Spendenbescheinigungen im Verein

STEUERLICHE NACHWEISE FÜR KLEINE UND GROSSE GABEN

Eine Spendenbescheinigung oder auch „Spendenquittung“ ist ein Nachweis über eine Spende, die freiwillig unentgeltlich an eine Organisation gestiftet wird. Diese Organisation hat die Spendenbescheinigung auszustellen. Das können z.B. politische Parteien, Stiftungen oder unabhängige Wählervereinigungen sein. In unserem Fall ist der Aussteller Emanuels gemeinnütziger Sportverein. Die Spendenquittung kann der Spender beim Finanzamt vorlegen, um sie als Sonderausgaben steuerlich abzusetzen.

Fallbeispiel zur Spendenbescheinigung

Ein kleines Beispiel zum Einstieg:

Manuel arbeitet seit einem Jahr unentgeltlich als Übungsleiter in einem Verein. Er spart Steuern, indem er auf eine Bezahlung verzichtet. Denn sein Verein stellt nicht nur für Geld- und Sachspenden, sondern auch für sogenannte „Aufwandsspenden“ eine Spendenbescheinigung aus. Mit der Spendenbescheinigung liefert Manuel den Nachweis über eine Spende, die er seinem gemeinnützigen Sportverein stiftet. Die Spendenquittung kann Emanuel beim Finanzamt vorlegen, um sie als Sonderausgaben steuerlich abzusetzen.

Die Spendenquittung im Verein – steuerlicher Nachweis für kleine und große Gaben

Eine Spendenbescheinigung, auch als Spendenquittung bezeichnet, ist ein Nachweis über eine Spende, welche freiwillig unentgeltlich an die Organisation, in diesem Fall ein Verein, gestiftet wird. Der Erhalt jener Sach- oder Aufwandsspende wird entsprechend von der Organisation selbst, welche diese erhält, ausgestellt.

Den Spendenwert bekommt der Spender gegen Vorlage der Spendenquittung des Vereins als Sonderausgabenabzug vom Finanzamt wieder zurück. Dadurch entsteht nicht nur der Vorteil, dass der Spendenwert gespart wird, vielmehr dient die Spende gleichzeitig auch dem Gemeinnutz.

Spenden absetzen zum guten Zweck

Den Spendenwert bekommt der Spender als Sonderausgabenabzug vom Finanzamt zurück. Der Spender hat dadurch nicht nur den Vorteil, dass er den Spendenwert spart. Er dient mit seiner Spende auch dem Gemeinnutz.

Wann darf der Verein Spendenbescheinigungen ausstellen?

Alle Spenden an den Verein sind nur für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden. Das sind gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke (§ 51 Abgabenordnung). Ein Verein darf Spendenbescheinigungen (sog. „Zuwendungsbestätigungen“) ausstellen, wenn er gemeinnützig ist und den Nachweis über Gemeinnützigkeit vom Finanzamt besitzt. Dieser Nachweis heißt „Freistellungsbescheid“.

Tipp: Ihr Verein ist noch nicht gemeinnützig? Auf der Steuern-Info Seite finden Sie ein Muster zur Beantragung der Gemeinnützigkeit Ihres Vereins. Für Mitglieder des Schutzbriefes stehen wir außerdem für alle Fragen rund um Gemeinnützigkeit und Spendenquittungen Ihres Vereins an Ihrer Seite.

Fragen zu Spenden im Verein? Wir helfen gerne!

Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs bieten wir vom DEUTSCHEN EHRENAMT Ihrem Verein und Ihnen als persönlich haftenden Vorstand nicht nur Unterstützung bei Fragen zu Spenden. Wir bieten Ihnen auch den notwendigen Versicherungsschutz, Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung, Steuerrechtliche Beratung sowie
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Unsere Leistungen im Überblick

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Was für Arten von Spenden gibt es?

Meistens handelt es sich bei Spenden, welche Vereinen zukommen, um Sach- oder Geldspenden. Analog dazu stellt der Verein entweder eine Sach- oder eine Geldspendenbescheinigung aus. Dazu gibt es zwei unterschiedliche Formulare. In selteneren Fällen werden auch Aufwandsspenden, wie in unserem Einstiegsbeispiel, an den Verein gestiftet.

