MITGLIEDERVERSAMMLUNG

• Mitgliederversammlung: Das Wichtigste auf einen Blick
• Was ist die Mitgliederversammlung?
• Pflichtorgan per Gesetz
• Die Aufgaben der Mitgliederversammlung
• Die außerordentliche Mitgliederversammlung 
• Virtuelle und hybride Mitgliederversammlung
• Einladung zur Mitgliederversammlung – Was muss der Verein beachten? 
• Form und Inhalt der Einladung zur Mitgliederversammlung
• Welche Informationen gehören in die Einladung?  
• Die Einladungsfrist 
• Wie läuft eine Mitgliederversammlung ab? 
• Die Aufgaben des Versammlungsleiters 
• Abstimmung und wirksame Beschlussfassung 
• Das Stimmrecht per Vollmacht übertragen 
• Benötigte Mehrheiten bei der Beschlussfassung 
• Muss ein Protokoll geschrieben werden? 
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Mitgliederversammlung: Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Mitgliederversammlung ist, wie der Vorstand, ein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtorgan, vgl. §§ 32ff. BGB. Jeder Verein muss in den in der Vereinssatzung festgelegten Intervallen eine Mitglieder- oder Jahreshauptversammlung durchführen.
• Grundsätzlich übernimmt die Mitgliederversammlung sämtliche Aufgaben des Vereins, die nicht durch die Satzung z.B. dem Vorstand oder einem anderen Organ zugewiesen sind. In manchen Satzungen sind die Aufgaben der Mitgliederversammlung auch konkret benannt. In der Regel wählt sie den Vorstand und kann neben vielfältigen Beschlüssen auch die Satzung und den Vereinszweck ändern oder den Verein auflösen. Für diese Beschlüsse werden in der Regel besondere Stimmverhältnisse benötigt.
• Mit einer entsprechenden Satzungsregel oder auf Grundlage eines Beschlusses der Mitgliederversammlung kann diese auch virtuell durchgeführt werden. In der Neufassung des § 32 BGB ist zudem eine Grundlage für die hybride Mitgliederversammlung geschaffen, die daher ohne Regelung in der Satzung jederzeit durchgeführt werden kann .
• Die Satzung muss festlegen, wie und wann die Mitglieder zur Jahreshauptversammlung einzuladen sind, § 58 Nr. 4 BGB. Alle teilnahmeberechtigten Mitglieder müssen zwingend eine Einladung erhalten, es besteht jedoch keine Teilnahmepflicht.
• Verstößt der Verein versehentlich oder wissentlich gegen die satzungsgemäße Einladungsform und / oder Einladungsfrist, sind die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse angreifbar.
• Die Versammlung wird vom Versammlungsleiter oder dem Vorstand geführt und die Beschlüsse werden vom Schrift- oder Protokollführer protokolliert. Für den Eintrag von Vorstands-, Vereinszweck- oder Satzungsänderungen ins Vereinsregister ist ein notariell beglaubigter Antrag notwendig, dem das Protokoll beizufügen ist.
• Abstimmungen werden – sofern die Satzung nicht etwas anderes regelt – nach dem Prinzip der relativen Mehrheit entschieden. Ausnahmen: Für Satzungsänderungen oder die Auflösung des Vereins bedarf es einer ¾-Mehrheit, vgl. § 33 Abs 1 S. 1 BGB bzw. § 41 S. 2 BGB. Einer Änderung des Vereinszwecks müssen alle Mitglieder zustimmen, vgl. § 33 Abs. 1 S. 2 BGB.

Was ist die Mitgliederversammlung?

