Entlastung zuständiges Organ ist die Mitgliederversammlung. Sie spricht dem Vorstand damit ihr Vertrauen aus und entlastet ihn. Die Entlastung des Vorstands bezieht sich allerdings nur auf die Tätigkeiten des Vorstands, die der Mitgliederversammlung zum Zeitpunkt des Entlastungsbeschlusses bekannt sind.

Entlastungsbeschluss

Üblicherweise werden der Mitgliederversammlung ein Bericht des Kassenprüfers sowie Geschäfts- und Rechenschaftsberichte vorgelegt. Auf deren Grundlage wird der Beschluss zur Entlastung gefasst. Der Vorstand hat aber keinen Anspruch auf eine Entlastung, sondern diese  kann verweigert werden, wenn die Mitgliederversammlung mit dem Vorgehen des Vorstandes nicht einverstanden ist.

Der Vereinsvorstand sollte abgesichert sein

Es gibt immer wieder Fälle, in denen der als Verantwortungsträger mit seinem privaten Vermögen haftet. Dies ist immer dann der Fall, wenn der Vorstand eine Pflichtverletzung begangen hat und dies vorsätzlich oder grob fahrlässig erfolgt ist. Damit der Vereinsvorstand geschützt ist, sollte er unbedingt versichert sein. Das Deutsche Ehrenamt bietet einen Vereins-Schutzbrief für seine Mitglieder an, über den Vorstände mit einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, einer Vereins-Haftpflichtversicherung und einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung rundum absichert sind.