Geldspenden sind dabei Geldüberweisungen oder Übergaben von Bargeld, die der Spender freiwillig und unentgeltlich an den Verein gibt. Der Geldwert muss auf der Spendenbescheinigung des Vereins korrekt ausgewiesen werden. Der Vereinszweck muss außerdem ein uneigennütziger sein, z.B. die Förderung von kranken Kindern. Der Zweck einer Freizeitgestaltung dagegen sieht es nicht vor, dass hierfür eine Spendenquittung ausgestellt wird.

Geldspende

Geldspenden sind Geldüberweisungen oder Übergaben von Bargeld, die der Spender freiwillig und unentgeltlich an die Organisation gibt. Der Geldwert muss dabei auf der Sachspendenbescheinigung korrekt ausgewiesen werden. Häufig wollen Mitglieder ihren Mitgliedsbeitrag als Spende verwenden. Den Mitgliedsbeitrag auf Spendenquittungen anzugeben ist grundsätzlich möglich. Der Vereinszweck muss jedoch ein uneigennütziger sein, z.B. die Förderung von kranken Kindern. Beim Zweck Freizeitgestaltung ist es nicht möglich, Spendenquittungen auszustellen.

Sachspende

Bei Sachspenden muss in der Spendenbescheinigung des Vereins der Wert der Sache angegeben werden. Ist die Sache neuwertig, kann die Rechnung beigefügt werden. Ist sie gebraucht, muss der gegenwärtige Verkaufswert geschätzt werden. Dazu kann man die Sachzuwendung z.B. mit Sachen gleichwertigen Alters und Zustands vergleichen. Handelt es sich nicht um eine private Spende, sondern eine Spende aus dem Betriebsvermögen, ist sie als Teil des gesamten Betriebswerts zu berechnen. Der Wert wird nach dem Betrag festgesetzt, den der Gegenstand bei Verkauf des Betriebs erbringen würde. Ein gebrauchter Medizinball in ähnlichem Zustand würde auf Ebay z.B. 20 Euro bringen.

Aufwandsspende

Mäht ein Nachbar z.B. freiwillig den Rasen des Vereinsgeländes und verzichtet auf seine Bezahlung, ist dies eine Aufwandsspende. Auch unser oberes Beispiel mit Emanuel ist eine Aufwandsspende. Er arbeitet kostenlos als Übungsleiter. Aufwandsspenden werden einfach auf Geldspendenbescheinigungen ausgestellt. Der Geldwert der Leistung muss auf der Spendenquittung angegeben werden. Bei der Aufwandspende liegt die Spende nicht bereits darin, dass der Spender Aufwendungen für den Spendenempfänger tätigt. Zunächst entsteht nur ein zivilrechtlicher Anspruch des Spenders auf Ersatz seiner Aufwendungen. Die Spende liegt erst im anschließenden Verzicht auf diesen Anspruch. Daher muss die Rechnung ohne den Zusatz erstellt werden, der Verzicht hat danach zu erfolgen. Bevor der Nachbar den Rasen des Vereinsgeländes mäht, sollte festgehalten werden, welche Fläche Rasen gemeint ist, und dass er auf eine Bezahlung verzichtet. Die Spendenbescheinigung ist in diesem Fall ordnungsgemäß. 

Tipp: Unterschrift nicht vergessen!

Wie sieht eine Spendenquittung aus?

Das Wichtigste auf der Spendenbescheinigung ist:

  • Name des Spenders
  • Vorname des Spenders
  • die Adresse des Spenders
  • das Datum der Spende
  • Wert der Spende.

Der Spendenwert sollte mit einem Beleg nachgewiesen werden. Der Vorstand oder sein Vertreter muss die Spendenquittung unterschreiben. Eine Unterschrift per Hand ist nicht zwingend notwendig. Es reicht auch eine gedruckte Version der eingescannten Unterschrift. 

