EINLADUNG ZUR MITGLIEDERVERSAMMLUNG IM VEREIN

• Die Einladung zur Mitgliederversammlung – das müssen Sie beachten
• Die Satzung – zentral für die Einberufung zur Mitgliederversammlung
• Ordentliche und außerordentliche Mitgliederversammlung – Gründe für eine Einberufung
• Die Inhalte der Einladung zur Mitgliederversammlung
• Beispiel einer Tagesordnung
• Die Einladungsfrist
• Die rechtsgültigen Wege der Einladung zur Mitgliederversammlung
• Einladung zur Mitgliederversammlung: Eine Vorstands-Angelegenheit
• Absage oder Verlegung einer Mitgliederversammlung
• Folgen einer fehlerhaften Einladung zur Mitgliederversammlung
• Muster für eine Einladung zur Mitgliederversammlung
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Die Einladung zur Mitgliederversammlung – das müssen Sie beachten

Wie und wann der Verein zur Mitgliederversammlung einlädt, bestimmt nicht etwa das Gesetz, sondern die Vereinssatzung. Der Verein ist lediglich dazu verpflichtet, entsprechende Formalitäten in die Satzung aufzunehmen und diese zu befolgen. Formale Fehler – sei es bei der Einladung oder bei der Beschlussfassung – führen nämlich dazu, dass Beschlüsse auch nachträglich noch für ungültig erklärtwerden können. 

Achten Sie darauf, dass alle Mitglieder eine Einladung erhalten!

Achten Sie besonders darauf, dass alle teilnahmeberechtigten Mitglieder eine Einladung erhalten, gleichgültig, ob sie ein Stimmrecht haben oder nicht. Das bedeutet, auch passive und fördernde Mitglieder, Ehrenmitglieder und sogar Minderjährige müssen eine Einladung erhalten. Das Teilnahmerecht kann Mitgliedern nicht entzogen werden, auch nicht über die Satzung. Schließen Sie jemanden wissentlich oder versehentlich aus, können die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse angefochten werden. Eine Pflicht, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen, besteht für die eingeladenen Mitglieder allerdings nicht.

Die Satzung – zentral für die Einberufung zur Mitgliederversammlung

Wenn es um die Einladung zur Mitgliederversammlung geht, tauchen schnell einige Fragen auf: In welcher Form werden Mitglieder eingeladen? Wie oft gibt es eine Einberufung zur Mitgliederversammlung? Und welche Fristen sind zu beachten? Wie so oft, ist es die Vereinssatzung, die hier Aufschluss geben muss. Denn das Gesetzt schafft hier größtenteils keine Klarheit (siehe $36 BGB).

Sofern die Satzung nichts anderes bestimmt, wird die Mitgliederversammlung durch den gesamten vertretungsberechtigten Vereinsvorstand einberufen, und zwar immer dann, wenn es die Satzung vorsieht oder wenn es im Interesse des Vereins liegt (außerordentliche Mitgliederversammlung). Letzteres ist gesetzlich vorgeschrieben und kann auch durch die Satzung nicht geändert werden. Kommt der Vorstand oder das Einberufungsorgan dem nicht nach, können die Mitglieder eine Einberufung zur außerordentlichen Mitgliederversammlung erzwingen. Um Klarheit zu schaffen und Fehler zu vermeiden, sollte die Satzung einige Regelungen zu folgenden Punkten beinhalten:

• Wer, also welches Organ im Verein, beruft die Versammlung ein? (meist ist das Aufgabe des Vorstands)
• Wer legt die vorläufige Tagesordnung fest? (meist ist das Aufgabe des Vorstands)
• Wie erfolgt die Einladung? Und welche Frist gilt dabei?
• In welcher Häufigkeit findet eine Mitgliederversammlung statt?
• Gibt es einen bestimmten Versammlungsort? (das ist meist der Sitz des Vereins)
• Welche Funktionsträger übernehmen die Versammlungs- und Wahlleitung?
• Wie viele stimmberechtigte Mitglieder müssen anwesend sein, um eine Beschlussfähigkeit zu erlangen
• Wie viele Mitglieder sind notwendig, um eine außerordentliche Mitgliederversammlung (gemäß § 37 BGB) einzuberufen?

