SCHATZMEISTER UND KASSENPRÜFER

• Schatzmeister und Kassenprüfer: Das Wichtigste auf einen Blick
• Wen sollte man zum Schatzmeister wählen?
• Auskunfts- und Buchführungspflicht des Schatzmeisters
• Weitere Aufgaben des Schatzmeisters
• Ende seiner Funktion
• Der Kassenprüfer und seine Kontrollfunktion
• Entlastung des Schatzmeisters
• Arbeitsgebiete eines Kassenprüfers
• Kontrollbereiche
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Schatzmeister und Kassenprüfer: Das Wichtigste auf einen Blick

• Zunächst einmal Vorsicht bei den Begrifflichkeiten: Der Schatzmeister (bzw. Kassenwart) führt die Vereinsfinanzen, der Kassenprüfer kontrolliert dessen Arbeit. Die Begriffe Schatzmeister und Kassenprüfer sind also keinesfalls als Synonyme zu verwenden.
• Es gibt keine Pflicht, einen Schatzmeister bzw. Kassenwart in der Mitgliederversammlung zu wählen, empfiehlt sich aber, um für eine klare Zuständigkeit in diesem wichtigen Bereich zu sorgen.
• Dem Schatzmeister kommen wichtige Aufgaben rund um das Erstellen der Steuererklärung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Informieren der Mitglieder über den finanziellen Stand und der Kassenwartung zu.
• Der Kassenprüfer ist die kontrollierende Instanz. Er stellt sicher, dass alles seine Richtigkeit hat und kontrolliert deshalb die finanziellen Maßnahmen des Schatzmeisters. Der Kassenprüfer findet zwar an keiner Stelle eine gesetzliche Erwähnung, muss aber in jedem Verein vorhanden sein. Dieser darf nicht dem Vorstand angehören und ist angehalten, vom Schatzmeister unabhängig zu arbeiten. Der Schatzmeister hingegen gehört sehr häufig dem Vorstand an.
• Der Kassenprüfer legt der Mitgliederversammlung seinen Prüfungsbericht vor, der dann die Grundlage für eine Entlastung des Schatzmeisters und des Vorstands darstellt. Die Entlastung erfolgt immer über die Mitgliederversammlung.
• Eine Entlastung spricht den Schatzmeister und den Vorstand zwar grundsätzlich von Forderungen frei, dennoch ist auch weiterhin eine Haftung möglich, wenn z.B. der Mitgliederversammlung nicht alle relevanten Informationen vorgelegt wurden.
• Daher sollte der Verein unbedingt für die richtige Absicherung sorgen, damit das Vereinsvermögen und das Privatvermögen von Schatzmeister und Vorständen geschützt sind.

Wen sollte man zum Schatzmeister wählen?

Ein Kassenwart bzw. Schatzmeister im Verein ist generell keine Pflicht. Trotzdem sollte nach unseren Erfahrungen der Schatzmeister von der Mitgliederversammlung ernannt werden oder als Teil des Vorstands eingefügt werden. Denn oft kommt es sonst zu Problemen mit der Zuständigkeit. Meistens verlangen Vereine keine Mindestanforderungen für das Amt des Schatzmeisters. Für das Amt sollten Sie jedoch jemanden wählen, der zumindest ein finanzielles Basiswissen hat. Am besten ist eine Person geeignet, die sich mit Finanzen auskennt. Bankarbeiter oder Mitarbeiter in der Steuerkanzlei oder beim Finanzamt sind z.B. hervorragende Kandidaten. Das Wichtigste ist, dass der Kandidat vertrauensvoll ist.

Wir empfehlen zudem, den Schatzmeister als Teil des Vorstands zu etablieren. Der Schatzmeister muss für den Großteil seiner Aufgaben nach außen hin auftreten und ggfls. Verträge und Erklärungen für den Verein abschließen und abgeben. Als Vorstandsmitglied kann er dies – je nach Vertretungsberechtigung – alleine tun. Ist der Schatzmeister kein Vorstandsmitglied, muss hingegen jeweils eine Vollmacht vom Vorstand erteilt werden.

Auskunfts- und Buchführungspflicht des Schatzmeisters

Der Schatzmeister muss alle Ein- und Ausgaben präzise aufzeichnen und alle Belege und Unterlagen zur Verfügung stellen. Den gesamten Vorstand und die Mitgliederversammlung muss er regelmäßig über den aktuellen finanziellen Stand informieren – auch auf spontane Anfrage. Der Gesetzgeber sieht auch vor, dass er ein Verzeichnis des Vereinsbestands an die Mitgliederversammlung herausgeben muss (§ 260 Abs. 1 BGB).