Wichtig dabei ist, auf die offiziell vorgeschriebenen und verbindlichen Musterformulare einer Spendenbescheinigung zurückzugreifen und nicht eine eigene zu schreiben. Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums finden sich vollständige, kostenlose Muster für die verschiedenen Arten von Spendenquittungen. Amtlich wird die Spendenbescheinigung „Zuwendungsbestätigung“ genannt. Vereine dürfen ihr Vereinslogo auf die Spendenquittung drucken und auch bestimmte Passagen z.B. mit fetter Schrift oder Umrahmungen hervorheben. Der Wortlaut sollte jedoch nicht vom offiziellen Muster abweichen.

Muss der Zweck auf der Spendenbescheinigung des Vereins ausgewiesen werden?

Manchmal verfolgt der Spender einen bestimmten Zweck, für den die Spende verwendet werden soll. Solange die Verwendung der Spende nicht der Satzung widerspricht und kurzfristig angewendet wird, muss der Zweck auf der Spendenbescheinigung nicht ausgewiesen werden. Zweckgebundene Spenden müssen jedoch unbedingt für den Zweck ausgestellt werden, mit dem sie verbunden sind.

Wer im Verein sollte Spendenbescheinigungen ausstellen?

Es sollte ein kundiges Vereinsmitglied oder ein hinzugezogener sachverständiger Berater sein, der die Zuwendungsbestätigungen ausfüllt und ausstellt. Häufig fällt diese Aufgabe in die Hände des Schatzmeisters, welcher sich auch sonst mit den Finanzen und Steuern des Vereins befasst. Um den finanziellen Gesamtüberblick zu behalten, sollte es auch dieses Mitglied bzw. dieser Berater sein, der den Einsatz der Zuwendungen bestimmt, z.B. ein Projekt für Waisenkinder im Ausland, zu deren unterstützendem Zweck die Spende getätigt wurde.

Unterstützung in Steuer-Fragen

Als Mitglied des DEUTSCHEN EHRENAMTS und Inhaber des Vereins-Schutzbriefs werden Sie nicht nur durch die wichtigsten Versicherungen für Vereine geschützt. Sie erhalten auch umfangreiche Beratung in Rechts- und Steuerfragen. Informieren Sie Sich jetzt über den Vereins-Schutzbrief:

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Kann das Vorstandsmitglied für eine fehlerhafte Spendenbescheinigung haften?

Es ist wichtig, dass der Verein Spendenbescheinigungen richtig ausfüllt. 

Haftungsfälle:

Fehlerhafte Spendenbescheinigung

Schon kleine Zahlendreher können dazu führen, dass das Finanzamt sich nach der Vorlage der Spendenquittung beim Verein meldet.

Fehler als Vorstand

Es kann auch vorkommen, das Sie als Mitglied des Vorstands sogar für Ihre Fehler persönlich haften und eine Geldstrafe zahlen müssen.

Unzulässig verwendete Spendenmittel

Auch für unzulässig verwendete Spendenmittel haften Sie. Die Geldstrafe beläuft sich pauschal auf 30 Prozent des Spendenwertes.

Sollten Sie Bedenken haben, wegen Spendenbescheinigungen haften zu müssen, empfehlen wir Ihnen hierzu den Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Diese schützt Sie auch gegen Vermögensschäden anderer Art. Durch die Mitgliedschaft im Deutschen Ehrenamt sind Sie und ihr Verein rundum abgesichert. Mitglieder sind nicht nur über das DEUTSCHE EHRENAMT mit einer Vermögensschaden-Versicherung abgesichert. 

Ebenfalls beinhaltet die Mitgliedschaft:

  • weitere nützliche Versicherungen,
  • eine kostenfreie Rechtsberatung,
  • Mustervorlagen
  • sowie eine Überprüfung und Überarbeitung Ihrer Satzung

Zu welchem Zeitpunkt stellt man die Spendenquittung aus?