Eine klare Regelung in der Satzung geht immer auch mit einer rechtlichen Sicherheit einher. Wer alle Abläufe klar formuliert und sich in der Umsetzung an diese hält, kann vielen Stolpersteinen im Vereinsleben aus dem Weg gehen. Natürlich kommt aber auch die Satzung an ihre Grenzen. Demnach ist es beispielsweise nicht möglich, das Minderheitsrecht dem eigenen Verein zu verwehren. Gemäß § 37 BGB hat somit auch eine Minderheit die Möglichkeit, auf die Einberufung einer Sitzung zu bestehen.

Ordentliche und außerordentliche Mitgliederversammlung – Gründe für eine Einberufung

Mitgliederversammlung ist nicht gleich Mitgliederversammlung. Auch hier gibt es Unterschiede. So geht es bei der sogenannten ordentlichen Mitgliederversammlung darum, alle Mitglieder über die Angelegenheiten des Vereins zu informieren, interne Probleme zu besprechen oder auch bedeutende Beschlüsse zu fassen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig eine ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Der Turnus ist zwar Regelung der Vereinssatzung, beläuft sich aber üblicherweise auf einmal im Jahr. Thematisch stehen dabei meist zentrale und wiederkehrende Punkte auf der Tagesordnung:

• Wahl des Vorstands, Kassenwarts oder einem anderen Vereinsorgan
• Satzungsänderungen
• Entlastung des Vorstands
• Vorstellen des Jahresberichts sowie des Kassenberichts
• Vorstellen des aktuellen Haushaltplans
• Ausschluss von Mitgliedern
• Ehrung von Mitgliedern im Rahmen unterschiedlicher Anlässe

Daneben gibt es auch die außerordentliche Mitgliederversammlung, die einen Sonderfall bildet. Sie wird üblicherweise dann einberufen, wenn dringende Vereinsfragen über die Jahreshauptversammlung hinaus geklärt werden müssen. Der Vorstand kann diese gesonderte Sitzung im Interesse des gesamten Vereins einberufen. Dies ist auch dann der Fall, wenn eine Minderheit des Vereins unter schriftlicher Angabe des Zwecks nach einer Mitgliederversammlung verlangt. Ein typischer Grund für das Einberufen einer außerordentlichen Mitgliederversammlung wäre beispielsweise der frühzeitige Rücktritt eines Vorstandsmitglieds. Damit der Verein nicht ohne Führung bleibt, kann auf diese Weise rechtzeitig eine Neuwahl durchgeführt werden. Hat dagegen eine Einzelperson ein Anliegen, so kann dies nicht als Grund geltend gemacht werden, um hierfür eine Versammlung zu organisieren.

Die Inhalte der Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung zur Mitgliederversammlung enthält immer einige zentrale Inhalte, die es zu berücksichtigen gilt:

• Datum und Uhrzeit der Mitgliederversammlung. Achten Sie darauf, dass möglichst alle Vereinsmitglieder den Termin ohne Probleme wahrnehmen können. Berufstätige können zum Beispiel schlecht am Vormittag an der Versammlung teilnehmen.  
• Ort der Mitgliederversammlung. Der Versammlungsort muss allen Vereinsmitgliedern problemlos zugänglich sein. Denken Sie dabei auch an Mitglieder mit eingeschränkter Mobilität oder körperlicher Behinderung. Bei einer virtuellen Jahreshauptversammlung enthält die Einladung die URL und die Zugangsdaten zum gebuchten, digitalen Konferenzraum. 
• Liste der Tagesordnungspunkte. Eine Tagesordnung ist gesetzlich vorgeschrieben, damit sich alle Mitglieder vorbereiten können und wirksame Beschlüsse gefasst werden.  