Die Mitgliederversammlung ist zunächst erst einmal genau das, was der Name sagt: die Versammlung aller Vereinsmitglieder – zu einer vereinbarten Zeit und an einem festgelegten Ort. Da diese Zusammenkunft nicht selten einmal im Jahr stattfindet, hat sich im Vereinsleben teilweise auch der Begriff „Jahreshauptversammlung“ etabliert. Gleichzeitig ist die Mitgliederversammlung eines der beiden gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtorgane und das höchste Gremium des Vereins. Während der Vorstand als zweites zwingendes Organ den Verein nach außen hin vertritt, entscheidet die Mitgliederversammlung über die grundlegenden Angelegenheiten des Vereins: Sie wählt den Vorstand und ist diesem gegenüber weisungsbefugt. Neben Beschlüssen zu verschiedensten Themen im Verein kann die Mitgliederversammlung auch Beschlüsse über die Satzungs- oder Zweckänderung fassen sowie über die Vereinsauflösung.

Pflichtorgan per Gesetz

Was eine Mitgliederversammlung ist und welche Rechte sie hat, ist im Wesentlichen in§ 32 BGB geregelt. Dort heißt es:

(1) Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

(2) Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.

(3) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.

Die Durchführung der Mitgliederversammlung ist also Pflicht für jeden Verein. Per Satzung können ihre Aufgaben und Rechte zwar in gewissen Grenzen eingeschränkt werden, es ist aber nicht möglich, die Mitgliederversammlung vollständig abzuschaffen, sodass der Verein komplett von anderen Organen kontrolliert wird.   

Die Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Durchführung der Mitgliederversammlung garantiert allen Vereinsmitgliedern die Möglichkeit, das Wirken des Vereins aktiv mitzubestimmen. Ihr sind sämtliche Aufgaben zugeordnet, die nicht ein anderes Organ, z.B. der Vorstand oder ein Berat, übernimmt. Welche konkreten Aufgaben sie übernimmt, ist oftmals in der Vereinssatzung geregelt. Meist handelt es sich dabei um:

• die Wahl des Vorstands und der Kassenprüfer
• die Wahl von anderen Organen, wie Beirat und Ehrenrat
• Kontrolle des Vorstandes und ggf. auch weiterer Vereinsorgane (z.B. Räte, Beiräte, Ausschüsse usw. )
• Bestimmung über die Vergütung von Vorstandsmitgliedern
• die Entgegennahme der Rechenschaftsberichte und die Entlastung des Vorstands
• Satzungsänderungen
• Entscheidungen über Fusionen oder die Auflösung des Vereins
• den Beschluss über die Beitragshöhe
• Entscheidungen über den Haushaltsplan
• Änderung des Vereinszwecks durch Zustimmung aller Mitglieder
• Beschluss über Ordnungen, wie Beitragsordnung, Vereinsordnung

Die außerordentliche Mitgliederversammlung 

Die ordentliche Mitgliederversammlung wird in der Regel zum in der Satzung vorgesehenen Termin vom Vorstand einberufen. Aber auch zwischen den meist jährlichen Zusammenkünften kann es im Verein durchaus erforderlich sein, dringende Entscheidungen zu treffen und Beschlüsse zu fassen, z.B. im Falle des Rücktritts eines Vorstandsmitglieds und damit notwendig werdender Neuwahlen. Deshalb ist in § 37 BGB festgelegt, dass 1/10 der Mitglieder verlangen können, dass eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen wird.

Der im Gesetz vorgesehene Mindestanteil von 1/10 der Vereinsmitglieder kann in der Satzung reduziert oder erhöht werden, wobei eine Erhöhung auf über 50% nicht zulässig ist . Die Satzung kann dieses Recht aber nicht aufheben. Bestimmt die Satzung keinen expliziten Prozentsatz, können mindestens 10 Prozent der Mitglieder die Einberufung verlangen. Sie müssen beim Vorstand einen Antrag auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung stellen.

Ob ordentlich oder außerordentlich – das Gesetz macht hinsichtlich der Durchführung und Ladung keinen Unterschied. Für die Einladung, die Durchführung und die Beschlussfähigkeit gelten die gleichen Regeln; in der Satzung kann hingegen etwas Abweichendes geregelt werden, z.B. eine kürzere Ladungsfrist.

