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Spendenaktionen im Verein

Spenden sammeln ohne Überwindung!

Niemand fragt gerne nach Geld. Selbst wenn es sich dabei um einen guten Zweck handelt, erfordert das Bitten um Spenden – gerade in Krisenzeiten – immer eine gewisse Überwindung. Besonders Vereine sind davon betroffen, denn sie sind oft auf Spendenaktionen angewiesen. Doch wie geht man dabei am geschicktesten vor? Welche Tonalität klingt überzeugend aber nicht fordernd? Von der Planung bis zur Durchführung gilt es einiges zu beachten. Zudem gibt es ein paar Tipps und Tricks, die dabei helfen, selbstbewusst um Unterstützung zu bitten.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Spenden sind neben freiwilligen Geldzuwendungen auch Sachleistungen oder der Verzicht auf die Zahlung von Nutzungsgebühren bzw. auf ein vereinbartes Entgelt. Als steuerlicher Nachweis dient die Spendenbescheinigung.
  • Spendenaktionen sind ein essenzieller Bestandteil der Finanzierung eines Vereins. Ohne sie sind neue Projekte kaum umsetzbar.
  • Spendenaktionen können sowohl online über Spendenportale als auch analog z.B. in Form von Sammlungen, Veranstaltungen, Basare etc. organisiert und durchgeführt werden.
  • Die Herausarbeitung und Festlegung auf ein konkretes Spendenziel ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte.
  • Für eine leichtere und effizientere Umsetzung des Projekts sollte unbedingt eine Zielgruppe festgelegt werden. Nach dieser richtet sich die Wahl eines oder mehrerer geeigneter Kommunikationskanäle.
  • Klare Zuständigkeiten und eine transparente Kommunikation sind Voraussetzung für erfolgreiche Spendensammlungen im Verein. Außerdem profitieren alle Beteiligten durch eine reflektierte Nachbesprechung von einem positiven Lerneffekt für zukünftige Projekte.
  • Bei der Wahl des richtigen Anbieters lohnt es sich auf Spendensiegel und andere Auszeichnung zu schauen.
  • Spendenportale wie betterplace.org geben eine umfangreiche Übersicht über seriöse Partner und Anbieter.

Was versteht man eigentlich unter einer Spende?

Für Spenden gibt es sehr genaue Vorgaben, weswegen Spendenvorgänge vom Finanzamt genau geprüft werden. Spenden sind immer freiwillige Abgaben, oftmals für einen gemeinnützigen, wohltätigen, kulturellen, religiösen oder politischen Zweck aus, für die – anders als beim Sponsoring – keinerlei Gegenleistung erwartet wird. Spenden müssen nicht unbedingt in Form von Geldbeträgen geschehen. Auch Sachleistungen, der Verzicht auf die Zahlung von Nutzungsgebühren oder der Verzicht auf ein vereinbartes Entgelt können gespendet werden. Das Gesetz unterscheidet in:

  • Geldspenden (Überweisung oder Bargeld)
  • Sachspenden (Gebrauchsgegenstände: Kleidung, Spielzeug, Sportgeräte etc.)
  • Aufwandsspenden (Verzicht auf Kostenerstattung z.B. für Telefon, Porto, Büromaterial, Sportkleidung, Fahrtkosten etc.)
  • Vergütungs- oder Leistungsspenden (Verzicht auf eine zuvor vereinbarte Lohnentschädigung)

Eine korrekte Unterscheidung ist wichtig, damit Vereine Spendenbescheinigungen ordnungsgemäß ausstellen können. Diese dienen als steuerlicher Nachweis für die Spender. Damit können Zuwendungen an gemeinnützige Vereine in der Steuererklärung geltend machen.

Wie funktionieren Spendenaktionen?

Eine Erstberatung durch einen Rechtsanwalt kostet laut Gebührenordnung inkl. Auslagen €246,10. Da in der Vereinsführung Die langfristig abgesicherte Finanzierung des Vereins ist die wesentliche Voraussetzung, um die neuen Ideen und Projekte umzusetzen und eine starke Mitgliederbindung zu gewährleisten. Neben dem Gewinnen von Sponsoren zählt das Organisieren von Spendenaktionen deshalb zu den essenziellen Aufgaben eines jeden Vereins. Doch wie geht man dieses Vorhaben nun an? Gerade in aktuellen Krisenzeiten geht das Spendensammeln nicht so leicht von der Hand, ist aber mit einer guten Planung und Kommunikation trotzdem erfolgreich möglich.

Welche Arten von Spendenaktionen gibt es?

Grundsätzlich können Spenden auf zwei Wegen gesammelt werden:

Online-Spendenaktionen

Online-Spendenaktionen gehen von Crowdfunding-Kampagnen bis hin zu Online-Wohltätigkeitsauktionen. Diese Art der Spendenaktion ist kostengünstig, schnell zu organisieren und erfordert weniger Freiwillige zur Unterstützung als Veranstaltungen.

Spendenveranstaltung

Spendenveranstaltungen können in unterschiedlichster Form ausgeführt werden – vom Kartenverkauf, über Spenden bis hin zu Sponsor- oder Herausforderungsszenarios. Sie erfordern zwar mehr Planung als Online-Spendenaktionen, bieten dafür aber auch viel Raum für Kreativität und die Möglichkeit mit Vereinsunterstützern direkt Kontakt aufzunehmen und sich weiter zu vernetzen.

Planung und Umsetzung einer Spendensammlung im Vereine

Gute interne Kommunikation im Verein und ein kollektives Verständnis der Vereinsidentität und -vision sind die Grundvoraussetzungen für eine reibungslose und erfolgreiche Öffentlichkeitskommunikation. Je mehr und konkreter im Voraus geplant wird, desto leichter werden Sponsoren für den Verein gewonnen. Setzen Sie sich daher im Vorfeld einer Spendensammlung mit folgenden Fragestellungen auseinander.

1 Planung: Was macht den Verein aus?

Die Vereinsmitglieder sollten ihre Ziele, Überzeugungen und Ansprüche klar kommunizieren und sich auf einen gemeinsamen Konsens festlegen. Ein möglichst simples und eindeutiges Leitbild, das problemlos in die Öffentlichkeit getragen werden kann, ist hierbei sehr entscheidend. Hilfreich ist beispielsweise eine Art Slogan mit einem hohen Wiedererkennungswert, der jederzeit erneut verwendet werden kann. Zusätzlich kann es von Vorteil sein, ein „Gesicht“ für die öffentliche Kommunikation des Vereins zu nutzen. Vorstellbar für die Rolle ist hier zum Beispiel der Vorstand aber auch ein für die Spendensammlung zuständiges Vereinsmitglied.

2 Planung: Wo liegen die Stärken und Schwächen des Vereins?

Um andere überzeugen und begeistern zu können, ist es wichtig, sich der eigenen Stärken und Schwächen bewusst zu sein. Fragen Sie sich also durchaus kritisch, was vereinsintern bereits gut läuft, wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen und was eventuell noch komplett fehlt und in zukünftige Arbeitsabläufe miteinbezogen werden muss. Die Digitalisierung im Verein ist dabei ein wichtiger Aspekt. Ist der Grad der Digitalisierung der aktuellen Entwicklung angepasst und reicht er aus, um Spendenaktionen online zu planen und anzubieten? In Bezug auf die eigenen Stärken ist es wichtig herauszufinden, mit welchem Knowhow und Erfahrungswerten der Verein potenzielle Spender von dem Vorhaben überzeugen kann.

3 Planung: Welches Spendenziel wird verfolgt?

Als nächstes sollte der Fokus auf die Herausarbeitung eines konkreten Spendenziels gelegt werden. Halten Sie schriftlich fest, was mit den Spendeneinnahmen realisiert werden soll und wieviel Geld notwendig ist, um das erklärte Spendenziel zu erreichen. Das kann zum Beispiel ein ganz konkretes Vereinsprojekt sein, das die Mitgliederbindung stärkt und den Verein für neue Mitglieder attraktiver macht. Oder ein Geldbetrag für eine spezielle Hilfsorganisation oder ein bestimmtes Hilfsprojekt. Soll die Spendensumme einem guten Zweck außerhalb des eigenen Vereins dienen, muss sichergestellt sein, dass Spendenziel und Satzungszweck thematisch übereinstimmen.

Ziele ausarbeiten: Ziele motivieren den Verein und lassen Spender wissen, was es zu erreichen gilt. Genau deshalb sollten sie möglichst einfach und unkompliziert formuliert werden und keine zusätzlichen Fragen aufwerfen. Sinnvoll ist es hierbei, sich Ziele mit unterschiedlichem Zeitansatz vorzunehmen: Was soll kurzfristig, mittelfristig und langfristig erreicht werden?

4 Umsetzung: Zielgruppe finden und ansprechen

Wer interessiert sich bereits für den Verein und wer könnte sich für den Verein interessieren beziehungsweise als potenzieller Spender dazugewonnen werden? Welche Kanäle für die öffentliche Kommunikation und das Marketing am besten geeignet ist, hängt entscheidend davon ab, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Social Media ist zum Beispiel Spitzenreiter, wenn es darum geht, überregionale Aufmerksamkeit auf ein Thema zu lenken und Interessensgruppen zu bündeln. Vereine sollten sich aber mit der Nutzung von Instagram, Facebook, Twitter und Co. gut auskennen, wenn sie diese Kanäle zu ihren Gunsten nutzen wollen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Kommunikationswege, die sich eignen, um die Spendenaktion bekannt zu machen und Spender zu aktivieren:

  • Vereinswebsite (in Verbindung mit Online-Kommunikation)
  • Weitere Vereinsmedien wie Newsletter oder Vereins- oder Mitgliederzeitung
  • Flyer & Plakate
  • Anzeigen, Berichterstattung und Advertorials in der lokalen und regionalen Tagespresse
  • Beiträge oder Interviews über das lokale Radio / TV
  • Aussand oder Verteilung von Spendenbriefen, Spendenbuttons u.ä.
5 Umsetzung: Welche Maßnahmen ergreifen?

Die Überzeugung vom eigenen Vorhaben und die Begegnung mit Spendern auf Augenhöhe sind die Basis für jedwede Maßnahme. Spenden sollte niemals als Betteln angesehen werden! Je nach Ziel, Zielgruppe und Budget können Maßnahmen aber sehr verschieden und individuell aussehen. Ausgefallene und kreative Ansätze rücken dabei schneller in den Fokus der Aufmerksamkeit. Dennoch ist nicht jede Aktion, sei sie noch so kreativ, auch für jede Spenderzielgruppe geeignet:

  • Einzelspender (z.B. Interessierte der Öffentlichkeit, Ehrenamtliche): Um Einzelspender zu gewinnen, eignet es sich besonders gut Events wie Tombolas, Kuchenverkauf, Benefizkonzerte oder -festivals, Floh- oder Weihnachtsmärkte zu veranstalten. Alternativ sind E-Mail-Marketing und Online-Crowdfunding effiziente Wege, um verschiedenste Einzelspender zu erreichen.
  • Unternehmen: Durch persönliche Gespräche mit Unternehmensvertretern, können unterschiedliche Formen und Möglichkeiten von Spenden und Sponsoring ins Leben gerufen werden. Hier zahlen sich die persönlichen Netzwerke der Vereinsmitglieder aus, über die Kontakte zu neuen Firmenspendern geknüpft werden können. Laden Sie Ihre Spender und Sponsoren außerdem regelmäßig ein, um ihnen zu zeigen, was mit ihrer Spende passiert und welche Ziele der Verein weiterhin verfolgt. Solche Treffen sind eine gute Möglichkeit, um neue Spendengelder zu generieren.
  • Stiftungen, EU-Fördermittel, Lotterien: Hier ist gründliche Recherche gefragt. Auf den jeweiligen Websites interessanter potenzieller Spender finden sich ausführliche Informationen über mögliche Projektförderungen und Partnerschaften. Beim Ausfüllen von Förderanträgen sind Sie weitestgehend an die jeweiligen Vorgaben gebunden. Herzblut für die Sache und Engagement auch bei der Antragstellung sollten Sie trotzdem beweisen.
  • Service-Clubs (Rotary, Inner Wheel, Lions): Befinden sich Clubs im näheren Umfeld, lohnt es sich in jeden Fall, einen Termin zu vereinbaren, um den Verein und zukünftige Projekte und Konzepte persönlich vorzustellen.
6 Umsetzung: Wie gelingt erfolgreiches Projektmanagement?

Interne Kommunikation ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Arbeitsablauf. Eine effiziente Struktur wird am besten durch die Koordination untereinander, das Festlegen von Aufgabenbereichen und Zuständigkeiten gewährleistet. Um die Koordination und den digitalen Austausch innerhalb des Vereins zu vereinfachen, gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen für die gemeinsame Projektarbeit. Gemeinnützige Vereine profitieren hier oftmals von Sonderkonditionen oder gar kostenlosen Angeboten. Eine Recherche im Netz lohnt sich in jedem Fall.

7 Umsetzung: Der Griff in die Trickkiste

Jeder schätzt ein „Dankeschön“. Deswegen ist es eine gute Idee, den Spendern zeitnah eine kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, um die Wertschätzung für ihre Unterstützung auszudrücken. Eine kostenfreie und einfache Möglichkeit bietet sich in Form von automatisiertem Newsletter-Marketing an. Alternativ können Spender auch durch kleine Prämien beim Erreichen bestimmter Meilensteine animiert werden. Zum Beispiel:

  • „Wenn Sie 50 Euro spenden, erhalten Sie einen Jahreskalender/T-Shirt/Tasche/Reiseführer als Geschenk.“
  • „Wenn bis zum (Datum) 500 Euro gesammelt werden können, erhalten alle Spender eine Prämie (zum Beispiel Einladung zu einer Galaveranstaltung/kostenlosen Eintritt bei bestimmten Konzerten/Freigetränke bei Veranstaltung oder Ähnliches).

Wichtig: Achten Sie aber unbedingt darauf, dass es sich bei dem Dankeschön nicht um mehr als eine wertschätzende Geste handelt. Keinesfalls darf der Wert der Aufmerksamkeit an die Spendensumme gekoppelt sein oder anderweitig den Anschein einer Gegenleistung haben, da es sich sonst um ein Sponsoring handelt.

8 Auswertung: Nachbesprechung und Fazit

Nach der Spendensammlung ist vor der Spendensammlung. Nutzen Sie nicht nur die Spenden, sondern auch die Erfahrungen, die Sie während der Aktion gesammelt haben. Sobald die Spendenaktion beendet ist, sollten sich alle Vereinsmitglieder über die Ergebnisse austauschen.

  • Wurde das Ziel erreicht?
  • Was waren die Ursachen für Komplikationen und eventuelles Nicht-Erreichen des Ziels?
  • Was kann bei der nächsten Aktion verbessert werden?
  • War die Zusammenarbeit im Team und Umsetzung zufriedenstellend?

Aus Fehlern lernt man bekanntlich und nur durch eine reflektierte Nachbesprechung der Projekte, kann ein positives Learning gezogen werden.

Weitere hilfreiche Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Spendenaktion
  • Spenden leicht gemacht!  Erstellen von Online-Spendenmöglichkeiten und Verbreitung auf Social Media Kanälen (Instagram, Facebook, Twitter & Co.): Über Plattformen wie betterplace.org können kostenlose Fundraising-Projekte erstellt werden.
  • Mit gutem Beispiel voran! Für die eigene Spendenaktion zu spenden, kann den Anstoß für weitere Spendenbereitschaft geben.
  • Der Mix macht’s! Verbreiten Sie das Projekts auf verschiedenen analogen und digitalen Kanälen z.B. Social Media, Zeitungen, Internetseiten, Mailings, Plakate, Flyer etc. um maximale Aufmerksamkeit zu generieren
  • Immer mit Gefühl! Kommunizieren Sie auf emotionaler Ebene, indem Sie Geschichten über Spender und Ehrenamtliche erzählen, ohne die viele Projekte niemals realisiert werden könnten.
  • Ins Spendenboot holen!Spender sollten in den Prozess, Entwicklungen und Erfolge miteinbezogen werden, damit ihnen vor Augen geführt wird, wie viel ihre Spende bewirken kann. Weise Sie zudem auf deren Vorteile in Form von Steuerbegünstigungen hin.
  • Den direkten Weg zeigen! Geben Sie bei jeder Maßnahme das Spendenkonto immer direkt mit an. (Website, Social Media, Zeitung etc.)
  • Nicht verstecken! Zeigen Sie Präsenz auf öffentlichen Veranstaltungen, wie Messen, Festivals, Kongressen und Co.
  • Ordentlich was in die Waagschale werfen! Gründen Sie einen Beirat bestehend aus Politikern, Medien und Unternehmen, um ihrem Anliegen mehr Gewicht zu geben.
  • Die Flinte nicht ins Korn werfen! Ein „Nein“ muss auch akzeptiert werden. Nicht aufgeben und optimistisch bleiben!

Welche rechtlichen Bestimmungen gelten bei Spendenaktionen?

Damit einer Spendenaktion nichts mehr im Wege steht, sollte auf grundlegende Regeln in Bezug auf Spendenrecht und Spendenbescheinigungen geachtet werden.

Wann darf der Verein Spendenbescheinigungen ausstellen?

Lediglich gemeinnützige Vereine dürfen Spendenbescheinigungen sowohl für Geld- als auch für Sach– und Aufwandsspenden ausstellen. Entscheidend dabei ist, dass der Spender die Unterstützungsleistung freiwillig und ohne die Erwartung einer Gegenleistung getätigt hat. Mithilfe einer Spendenquittung können diese Beiträge vom Spender steuerlich geltend gemacht werden, womit der Anreiz zu spenden erhöht wird. Die erhaltenen Spenden dürfen ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke verwendet werden. Alles Wichtige zum Thema Spendenbescheinigung erfahren Sie hier.

Wie darf der Verein die Spende verwenden?

Wenn die Spende für einen bestimmten Zweck (ideeller Zweck) gesammelt und dies auch so kommuniziert wurde, darf sie ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden. Sollte dies nicht so geschehen, haben Spender das Recht Anträge zur Rückforderung der Spende zu stellen. Da jede Spende einzeln nachgewiesen werden muss, ist es sinnvoll die Verantwortung für Spendenquittungen auf eine Person des Vorstands festzulegen. Bei Fehlern drohen den Verantwortlichen Haftungsrisiken.

Spendenhaftung

Werden Spendenbescheinigungen fehlerhaft ausgestellt oder Spendenmittel unzulässig verwendet, haftet der Verein für die entgangenen Steuern (z.B. pauschal mit 30 Prozent der Spendenbeträge, zuzüglich einer eventuellen Gewerbesteuer von 15 Prozent). Bei einer Fehlverwendung der Spendenmittel können aber auch die Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen zur Haftung herangezogen werden. Neben den Steuernachzahlungen gegenüber der Bundesfinanzverwaltung drohen dem Verein Schadensersatzforderungen, der Entzug der Gemeinnützigkeit oder andere rechtliche Konsequenzen. Gegen Fehler und Pflichtverletzungen im Zusammenhang mit Spenden sollten sich Verein und Vorstand unbedingt entsprechend absichern. Auf dem Markt gibt es verschiedene Versicherungsangebote. Wir selbst haben mit dem Vereins-Schutzbrief ein Angebot geschaffen, das in Summe aus Preis und Leistung seinesgleichen sucht. So sind Verein und Vorstand auf der sicheren Seite.

Anbieter für Online-Spendenaktionen

Spendenportale wie z.B. Betterplace.org sind eine hilfreiche Unterstützung bei der Organisation von Online-Spendenaktionen. Auf den Portalen kann man leicht Projekte und Spendenaufrufe einstellen.

Steckbrief: Betterplace.org

Warum eine Spendenaktion für Betterplace starten?

  • Seriositätskriterien: Siegel „Initiative Transparente Zivilgesellschaft“
  • Transparenz: Alle Organisationen sind zu Transparenz verpflichtet und legen detailliert offen, wofür die Spenden gebraucht und eingesetzt werden. Projektfortschritte werden über Fotos und Videos dokumentiert.
  • Sicherheit: Die Träger der registrierten Projekte sind offiziell als gemeinnützig anerkannt und Projekte können öffentlich bewertet werden.
  • Vielfalt: Für über 32.000 Projekte – von Kinderhilfe, Umwelt und Tierschutz, Bildung bis zu Entwicklungshilfe – werden weltweit über betterplace.org Spenden gesammelt.
  • Mehr Spenden: Organisationen haben über Kampagnen, Partnerportale und zusätzliche Spenden durch Unternehmenspartner von betterplace.org die Chance auf mehr Reichweite. Außerdem haben Spender die Möglichkeit Dauerspenden einzurichten.
  • Gemeinnützigkeit: betterplace.org ist gemeinnützig und nicht profitorientiert. Jede Einnahme wird in soziale Projekte investiert.
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