Beispiel einer Tagesordnung

Die Tagesordnung ist fester Bestandteil einer Einladung zur Mitgliederversammlung. Wir geben Ihnen im Folgenden ein Beispiel, wie diese aufgebaut sein kann:

1. Begrüßung durch den Versammlungsleiter
2. Jahresbericht des Vorstands für das vergangene Jahr
3. Kassen- und Finanzbericht des Schatzmeisters / Kassenwarts
4. Bericht des Kassenprüfers
5. Aussprache zu den Berichten
6. Entlastung des Vorstands (wichtig! Dieser „Vertrauensbeweis“ bescheinigt dem Vorstand fehlerfreie Arbeit und kann im Rechtstreit vor Schadensersatz bewahren)
7. Genehmigung des Haushaltsplans für das laufende Jahr
8. Bericht über die Vereinsziele für das laufende Jahr
9. Diskussion über die Vereinsziele
10. Wahl des Vorstands
11. Verschiedenes, Anträge (z.B. beantragte Tagesordnungspunkte der Mitglieder)

Die Tagesordnung dient somit den Mitgliedern zu Orientierung, welche Themen auf der Versammlung besprochen werden. Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich vorzubereiten und auch notwendige Informationen einzuholen. Es gilt: Nur über Punkte der Tagesordnung, die in der Einladung festgehalten wurden, kann ein Beschluss gefasst werden. Dazu reicht bereits eine kurze Benennung der einzelnen Punkte.

Zusätzlich können auch sogenannte Sachanträge dazu kommen, also Beschlussgegenstände, die von Mitgliedern beantragt wurden. Bei diesen muss der Vorstand vorab prüfen, ob diesen Anträgen stattgegeben werden kann. Hierzu wird sowohl Rücksprache mit den betroffenen Mitgliedern gehalten, als auch eventuell rechtlicher Rat eingeholt. 

Die Einladungsfrist

Von gesetzlicher Seite gibt es keine Frist, die beim Einberufen einer Mitgliederversammlung beachtet werden muss. Es gilt aber allgemein, dass diese so früh erfolgen muss, dass alle Mitglieder eine Möglichkeit haben, den Termin wahrnehmen zu können und sich auf die Versammlung vorzubereiten. Die genaue Frist ist dann wiederum eine Satzungsfrage und kennt einen weiten Spielraum von zwei bis zu sechs Wochen. Wichtig ist nur: Halten Sie sich an die Frist! Denn erhält ein Mitglied die Einladung zu spät, kann die Beschlussfähigkeit zunichte gemacht werden.

Wichtig: Wird die Einladung zur Mitgliederversammlung auf dem Postweg versandt, gilt der Tag des Erhalts und nicht das Datum des Poststempels – das ist wichtig im Zusammenhang mit der Frist. Um sich zusätzlich abzusichern, ist es darüber hinaus empfehlenswert, in der Satzung zu vermerken, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte vom Mitglied mitgeteilte Adresse versandt werden. Kommt eine Einladung somit aufgrund einer veralteten Adresse zu spät an, beeinflusst dies nicht die Beschlussfähigkeit.

