Schatzmeister und Kassenprüfer – wichtige Funktionäre für die Vereinsfinanzen

Wartung und Prüfung der Finanzen

Dem Schatzmeister kommen im Verein wichtige Aufgaben zu. Kein Verein läuft ohne Geld. Deshalb ist eine Person sinnvoll, die sich um alle finanziellen Angelegenheiten kümmert.

Dem Schatzmeister kommt nicht nur die Aufgabe der Kassenwartung zu. Er erstellt z.B. auch die Steuererklärung und wickelt den Zahlungsverkehr ab. Oft wird der Schatzmeister auch Kassenwart genannt. Neben dem Schatzmeister gibt es auch noch den Kassenprüfer, den wir unten behandeln.

Wen sollte man zum Schatzmeister wählen?

Ein Kassenwart bzw. Schatzmeister im Verein ist generell keine Pflicht. Trotzdem sollte der Schatzmeister ernannt werden. Denn oft kommt es sonst zu Problemen mit der Zuständigkeit. Die Mitgliederversammlung wählt den Kassenwart. Meistens verlangen Vereine keine Mindestanforderungen. Für das Amt sollten sie jedoch jemand wählen, der zumindest ein finanzielles Basiswissen hat. Am besten ist jemand geeignet, der sich mit Finanzen auskennt. Bankarbeiter oder Mitarbeiter in der Steuerkanzlei oder beim Finanzamt sind z.B. hervorragende Kandidaten. Das Wichtigste ist, dass der Kandidat vertrauensvoll ist.
Der Kassenwart kann auch dem Vorstand angehören.

Auskunfts- und Buchführungspflicht des Kassenwarts

m Falle von Fehlern in der Finanzverwaltung kann das Finanzamt den Kassenwart zur Rechenschaft ziehen (§ 666 BGB, § 27 Absatz 3 BGB). Der Kassenwart muss alle Ein- und Ausgaben präzise aufzeichnen und alle Belege und Unterlagen zur Verfügung stellen. Den gesamten Vorstand und die Mitgliederversammlung muss er regelmäßig über den aktuellen finanziellen Stand informieren – auch auf spontane Anfrage. Der Gesetzgeber sieht auch vor, dass er ein Verzeichnis des Vereinsbestands an die Mitgliederversammlung herausgeben muss (§ 260 BGB Absatz 1).

Der Kassenwart muss die Steuererklärung pünktlich abgeben und die Steuern fristgerecht entrichten. Die Abgabenordnung besagt unter anderem:

„Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ ($146 AO Absatz 1)



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Aufgaben des Schatzmeisters

  • Einnahmen und Ausgabe darstellen, Informierung des Vorstands und der Mitgliederversammlung
  • Steuererklärung erstellen und Steuern abführen
  • Finanzdokumente verwalten & aufbewahren, Kasse verwalten und den Kassenbericht anfertigen
  • Haushaltsplan aufstellen, Kontrolle des Haushalts
  • Buchhaltung durchführen
  • Betriebsmittel für den Verein beschaffen, Inventar verwalten
  • Kapitalanlagen durchführen
  • Rechnungen schreiben und begleichen
  • Grundstücke und sonstigen Besitz/Eigentum verwalten
  • Beitritte und Austritte durcharbeiten, Mitglieder verwalten und alle Mitgliedsanträge bearbeiten
  • ausstehende Mitgliedsbeiträge einfordern
  • Mahnungen verfassen und verschicken
  • Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen
  • Jahresabschlusses und Einnahmenüberschussrechnung erstellen
  • Verwaltung der finanziellen Belange von Mitarbeitern (Gehälter, Abführen von Arbeitgeberanteilen, usw.)

Ende seiner Funktion

Entweder endet die Aufgabe des Schatzmeisters nach der vereinbarten Amtszeit, oder er scheidet durch grobe Fahrlässigkeit bei der Buchführung aus. Wenn die Vereinskasse z.B. nicht korrekt geführt wurde und es zu Fehlbeständen kommt, kann ihm das Amt entzogen werden.

Der Kassenprüfer und seine Kontrollfunktion

Der Kassenprüfer fungiert soz. als Kontrolleur der Buchführung. Im Gesetz ist der Kassenprüfer für Vereine nicht erwähnt. Es muss keine Kassenprüfung durchgeführt werden. Vereine ernennen aber oft einen oder zwei Kassenprüfer, um sich von der Richtigkeit der Arbeit des Kassenwarts überzeugen zu können. Der Kassenwart legt dem Kassenprüfer auf Anfrage die Finanznachweise vor. Außerdem antwortet er ihm bei Unklarheiten bei der Kassenprüfung.
Wie auch der Kassenwart sollte der Kassenprüfer jemand sein, der bewandert in Finanzen ist, ansonsten kann die Kassenprüfung inkorrekt werden und zu Streitigkeiten führen. Er sollte jedoch bei der Kassenprüfung vornehmlich unabhängig vom Kassenwart arbeiten und kein Vorstandsmitglied sein. Denn die Aufgabe des Kassenprüfers ist es unter anderem, die finanziellen Maßnahmen des Vorstands zu kontrollieren.
Wann die Kassenprüfung vonstatten geht, bestimmt die Mitgliederversammlung je nach Situation. Aber auch regelmäßige Kassenprüfungen sind üblich.

Entlastung des Schatzmeisters

Die Funktion des Kassenprüfers ist sehr wichtig. Nach der Kassenprüfung legt er der Mitgliederversammlung einen Prüfungsbericht vor. Der Prüfungsbericht dient ihr als Basis dafür, ob die Mitgliederversammlung den Schatzmeister entlasten kann. Der Prüfer entlastet nicht selbst. Im Prüfungsbericht muss stehen, was in der Kassenprüfung untersucht wurde, und ob alles in Ordnung ist.
Durch die Entlastung wird der Schatzmeister von Forderungen freigesprochen. Doch auch nach diesem Freispruch ist eine Haftung möglich, wenn der Schatzmeister falsche Unterlagen vorlegt oder wichtige Unterlagen für die Kassenprüfung fehlen.

Arbeitsgebiete eines Kassenprüfers

Auch ein Kassenprüfer hat viele verschiedene Aufgaben. Vereinfacht kann man sagen, dass er die finanziellen Tätigkeiten des Vorstands durch die Kassenprüfung revidiert. Bei der Kassenprüfung nimmt er Einsicht in alle finanziellen Dokumente des Vereins. Alle steuerlichen und rechtlichen Dokumente müssen vollständig sein. Bei seiner Arbeit muss er detailliert vorgehen. Wir stellen Ihnen einige wichtige Tätigkeitsfelder vor.

Kontrollbereiche

Der Kassenprüfer überprüft die Kasse. Er kontrolliert z.B., ob alle Ausgaben und Einnahmen dem Haushaltsplan entsprechen und sie korrekt aufgeführt wurden. Die Bilanz muss mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.
 
Außerdem kontrolliert er, ob Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen ordentlich gezahlt wurden. Sachspenden müssen gesondert kenntlich gemacht werden.
 
Eine andere Aufgabe des Kassenprüfers ist es, in der Buchhaltung nicht sichtbare „Nebenkassen“ zu vermeiden. Außerdem ist zu prüfen, ob alle Vermögenswertgegenstände korrekt in den Büchern aufgeführt sind.
 
In der Kassenprüfung wird kontrolliert, ob alle Belege vorhanden sind. In den Buchungen müssen sie korrekt aufgeführt sein. Überdies verifiziert der Kassenprüfer, ob Der Verein alle Vereinsmittel zweckmäßig, satzungs- und ordnungsgemäß verwendet hat und ob das Rücklagenkonto noch im Sinne der Gemeinnützigkeit steht.
 
Zudem kontrolliert er, ob alle finanziellen Beschlüsse der Mitgliederversammlung durchgesetzt wurden.
 
Des Weiteren kann der Prüfer kontrollieren, ob die Sicherheitsmaßnahmen ausreichen, um den Verein vor fremdem Zugriff auf die Vereinsfinanzen zu schützen.