Sobald die Spende erhalten wurde, darf  der Verein die Spendenbescheinigung ausstellen. Nach der Ausstellung gilt es die Aufzeichnungen des Vereins entsprechend abzuändern, viele Vereine führen hierzu ein Spendenbuch, welches für einen guten Überblick sorgt. Darin sind der Name des Spenders, das Datum, die Art der Spende und die Höhe des Betrages genau notiert. Gleichermaßen ist natürlich auch eine digitale Erfassung mittels einer Buchhaltungssoftware geeignet.

Die Spendenbescheinigung wird dabei immer für das Jahr verbucht, in dem diese ausgewiesen worden ist. Das gilt auch, wenn ein Spender auf die Spendenbescheinigung schreibt, dass er sie für das Jahr davor oder das Jahr danach spenden möchte. Wenn beispielsweise eine Spende von 2020 auf 2021 verbucht werden würde, deckt sich das nicht mit den Zahlen, die auf dem Kontoauszug des Vereins. Um hier nicht Probleme mit dem Finanzamt zu riskieren, gilt es deshalb stets im aktuellen Jahr alle erhaltenen Spenden entsprechend aufzuführen.

Für welches Jahr verbucht man die Zuwendungsbestätigung?

Die Spendenbescheinigung wird dabei immer für das Jahr verbucht, in dem diese ausgewiesen worden ist. Das gilt auch, wenn ein Spender auf die Spendenbescheinigung schreibt, dass er sie für das Jahr davor oder das Jahr danach spenden möchte. Wenn Sie eine Spende von 2015 auf 2016 verbuchen, deckt sich das nicht mit den Zahlen, die auf Ihrem Kontoauszug stehen. Da macht das Finanzamt garantiert Ärger.

Darf ich im Namen anderer Spendenquittungen ausstellen?

Es gilt immer derjenige als Spender, dessen Brieftasche oder Bankkonto sich leert. Da gibt es keine Ausnahme. Es kann auf der Spendenquittung niemand als Spender angeben werden, der im selben Haushalt lebt, aber nicht bezahlt hat. Für andere Personen darf keine Bescheinigung für eine Spende ausgestellt werden.

Was ist eine Sammelspende bzw. ein Spendenaufruf?

Sammlung einzelner Spenden

Einerseits ist eine Sammelspende eine Sammlung mehrerer einzelner Spenden desselben Spenders. Zu beachten ist, dass für jede einzelne Spende eine Vereins-Spendenbescheinigung ausgestellt werden muss. Der Verein muss jede einzelne Spende nachweisen!

Spendenaufruf

Zum anderen versteht man unter einer Sammelspende einen Spendenaufruf. Der Spendenaufruf ist eine Aktion, um Geld für den Verein einzusammeln.

Tipp: Haben Sie schon mal einen Spendenaufruf gestartet? Damit Ihre Spendenaktion erfolgreich ist, ist es wichtig ein genaues Ziel zu definieren, das Sie mit dem Aufruf zur Spende erreichen wollen. Außerdem sollten Sie Ihre Spendenaktion möglichst bekannt machen. Starten Sie Ihren Spendenaufruf am besten auf einer Vereinsfeier. Bedanken Sie sich auf jeden Fall bei Ihren Unterstützern.

Aktuelle Änderungen bei Klein- & Großspenden

Hier stellen wir Ihnen noch die aktuellen Änderungen für Spendenquittungen vor. Diese gelten nach wie vor:
  • bei Großspenden gilt ab dem 01.01.2007 ein höherer Abzugshöchstbetrag, nämlich 20% des gesamten Betrags der Einkünfte. Ist der Spendenwert höher als 20%, ist er auf mehrere Jahre aufzuteilen.
  • es gibt ab dem 17.02.2012 erneuerte Muster für Spendenbescheinigungen.
  • ab dem 01.08.2015: bei Geldspenden bis 200,- € gilt ein vereinfachter Spendennachweis (der Bareinzahlungsbeleg reicht für die Zuwendungsbestätigung aus).

Die Spendenhaftung – Hier hört der Spaß für das Finanzamt auf!

Um die Steuerehrlichkeit zu belohnen, hat der Gesetzgeber die Spenderhaftung eingeführt, welche gleichzeitig den Missbrauch dieser verhindern soll. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §10 Abs. 4 Satz 2-4 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die Spendenhaftung  greift beispielsweise dann, wenn der Schatzmeister oder ein anderes Vorstandsmitglied des Vereins den Fehler macht, die Spenden im wirtschaftlichen statt im ideellen Bereich zu verwenden. Dies bedeutet folglich, dass der Verein dem Finanzamt die entgangenen Steuern des Spenders ersetzen muss, wobei das Amt stets die pauschale Haftungssumme von 30% der Spende ansetzen darf. Dabei tauchen zwei Haftungsfallen auf:

  • Die Ausstellerhaftung: Bei dieser Falle wurde eine Spendenquittung vom Verein falsch ausgestellt, wobei hierfür unterschiedliche Gründe vorliegen können:
    -Es liegt keine Spende vor, da der Verein eine Gegenleistung erbringt
    -Es handelt sich nicht um eine Spende, da die entgegengebrachte Leistung nicht auf freiwilliger Basis erfolgte, dies ist beispielsweise bei der obligatorischen Beitrittsspende als Aufnahmegebühr in den Verein der Fall
    -Die Spendenquittung bescheinigt eine höhere Spende als die Leistung, die tatsächlich erbracht wurde
    -Die Spendenquittung über eine Sachspende enthält einen unzutreffenden Wert des gespendeten Gegenstandes

    Prinzipiell gilt: Die Ausstellerhaftung zieht stets den Verein in die Verantwortung, sofern hier ein Fehler begangen wurde. Eine Ausnahme stellt das vorsätzliche oder grob fahrlässige Handeln des Vereinsvorstandes dar.
  • Veranlasserhaftung: Bei einer unsachgemäßen Verwendung der Spende haftet stets der Vorstand. Dies ist dann der Fall, wenn die Spende entweder nicht wie vom Spender vorgegeben verwendet wird oder nicht für den satzungsgemäßen Zweck herangezogen wurde. Ob schuldhaft oder nicht spielt bei der Haftung dieses Verschuldens keine Rolle.

Digital – das gilt auch für die Spendenbescheinigung für Vereine

Mit dem 01.01.2017 trat das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens in Kraft. §50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung ist davon ebenfalls betroffen und ermöglicht Vereinen deshalb seither die elektronische Spendenbescheinigung für erhaltene Geldspenden. Auf diese Weise soll dem Schatzmeister, dem Spender sowie dem Finanzamt rund um den Spendenabzug das Leben erleichtert werden. Für die Elektronische Spendenquittung für Vereine gilt deshalb folgendes:

  • Der Spender überweist seine Spende unter der Angabe seiner Steuer-ID.
  • Die eingegangene Spende wird vom Schatzmeister elektronisch an das Finanzamt unter Angabe der Steuer-ID des Unterstützers weitergeleitet.
  • Der Spender selbst gibt seine Geldspende wie gewohnt in seiner Steuererklärung an, wobei sein Finanzamt entsprechend bei dem des Vereins bezüglich der Meldung dieser Spende anfragt. Wurde die Spende dort entsprechend gemeldet, wird der Steuerabzug gewährt, andernfalls wird konkret beim Verein bezüglich des Vorliegens einer Spende nachgefragt.
  • Der Spender erhält, meist in Form einer PDF, die elektronische Spendenbescheinigung, wobei diese alle Informationen enthält, welche zuvor in Papierform gängig waren.
  • Der Verein muss die elektronischen Spendenquittungen nicht mehr zehn, sondern nur sieben Jahre lang aufbewahren.

Fazit: Die Spendenquittung eines Vereins ist ein ernstzunehmendes Thema

Die Spendenquittung dient in erster Linie dem Unterstützer des Vereins, der mit dieser korrekt ausgefüllten Bescheinigung seine Spende von der Steuer absetzen kann. Es ist die Aufgabe des Vereins, meist des Schatzmeisters, diese zu erstellen und zwar der richtigen Form entsprechend und mit allen notwendigen Informationen versehen. Hierbei zahlt sich in jedem Fall ein sorgsames Vorgehen aus, welches vor späteren Haftungsfallen schützt.

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