Der Schatzmeister muss die Steuererklärung pünktlich abgeben und die Steuern fristgerecht entrichten. Die Abgabenordnung besagt unter anderem:

„Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ (§ 146 Abs. 1 AO)

Weitere Aufgaben des Schatzmeisters

Ende seiner Funktion

Entweder endet die Aufgabe des Schatzmeisters nach der vereinbarten Amtszeit, oder er scheidet durch Abwahl aus. Insbesondere wenn die Vereinskasse z.B. nicht korrekt geführt wurde und es zu Fehlbeständen kommt, kann ihm das Amt entzogen werden. Im Übrigen kann der Schatzmeister aber auch jederzeit ohne Grund abgewählt werden, sofern die Satzung nicht etwas Anderes vorsieht.

Der Kassenprüfer und seine Kontrollfunktion

Der Kassenprüfer fungiert als Kontrolleur der Buchführung und -haltung. Im Gesetz ist der Kassenprüfer für Vereine nicht erwähnt. Vereine ernennen aber in der Regel einen oder zwei Kassenprüfer, um sich von der Richtigkeit der Arbeit des Schatzmeisters überzeugen zu können. Es ist deshalb empfehlenswert, in der Satzung die Wahl und Amtsdauer des Kassenprüfers zu regeln.

Der Schatzmeister legt dem Kassenprüfer auf Anfrage die Finanznachweise vor. Außerdem antwortet er ihm bei Unklarheiten bei der Kassenprüfung.
Wie auch der Schatzmeister sollte der Kassenprüfer jemand sein, der bewandert in Finanzen ist, ansonsten kann die Kassenprüfung inkorrekt werden und zu Streitigkeiten führen. Er muss jedoch bei der Kassenprüfung unabhängig vom Schatzmeister arbeiten und darf niemals  Vorstandsmitglied sein. Denn die Aufgabe des Kassenprüfers ist es unter anderem, die finanziellen Maßnahmen des Vorstands zu kontrollieren.
Wann die Kassenprüfung vonstatten geht, bestimmt die Mitgliederversammlung je nach Situation. Aber auch regelmäßige (z.B. jährliche) Kassenprüfungen sind üblich.

Entlastung des Schatzmeisters

Die Funktion des Kassenprüfers ist sehr wichtig. Nach der Kassenprüfung legt er der Mitgliederversammlung einen Prüfungsbericht vor. Der Prüfungsbericht dient der Mitgliederversammlung als Basis dafür, ob der Schatzmeister entlastet werden kann und soll. Der Prüfer entlastet nicht selbst. Im Prüfungsbericht muss stehen, was in der Kassenprüfung untersucht wurde, und ob aus seiner:ihrer Sicht alles in Ordnung ist.
Sollte die Mitgliederversammlung die Entlastung des Schatzmeisters beschließen,  wird der Schatzmeister von Forderungen ihm;ihr gegenüber freigestellt. Doch auch nach dieser Freistellung ist eine Haftung möglich, wenn der Schatzmeister z.B. falsche Unterlagen vorlegt oder wichtige Unterlagen für die Kassenprüfung gefehlt haben.

Arbeitsgebiete eines Kassenprüfers

Auch ein Kassenprüfer hat viele verschiedene Aufgaben. Vereinfacht kann man sagen, dass er die finanziellen Tätigkeiten des Vorstands und des Schatzmeisters prüft. Bei der Kassenprüfung nimmt er Einsicht in alle finanziellen Dokumente des Vereins. Alle steuerlichen und rechtlichen Dokumente müssen vollständig vorliegen. Bei seiner Arbeit muss er detailliert vorgehen. Wir stellen Ihnen einige wichtige Tätigkeitsfelder vor.

Kontrollbereiche

Der Kassenprüfer überprüft die Kasse. Er kontrolliert z.B., ob alle Ausgaben und Einnahmen dem Haushaltsplan entsprechen und sie korrekt aufgeführt wurden. Die Bilanz muss mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.
Außerdem kontrolliert er, ob Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen ordentlich gezahlt und verbucht wurden. Sachspenden müssen gesondert kenntlich gemacht werden.
Eine andere Aufgabe des Kassenprüfers ist es, zu prüfen, ob alle Vermögenswertgegenstände korrekt in den Büchern aufgeführt sind.
In der Kassenprüfung wird kontrolliert, ob alle Belege vorhanden sind. In den Buchungen müssen sie korrekt aufgeführt sein. Überdies verifiziert der Kassenprüfer, ob der Verein alle Vereinsmittel zweckmäßig, satzungs- und ordnungsgemäß verwendet hat und ob das Rücklagenkonto noch im Sinne der Gemeinnützigkeit steht.
Zudem kontrolliert er, ob alle finanziellen Beschlüsse der Mitgliederversammlung durchgesetzt wurden.
Des Weiteren kann der Kassenprüfer kontrollieren, ob die Sicherheitsmaßnahmen ausreichen, um den Verein vor fremdem Zugriff auf die Vereinsfinanzen zu schützen.