Virtuelle und hybride Mitgliederversammlung

Seit dem 21.03.2023 ist der Wortlaut in § 32 hinsichtlich der virtuellen und hybriden Mitgliederversammlung geändert (Abs. 2).

Seitdem gilt hierfür Folgendes:

1. Die Unterscheidung
Der Gesetzgeber unterscheidet in § 32 Abs. 2 BGB ausdrücklich zwischen der hybriden und der virtuellen Mitgliederversammlung:

Hybrid ist eine Versammlung dann, wenn den Mitgliedern angeboten wird auszuwählen, ob sie persönlich vor Ort teilnehmen möchten oder, ob sie aus der Ferne mit elektronischen Kommunikationsmitteln teilnehmen möchten.

Eine virtuelle Mitgliederversammlung liegt vor, wenn die Versammlung – ohne die Möglichkeit der Anwesenheit vor Ort – ausschließlich über elektronische Kommunikationsmittel stattfindet.

2. Die Mittel der Wahl
Der Gesetzgeber hat für die Mittel zur Durchführung die Formulierung „elektronische Kommunikationsmittel“ gewählt, um Vereinsmitgliedern mehr Möglichkeiten für die Teilnahme und die Ausübung ihrer Mitgliederrechte zu eröffnen. Damit ist klargestellt, dass hybride sowie virtuelle Mitgliederversammlungen nicht nur über virtuelle Konferenzplattformen (bspw. Zoom oder MS Teams) durchgeführt werden können. Auch Chatprogramme, Telefonkonferenz oder Abstimmung per E-Mail sind denkbar. Wichtig ist hierbei, dass die Auswahl des Kommunikationsmittels geeignet sein muss, die Teilnahme und Ausübung der Mitgliederrechte zu gewährleisten.

3. Voraussetzungen für die Zulässigkeit
Ist eine hybride Mitgliederversammlung geplant, reicht es aus, wenn in der Einladung dazu mitgeteilt wird, dass die Teilnahme vor Ort und über ein elektronisches Kommunikationsmittel möglich ist. Die Einladung muss auch darüber informieren, welches der elektronischen Kommunikationsmittel eingesetzt werden kann und was im Umgang damit beachtet werden muss. Hierfür übersenden Sie zusammen mit der Einladung am besten eine Anleitung, wie Mitgliederrechte bei einer hybriden Mitgliederversammlung im elektronischen Wege wahrgenommen werden können.

Und jetzt kommt’s: Um virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen zu dürfen, ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung notwendig!

Dieser Beschluss kann für eine einmalige Mitgliederversammlung, für Mitgliederversammlungen in einem  gewissen Zeitraum oder für sämtliche künftigen Mitgliederversammlungen gefasst werden. Erst wenn dieser Beschluss gefasst wurde, kann das Organ, welches die Versammlung einberuft, entscheiden ob in Präsenz, hybrid oder virtuell getagt wird. Auch hier muss die Einladung zur Mitgliederversammlung die Modalitäten der elektronischen Teilhabe erläutern.

Für alle, die bereits die Durchführung hybrider oder virtueller Mitgliederversammlungen in die Satzung aufgenommen haben, gibt es gute Nachrichten: Es ist kein erneuter Beschluss notwendig, um virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen zu können. Es ist auch möglich, die Satzung jetzt zu ändern und die virtuelle Mitgliederversammlung aufzunehmen – das erspart weitere Beschlüsse und bringt Sicherheit für alle Beteiligten. Sieht die Satzung strengere Voraussetzungen vor, als die gesetzlichen, gelten die Regelungen der Satzung.

Einladung zur Mitgliederversammlung – Was muss der Verein beachten? 

Form und Zeitpunkt der Einladung zu Mitgliederversammlung werden durch die Vereinssatzung geregelt. Werden diese Formalitäten nicht genau eingehalten, können Beschlüsse, die bei der Mitgliederversammlung gefasst wurden, nachträglich für ungültig erklärt werden. Meist, sofern die Satzung es nicht anders vorsieht, erfolgt die Einladung zur Mitgliederversammlung durch den gesamten vertretungsberechtigten Vorstand. Die Einladung geht an alle teilnahmeberechtigten Mitglieder; dazu gehören aktive wie passive sowie fördernde Mitglieder, Ehrenmitglieder und auch Minderjährige. Dabei empfiehlt sich eine Einladung auf elektronischem Weg, beispielsweise per Mail. Zentrale Bestandteile der Einladung sind Datum, Uhrzeit und Ort der Mitgliederversammlung, eine Liste der Tagesordnungspunkte, ggfls. Entwürfe für Satzungsänderungen sowie die Anleitung bzgl. der elektronischen Teilnahme.

Hier erfahren Sie alles Wichtige rund um die Einladung zur Mitgliederversammlung.

Form und Inhalt der Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Satzung legt fest, in welcher Form die Einladung erfolgt. Wichtig bei der Festlegung der Form ist nur, dass sie jedem Vereinsmitglied ohne Mühe zugänglich ist. Wenn es der Satzungsregelung entspricht, kann der Vorstand also mündlich per Telefon, per Brief oder E-Mail, per Zeitungsannonce, auf der Vereins-Website oder am schwarzen Brett zur Mitgliederversammlung einladen. Tipp: Um später nachweisen zu können, dass alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden, empfiehlt sich eine elektronische Einladung.

Wichtig: Sieht die Satzung eine „Einladung in Schriftform“ vor, gilt nach der Rechtsprechung auch eine E-Mail als ausreichend. Im Geschäftsverkehr sieht die Schriftform eigentlich ein Dokument mit einer eigenhändigen Unterschrift vor, das die Echtheit und Bedeutsamkeit des Schriftstückes unterstreichen soll. Da diese Funktion bei einer Einladung zur Mitgliederversammlung aber nur von geringer Bedeutung ist, haben die Gerichte auch eine elektronische Einladung per E-Mail zur Einhaltung der Schriftform für ausreichend erklärt. 

Welche Informationen gehören in die Einladung?  

• Datum und Uhrzeit der Mitgliederversammlung. Achten Sie darauf, dass möglichst alle Vereinsmitglieder den Termin ohne Probleme wahrnehmen können. Berufstätige können zum Beispiel schlecht am Vormittag an der Versammlung teilnehmen.  
• Ort der Mitgliederversammlung. Der Versammlungsort muss allen Vereinsmitgliedern problemlos zugänglich sein. In der Regel ist die Durchführung am Sitz des Vereins für alle Mitglieder am besten. Denken Sie im Übrigen auch an Mitglieder mit eingeschränkter Mobilität oder körperlicher Behinderung. Bei einer virtuellen Jahreshauptversammlung enthält die Einladung die URL und die Zugangsdaten zum gebuchten, digitalen Konferenzraum. 
• Liste der Tagesordnungspunkte. Die Zusendung der Tagesordnung in der Ladung ist gesetzlich vorgeschrieben, damit sich alle Mitglieder vorbereiten können und wirksame Beschlüsse gefasst werden. Dabei müssen die Punkte so genannt sein, dass für jedes Mitglied erkennbar ist, was konkret beschlossen oder diskutiert werden soll. Soll eine Satzungsänderung durchgeführt werden, müssen die geplanten Änderungen ebenfalls genannt werden, bestenfalls wird die Satzung im Änderungsmodus als Anlage beigefügt.  

Beispiel einer Tagesordnung: 

1. Begrüßung durch den Versammlungsleiter
2. Jahresbericht des Vorstands für das vergangene Jahr
3. Kassen- und Finanzbericht des Schatzmeisters / Kassenwarts
4. Bericht des Kassenprüfers
5. Aussprache zu den Berichten
6. Entlastung des Vorstands (wichtig! Dieser „Vertrauensbeweis“ bescheinigt dem Vorstand fehlerfreie Arbeit und kann ihn im Rechtstreit vor Schadensersatz bewahren)
7. Genehmigung des Haushaltsplans für das laufende Jahr
8. Bericht über die Vereinsziele für das laufende Jahr
9. Diskussion über die Vereinsziele
10. Wahl des Vorstands
11. Verschiedenes, Anträge (z.B. beantragte Tagesordnungspunkte der Mitglieder)

Die Tagesordnung kann nach Versand nur angepasst werden, wenn die Satzung dies ausdrücklich regelt. Sofern die Satzung dazu keine Regelung erhält, darf in der Mitgliederversammlung nicht über andere oder weitere Punkte abgestimmt werden.

Die Einladungsfrist 

Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten. Die Frist muss lediglich „angemessen“ sein. Das bedeutet, die Einladung darf nicht zu kurzfristig erfolgen, damit jedes Mitglied die Möglichkeit hat, sich den Termin einzuplanen, sich auf die Versammlung vorzubereiten und ggf. anzureisen. In der Rechtsprechung hat sich hierzu eine Grenze von zwei Wochen durchgesetzt. Je nach Satzungsregelung muss die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen.

Es ist sehr wichtig, diese Frist einzuhalten! Bekommt nur ein Mitglied die Einladung zu spät, kann es alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten. Bei Briefen zählt hier im Übrigen nicht das Datum des Poststempels sondern der Tag des regelmäßigen Zugangs beim Mitglied. Auch bei einer Einladung über eine Zeitungannonce müssen Sie sichergehen, dass die Zeitung nicht erst nach Ablauf der Frist erscheint.

Übrigens: Kommt die Einladung aufgrund einer veralteten Adresse zu spät beim Mitglied an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung, sofern dem Verein die neue Adresse nicht bekannt war. Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, die aktuellen Adressen der Mitglieder zu recherchieren. Eine Satzungsformulierung, die klarstellt, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte bekannte Adresse der Mitglieder übermittelt werden, gibt zusätzliche Sicherheit.  

Wie läuft eine Mitgliederversammlung ab? 

Jede Mitgliederversammlung oder auch Jahreshauptversammlung führt der Versammlungsleiter, der entweder in der Satzung festgelegt ist oder zu Beginn bestimmt wird. Der Leiter sorgt für Ruhe und für den reibungslosen Ablauf der Versammlung. Sie soll so durchgeführt werden, dass die Vereinsaufgaben erledigt und Beschlüsse gefasst werden können. Der Verein kann mit entsprechenden Satzungsbestimmungen oder Regelungen in einer Ordnung den Ablauf der Mitgliederversammlung im Detail regeln. Anderenfalls bestimmt der Versammlungsleiter den Ablauf und orientiert sich dabei streng an der Tagesordnung.

Jedes Vereinsmitglied hat ein Rede- und Informationsrecht in der Mitgliederversammlung und ein Antragsrecht vor der Mitgliederversammlung. Jeder darf seine Meinung frei äußern, auch als scharfe, negative Kritik, jedoch ohne beleidigend zu werden. Der Versammlungsleiter muss darauf achten, dass jedes Mitglied gleich behandelt wird.  

Die Aufgaben des Versammlungsleiters 

Der Versammlungsleiter  

… eröffnet die Mitgliederversammlung.

… stellt die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest.

… gibt die Tagesordnungspunkte sowie deren Reihenfolge bekannt, genehmigt diese und ruft sie der Reihe nach auf.

… erteilt das Wort an Vereinsmitglieder, beschränkt ggf. Redezeiten, entzieht ihnen in seltenen Fällen das Wort.

… kann ggf. Ordnungsmaßnahmen anordnen und Vereinsmitglieder bei massiven Störungen von der Mitgliederversammlung ausschließen.

… nimmt Ehrungen vor.

Abstimmung und wirksame Beschlussfassung 

Um in der Mitgliederversammlung einen wirksamen Beschluss zu fassen, sollte der Antrag dazu präzise formuliert sein und zu einer Ja-Nein-Entscheidung führen. Zudem muss der Beschlussantrag als entsprechender Tagesordnungspunkt im Vorhinein bekannt gegeben worden sein. Der Beschluss selbst muss mit den gesetzlichen Regelungen, der Satzung, Mitgliedschaftspflichten und, Verträgen vereinbar und zweckmäßig sein. Bei der Beschlussfassung hat jedes Vereinsmitglied eine Stimme, die es persönlich abgeben oder – im Falle einer entsprechenden Satzungsregelung -auf einen Vertreter übertragen kann. Juristische Personen werden immer durch eine Person, meist den Geschäftsführer oder Vorstand, vertreten, der die Stimme im Namen der juristischen Person abgibt. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn die erforderliche Stimmanzahl erreicht ist.

Das Stimmrecht per Vollmacht übertragen 

Grundsätzlich muss die Stimme persönlich abgegeben werden. Das Stimmrecht auf der Versammlung lässt sich übertragen, wenn die Satzung dies vorsieht. Ein Mitglied kann dann also auch mehrere Stimmen auf sich vereinen, falls es von einem oder mehreren anderen Mitgliedern bevollmächtigt ist. Eine Vollmacht ist sinnvoll, wenn ein Mitglied z.B. aus beruflichen oder gesundheitlichen Gründen nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen kann. Die Vollmacht muss in der Regel schriftlich erteilt, aber nicht beglaubigt werden. Sie sollte dem Vorstand oder Versammlungsleiter zu Beginn der Versammlung vorgelegt werden.

Das sollte in der Vollmacht enthalten sein:

• Ihre Kontaktangaben 
• Die Kontaktangaben Ihres Bevollmächtigten 
• Ihre Mitgliedsnummer, falls Sie eine besitzen 
• Infos zur zeitlichen Gültigkeit 
• Infos zu den rechtlichen Rahmenbedingungen 
• Unterschrift des Vollmachtgebers 

Gut zu wissen…

• Auch bei Beschlüssen über die eigene Wahl oder Abwahl darf ein Mitglied mitstimmen.
• Ein Mitglied darf nicht abstimmen, wenn der Beschluss zu einem Rechtsgeschäft oder einem Rechtsstreit zwischen ihm und dem Verein gefasst wird. (§ 34 BGB)
• Eine Mitgliederversammlung ist für eine wirksame Beschlussfassung nicht zwingend notwendig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss vorab schriftlich erklären. (§ 32 Abs. 3 BGB)
• Kinder und minderjährige Vereinsmitglieder werden auch zur Mitgliederversammlung eingeladen, allerdings haben Kinder unter sieben (7) Jahren kein Stimmrecht. Minderjährige zwischen sieben (7) und 17 Jahren können dann selbst abstimmen, wenn in der Zustimmung der  Eltern zum Vereinsbeitritt auch deren Zustimmung zur Ausübung des Stimmrechts gesehen werden kann. Es ist daher empfehlenswert, eine solche Zustimmung in den Aufnahmeantrag von Minderjährigen aufzunehmen.
• Es kann zudem unterschieden werden bzgl. des Stimmrechts bei einer „Probemitgliedschaft“ und bei einer „Probezeit“. In der Regel erwirbt das Mitglied bei einer Probemitgliedschaft bereits Mitgliederrechte und –pflichten, inkl. dem Recht zur Abstimmung. Während einer Probezeit hingegen nehmen die Mitglieder nur als Gast an Vereinsveranstaltungen teil. Ausschlaggebend ist die Formulierung in der Vereinssatzung.
• Die Mitglieder trifft eine sog. Rügepflicht. Können Beschlüsse aus ihrer Sicht z.B. aufgrund unzumutbarer Verhältnisse nicht wirksam gefasst werden, müssen sie bereits in der Versammlung gerügt werden. Kommt das Mitglied der Rügepflicht nicht nach, kann es den beanstandeten Punkt später nicht mehr (vor Gericht) geltend machen. Dies gilt allerdings nicht für Beschlüsse, die z.B. gegen Rechtsvorschriften oder die Satzung verstoßen.
• Versammlungsbeschlüsse können im Übrigen durch alle Mitglieder auch noch nach der Versammlung angegriffen werden..

Benötigte Mehrheiten bei der Beschlussfassung 

Abstimmungen werden bei Mitgliederversammlungen grundsätzlich nach dem Prinzip der relativen Mehrheit entschieden, sofern die Satzung keine anderen Vorgaben macht. (§ 32 Abs. 1 S. 3 BGB)

Satzungsänderungen können nach der gesetzlichen Regelung nur mit einer ¾-Mehrheit (qualifizierte Mehrheit) beschossen werden. Sie sind erst dann wirksam, wenn sie in das Vereinsregister eingetragen sind (§ 71 Abs. 1 S. 1 BGB).

Auch für die Vereinsauflösung ist eine ¾-Mehrheit vorgeschrieben, falls dies die Satzung nicht anders regelt. (§ 41 S. 2 BGB)

Um den Vereinszweck zu ändern, bedarf es der Zustimmung aller Vereinsmitglieder (hundertprozentige Mehrheit), wenn dies per Satzung nicht anders geregelt ist. (§ 33 Abs. 1 S. 2 BGB, § 40 S. 1 BGB)

Muss ein Protokoll geschrieben werden? 

Unbedingt. Jede Mitgliederversammlung sollte gewissenhaft protokolliert werden. Nicht nur, weil ein Protokoll im Streitfall als Nachweis der getroffenen Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder dient. Das Protokoll über Vorstands-, Vereinszweck-, oder Satzungsänderungen muss beim Registergericht eingereicht werden, damit dieses den Eintrag im Vereinsregister entsprechend abändern kann.

Vereine sind gem. § 58 Nr. 4 BGB verpflichtet, per Satzung festzulegen, wie ihre Mitgliederversammlungen protokolliert werden. Ob dabei ein Ergebnisprotokoll, in dem nur die Ergebnisse der Beschlüsse und Wahlen vermerkt werden, oder ein Ablaufprotokoll, das auch die Anträge und die Diskussionen und Redebeiträge in indirekter Rede umfasst, geschrieben wird, bleibt dem Verein überlassen. In jedem Fall muss das Protokoll sachlich und objektiv formuliert werden, ohne persönliche Kommentare oder subjektive Einschätzungen.

Wer die Aufgabe des Protokollanten übernimmt, bestimmt entweder die Satzung oder die Mitgliederversammlung. In der Regel ist der Schriftführer des Vereins dafür zuständig. Er verantwortet neben dem Versammlungsleiter die Richtigkeit des Protokolls. Dieses muss zeitnah nach der Mitgliederversammlung in eine deutlich lesbare Endfassung gebracht und unterschrieben werden. Dem Protokoll sollte zudem eine Anwesenheitsliste beigefügt werden.

Das sollte das Protokoll beinhalten

• Ort, Datum, Uhrzeit 
• Anzahl der stimmberechtigten und sonstigen Teilnehmer 
• Name des Versammlungsleiters und Schriftführers 
• Feststellung, dass die Mitgliederversammlung gemäß der Satzungsregelungen einberufen wurde 
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung 
• Auflistung der Tagesordnungspunkte / gestellte Anträge 
• Die Anträge und Beschlüsse in genauem Wortlaut. Das ist vor allem bei Beschlüssen zur Satzungsänderung wichtig. 
• Art der Abstimmung (per Handzeichen, schriftlich, geheim, mündlich) 
• Genaue Ergebnisse der Abstimmungen 
• Bei Vorstandswahlen: Name, Geburtsdatum, Anschrift der gewählten Personen und deren Erklärungen der Wahlannahme 
• Unterschrift des Protokollführers, des Versammlungsleiters und anderer in der Satzung bestimmter Personen 
• Sonstige wichtige Bestandteile der Mitgliederversammlung 
• Zeitpunkt der Schließung der Versammlung 

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