Die rechtsgültigen Wege der Einladung zur Mitgliederversammlung

§ 58 Abs. 4 BGB regelt nur, dass jedes Mitglied problemlos an die Information zur Versammlung kommen muss. Welche Form und auf welchem Weg bleibt dabei offen. Deshalb kommt auch an diesem Punkt die Satzung ins Spiel. Werden hier Formen für die Einladung festgelegt, sind auch nur diese zulässig. Wichtig ist außerdem, dass alle Mitglieder, auch die nicht stimmberechtigten eine Einladung zur Mitgliederversammlung erhalten. Typische Formen, um zu einer Mitgliederversammlung einzuladen, sind dabei:

• Brief (Schriftform)
• E-Mail oder Fax (Textform)
• Aushang am schwarzen Brett
• Ankündigung in der Vereinszeitung
• Tageszeitung (dabei muss klar sein, in welcher Zeitung und wo die Einladung zu finden ist)

Wer seine Einladungen per Mail verschicken möchte, muss darauf achten, dass diese Form auch in der Satzung Erwähnung findet. Möglich ist es dabei auch, eine Kombination der Formen zu wählen, sodass diejenigen Mitglieder ohne E-Mail-Adresse per Post kontaktiert werden.

Wichtig: Diese Formen der Einladung zur Mitgliederversammlung gelten für die ordentliche Mitgliederversammlung. Für eine außerordentliche Mitgliederversammlung darf beispielsweise das Medium Tageszeitung nicht verwendet werden.  

Einladung zur Mitgliederversammlung: Eine Vorstands-Angelegenheit

Sofern die Satzung keine andere Regelung vorsieht, ist die Einladung zur Mitgliederversammlung die Aufgabe des vertretungsberechtigten Vorstands. Berechtigt zur Einladung sind deshalb nur die in der Satzung genannten Zuständigen. Erfolgt das Einberufen durch eine andere Person, sind die Beschlüsse nichtig. Trifft die Satzung keine Regelung, ist die Einladung automatisch Aufgabe des ersten Vorstands.

Gut zu wissen: Die Satzung macht es auch möglich, einem Nichtmitglied des Vereins die Einladung zur Versammlung zu genehmigen.

Absage oder Verlegung einer Mitgliederversammlung

Manchmal gibt es Umstände, die es erfordern, dass eine Mitgliederversammlung abgesagt oder verlegt wird. Das Widerrufen einer Versammlung ist möglich, muss aber gewisse Vorschriften erfüllen:

• Absagen darf nur, wer auch rechtlich befugt ist, eine Einladung auszusprechen – es bleibt beispielsweise in der Zuständigkeit des Vorstands.
• Auch eine Mitgliederversammlung, die auf Wunsch einer Minderheit einberufen wurde, darf abgesagt oder verschoben werden.
• Soll eine Versammlung abgesagt oder auf einen neuen Termin verschoben werden, muss dies ausgesprochen werden, bevor der Vorstand die Mitgliederversammlung offiziell eröffnet.
• Für einen neu angesetzten Termin muss erneut eine Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgen – unter Einhalten der Frist und der Form, die in der Satzung festgelegt wurden.

Folgen einer fehlerhaften Einladung zur Mitgliederversammlung

Jede Mitgliederversammlung und auch die Jahreshauptversammlung Fehler bei der Einladung zur Mitgliederversammlung bedeuten immer eines: Eine Nichtigkeit der Beschlüsse. Doch welche Fehler können überhaupt begangen werden?

• Die Einladung erfolgt durch eine falsche Person. Die Versammlung muss daraufhin erneut unter den vorgeschriebenen Voraussetzungen einberufen werden, um gültige Beschlüsse fassen zu können.
• Missachten der in der Satzung festgelegten Regeln rund um Zuständigkeit, Frist und Form der Einladung.
• Die Einladungen erreichten die Mitglieder nicht fristgerecht. Dabei bleiben gefasste Beschlüsse der Versammlung allerdings so lange wirksam, bis ein Mitglied diese anfechtet. Dies muss innerhalb von vier Monaten nach der Versammlung stattfinden. Dabei muss das Mitglied gezielt einen Beschluss anfechten, es können nicht pauschal alle Beschlüsse angefochten werden.

Muster für eine Einladung zur Mitgliederversammlung

Abschließend wollen wir Ihnen noch ein Beispiel für eine Mitgliederversammlung an die Hand geben, an der Sie sich künftig orientieren können: