Spendenbescheinigung im Verein

Erhält ein gemeinnütziger Verein vom Spender freiwillig und unentgeltlich eine Überweisung oder einen Bargeldbetrag, spricht man von einer Geldspende. Auf der Spendenbescheinigung müssen Name, Vorname und die Adresse des Spenders richtig vermerkt und der erhaltene Betrag korrekt ausgewiesen sein. Wird die Spende von einem Unternehmen getätigt, muss die Spendenbescheinigung auf den Firmennamen ausgestellt werden.

Werden dem Verein Gebrauchsgegenstände wie Kleidung, Spielzeug oder Sportgeräte gestiftet, handelt es sich um eine Sachspende. In der Spendenbescheinigung muss dann der gemeine Wert der Spende (Verkehrswert inkl. USt.) aufgeführt und Angaben zur Wertermittlung gemacht werden. Bei neuwertigen Sachspenden lässt sich dies anhand des Kaufbelegs leicht belegen. Für gebrauchte Sachspenden muss der Verein nach Spendenrecht den gegenwärtigen Verkaufswert unter Berücksichtigung des Alters, Kaufpreises und der Abnutzung schätzen. Orientierung geben die amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen).

Bei einer Aufwandsspende werden Ausgaben zu Gunsten des Vereins gespendet. Anders als der Name vermuten lässt, wird nicht die tatsächlich erbrachte Aufwendung gespendet, sondern lediglich der daraus resultierende Erstattungsanspruch. Das Entgelt wird dann vom Rechnungssteller zurückgespendet. Um diesen Prozess abzukürzen, verzichten Spender und Verein auf einen Geldfluss. Trotzdem handelt es sich bei einer Aufwandsspende um eine Sonderform der Geldspende, bei der bereits der Verzicht auf die Erstattung als Spende behandelt wird.

Damit Aufwendungen gegenüber dem Verein im Rahmen einer Aufwandsspende erstattungsfähig sind, muss der Spender einen effektiven Abfluss aus seinem Vermögen nachweisen können. Zu den in der Vereinspraxis üblicherweise erstattungsfähigen Aufwendungen gehören daher in erster Linie:

• Telefongebühren und andere Telekommunikationskosten
• Portokosten
• Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten
• Kosten für Büromaterialien
• Fahrtkosten zu Training, Wettkampf, Tagungen
• Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen
• Kosten für Sport- oder Arbeitskleidung

Auch für Aufwandsspenden kann der Verein eine Zuwendungsbescheinigung ausstellen, sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Auf der Spendenquittung muss ersichtlich sein, dass es sich um die Erstattung von Ansprüchen handelt.
• Der Rechtsanspruch auf Zahlung der Vergütung muss nachweisbar sein. (z.B. durch einen Vertrag, einen Vorstandsbeschluss, die Satzung oder Vereinsordnung)
• Der gemeinnützige Verein hat dem Förderer einen bestimmten Anspruch in Aussicht gestellt, bzw. dieser den Anspruch schriftlich geltend gemacht.
• Der Verzicht auf Vergütung darf nicht von vornherein vereinbart worden sein.
• Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Vergütung auszuzahlen.
• Der Spender muss seinen Verzicht freiwillig und zeitnah (innerhalb von drei Monaten) schriftlich erklären.

Auch eine Vergütungs- oder Leistungsspende ist im Prinzip eine Rückspende von Beträgen, die der Verein dem Spender schuldet. Der Unterschied zur klassischen Aufwandsspende besteht darin, dass zugunsten des gemeinnützigen Vereins keine finanzielle Ausgabe getätigt, sondern eine Arbeitsleistung erbracht wurde. Der Spender kann also zunächst keinen Abfluss aus seinem Vermögen nachweisen. Deshalb darf der Verein nur dann einen Spendennachweis ausstellen, wenn der Spender auf eine zuvor vereinbarte Lohnentschädigung verzichtet. Die Person muss also im Vorfeld ihrer Tätigkeit die spezifischen Leistungen und deren Vergütung vertraglich mit dem Verein regeln und erst im Nachhinein in Form einer schriftlichen Erklärung auf das Geld verzichten.

ACHTUNG: Der Spendenabzug von Nutzungen und Leistungen ist aufgrund expliziter gesetzlicher Regelung ausgeschlossen. Eine gemeinnützige Organisation darf deshalb keine Zuwendungsbestätigung ausstellen, wenn ihr bspw. ein PKW oder ein Gebäude unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird oder jemand ohne Entgeltzahlung für sie tätig wird, sonst haftet sie für die fehlerhafte Zuwendungsbestätigung.

Ein Verein oder Verband darf nur dann Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen, wenn er gemeinnützig ist und als Nachweis dieser Gemeinnützigkeit einen sogenannten Freistellungsbescheid vorweisen kann. Dieser Bescheid wird vom Finanzamt ausgestellt, nachdem es die Voraussetzungen des Vereins auf Gemeinnützigkeit erfolgreich und positiv geprüft hat. Der Freistellungsbescheid muss nach spätestens fünf Jahren erneuert werden und kann bei Verlust der Gemeinnützigkeit jederzeit entzogen werden.

Auch muss der Verein gewährleisten, dass die Spende dem gemeinnützigen Bereich zufließt, denn in der Regel dürfen Spenden nicht zum Vermögensaufbau eines Vereins verwendet werden, sofern dies nicht ausdrücklich vom Spender gewünscht ist.

Der Verein darf Spendenquittungen auch nur dann ausstellen, wenn es sich bei der Spende um eine freiwillige Zuwendung ohne Gegenleistung handelt. Wer zum Beispiel Eintrittskarten für ein Benefizkonzert erwirbt, erhält dafür keine Spendenbescheinigung.

Der Vereinszweck muss außerdem ein uneigennütziger sein, wie zum Beispiel die Förderung von kranken Kindern oder Maßnahmen zum Umweltschutz. Der Zweck der Freizeitgestaltung, der auch von den meisten Sportvereinen verfolgt wird, ist hingegen nicht spendentauglich.

Ist eine oder sind mehrere dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, darf vom Verein keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden.

Tipp: Ihr Verein ist noch nicht gemeinnützig? Inhabern des Vereins-Schutzbriefs des DEUTSCHEN EHRENAMTS stellen wir Muster zur Beantragung der Gemeinnützigkeit Ihres Vereins zur Verfügung. Außerdem stehen wir für alle Fragen rund um Gemeinnützigkeit und Spendenquittungen Ihres Vereins an Ihrer Seite.

Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen Groß- und Kleinspenden. Beträgt die Spende maximal 300 Euro, verlangt das Finanzamt nicht zwingend eine Spendenbescheinigung zur steuerlichen Absetzung. Hier genügt eine Buchungsbestätigung von der Bank, die der Spender als Nachweis zusammen mit seiner Steuererklärung beim Finanzamt einreicht. Auf diesem vereinfachten Spenden-Nachweis müssen folgende Informationen ersichtlich sein:

• Name und Kontonummer von Empfänger & Spender
• Betrag (in Euro) & Buchungstag
• Steuerbegünstigter Zweck
• Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt

Übersteigt die Spende den Grenzwert von 300 Euro, benötigt das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung. Ausnahmen sind Zuwendungen in Katastrophenfällen, die innerhalb kurzer Zeit getätigt werden und an einen bestimmten Empfänger gehen (z.B. Caritas, DRK). Hier reicht eine Buchungsbestätigung in Form eines Kontoauszuges zur Steuerberücksichtigung.

Eine korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung ist notwendig, damit die Spende vom Finanzamt anerkannt wird. Um das zu gewährleisten hat die Finanzverwaltung Mustervorlagen erstellt, die die Vereine zwingend verwenden müssen. Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Musterdokumente, die von den Finanzministerien der Bundesländer zur Verfügung gestellt werden. Musterform 1 gilt für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandspenden, Musterform 2 für Sach- und Güterspenden. Der Verein muss also nur noch seine Daten fehlerfrei eintragen. Dennoch ist beim Ausstellen größte Sorgfalt geboten. Werden wissentlich oder versehentlich fehlerhafte Angaben gemacht, haftet der Verein. Am besten halten sich Vereine an die folgende Checkliste:

Checkliste: Korrektes Ausstellen einer Spendenbescheinigung

• Der Umfang der Spendenbescheinigung beträgt maximal eine DIN-A4-Seite.
• Wortwahl und die Reihenfolge des amtlichen Musters wurden nicht verändert.
• Es wurden keine Umformulierungen vorgenommen oder Zusätze ergänzt.
• Einzelne Textpassagen können wenn nötig hervorgehoben, z.B. unterstrichen oder fett gedruckt werden.
• Die Spendenbescheinigung enthält den Namen & Vornamen bzw. den Firmennamen sowie die Adresse des Spenders, das Datum der Spende und den Betrag (Geldspende) bzw. den Wert (Sachspende).
• Der bescheinigte Betrag wird sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben genannt.
• Datum und Aktenzeichen des erteilten Freistellungsbescheids sind auf der Bestätigung vermerkt.
• Es befinden sich keine werblichen Hinweise oder Dankesworte auf der Vorderseite der Spendenbescheinigung.
• Die Zuwendungsbestätigung wurde von einer Person unterschrieben, die den Verein nach außen vertritt. (z.B. der Vorstand, seine Vertreter oder der Schatzmeister)
• Die Rückseite darf frei gestaltet werden. Der Verein kann sich zum Beispiel mit einigen Worten beim Spender bedanken und auf den gemeinnützigen Vereinszweck hinweisen.
• Die Spendenbescheinigung kann das Vereinslogo enthalten und daher z.B. auf dem Briefpapier des Vereins ausgedruckt werden.

Den Spendenbetrag richtig angeben

Der Spendenbetrag muss sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben angegeben sein. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Variante A) 6.124 Euro – sechstausendeinhundertvierundzwanzig –

Variante B) 6.124 Euro – Xsechs – eins – zwei – vierX (Der Buchstabe vor und nach den geschriebenen Ziffern ist Pflicht!)

Unterschreiben darf nur, wer den Verein auch in der Öffentlichkeit vertritt. Häufig übernimmt der Schatzmeister, der ohnehin für die Finanzen und steuerlichen Belange des Vereins zuständig ist, diese Aufgabe. Alternativ sind natürlich auch der Vereinsvorsitzende und dessen Vertreter berechtigt, Spendenquittungen auszustellen. Die Mitgliederversammlung kann die Aufgabe jedoch auch an andere delegieren. Wichtig ist, dass die Spendenbescheinigung von mindestens einer durch die Satzung berechtigte Person unterschrieben wird. Eine Unterschrift per Hand ist dabei nicht zwingend notwendig. In der Regel ist eine gedruckte Version der eingescannten Unterschrift ausreichend.

Erhält Verein innerhalb eines Jahres mehrere Zuwendungen von ein und demselben Spender, muss er nicht für jede einzelne eine Spendenquittung ausstellen. Hierfür bietet sich die sogenannte Sammelbestätigung an: Dabei gelten prinzipiell die gleichen Bestimmungen, wie für jede andere Spendenbescheinigungen, allerdings wird sie mit dem Wort „Sammelbestätigung“ versehen und auf der Rückseite müssen die einzelnen Zuwendungen detailliert aufgelistet werden – inklusive Datum, Betrag und Art der Spende. Bei Aufwandsspenden wird der Verzicht der Aufwandsentschädigung bestätigt und bei Sachspenden wird eine Beschreibung hinzugefügt. Die Summe der einzelnen Zuwendungen auf der Rückseite wird als Spendenbetrag auf der Vorderseite vermerkt.

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens möchte man Vereinen, Spendern und Finanzämtern das Leben leichter machen – unter anderem mit der Möglichkeit einer elektronischen Spendenbescheinigung. So funktioniert es:

In sechs Schritten zur Elektronischen Spendenquittung

1. Der Verein gibt beim Finanzamt an, dass er ein Verfahren zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß § 10b.1 Abs. 4 EStR nutzt.
2. Der Spender überweist seine Spende unter der Angabe seiner Steuer-ID.
3. Die eingegangene Spende wird vom Schatzmeister elektronisch an das Finanzamt unter Angabe der Steuer-ID des Unterstützers weitergeleitet.
4. Der Spender erhält eine elektronische Spendenbescheinigung (PDF), die die gleichen Angaben einer gedruckten Version enthält. Zudem bestätigt der Verein, dass er die Nutzung der elektronischen Spendenbescheinigung dem Finanzamt gemeldet hat.
5. Wird die Spende später in der Steuererklärung angegeben, prüft das zuständige Finanzamt, ob die Zuwendung beim Finanzamt des Vereins gemeldet wurde. Wenn ja, wird der Steuerabzug gewährt. Falls nein, wird beim Verein nachgefragt, ob tatsächlich eine Spende vorliegt.
6. Der Verein muss die elektronischen Spendenquittungen nicht mehr zehn, sondern nur sieben Jahre lang aufbewahren.

Ja, gemeinnützige Vereine und Verbände sind verpflichtet, Zuwendungsbestätigungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Ob die Bestätigungen kopiert und abgeheftet oder eingescannt und gespeichert werden, bleibt dem Verein überlassen. Elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen müssen mindestens sieben Jahre gespeichert werden. Der Staat möchte mit der Aufbewahrungspflicht verhindern, dass Zuwendungsbestätigungen im Ehrenamt mehrfach oder vorsätzlich falsch verwendet werden.

Sobald die Spende erhalten wurde, kann der Verein die Spendenbescheinigung ausstellen und muss sie entsprechend in seinen Unterlagen vermerken. Viele Vereine führen dazu ein Spendenbuch, das zu jeder Zeit einen guten Überblick gibt. Darin sind der Name des Spenders, das Datum, die Art der Spende und die Höhe des Betrages genau notiert. Alternativ ist auch eine digitale Erfassung mittels einer Buchhaltungssoftware geeignet.

Die Spendenbescheinigung wird immer für das Jahr verbucht, in dem diese ausgewiesen worden ist. Das gilt auch, wenn ein Spender auf der Spendenbescheinigung angibt, für das Jahr zuvor oder das kommende Jahr spenden zu wollen. Würde der Verein beispielsweise eine Spende 2020 erhalten, aber erst 2021 verbuchen, deckt sich das nicht mit den Zahlen auf dem Kontoauszug des Vereins. Um hier nicht Probleme mit dem Finanzamt zu riskieren, gilt es deshalb, stets im aktuellen Jahr alle erhaltenen Spenden entsprechend aufzuführen.