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Der erste Vorsitzende im Verein

Kein Schiff segelt ohne Kapitän aufs offene Meer. Ähnlich verhält es sich auch mit dem ersten Vorsitzenden eines Vereins. Er ist Lotse, Informationsgeber und Verantwortlicher. Ihm kommen abwechslungsreiche, spannende und dabei auch herausfordernde Aufgaben zu – diese reichen von repräsentativen bis zu organisatorischen Tätigkeiten. Der erste Vorstand regelt bedeutende Angelegenheiten und muss Entscheidungen treffen. Darüber hinaus zeigt er die Richtung auf, in die sich der Verein entwickeln soll. Auch das zweckgebundene Erfüllen des Vereinsziels liegt in seinen Händen. Und damit delegiert, führt, kontrolliert und optimiert der 1. Vorstand die Vereinsarbeit der aktiven Mitglieder.

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Die Aufgaben des ersten Vorsitzenden eines Vereins

Wir haben es bereits angesprochen: Der 1. Vorstand des Vereins hat zahlreiche Aufgabenbereiche, die bei ihm zusammenkommen und neben jeder Menge Abwechslung auch die ein oder andere Herausforderung bedeuten. Doch bringen wir einen Überblick in den Aufgaben-Dschungel:

Die Hauptfunktion des ersten Vorsitzenden eines Vereins

In erster Linie ist es die Aufgabe des ersten Vorsitzenden darauf zu achten, dass der Verein die Satzung einhält und somit der Vereinszweck erfüllt wird. Auch die repräsentative Rolle des ersten Vorstands nach Innen und Außen ist bedeutender Bestandteil der Tätigkeit dieses Vereinsorgans. So leitet er Mitgliederversammlungen, ist die aus gesellschaftspolitischer Sicht die prägende und treibende Kraft des Vereins und vermittelt als Bindeglied zwischen der Öffentlichkeit und den Mitgliedern. Im Einzelnen lassen sich diese weitläufigen Aufgaben nochmals in unterschiedliche Bereiche gliedern, die mehr Übersicht geben:

  • Vereinsinterne Aufgaben

Der erste Vorstand eines Vereins ruft Sitzungen und Versammlungen ein, erarbeitet vorab den Ablauf sowie die Themen der Mitgliederversammlung und übernimmt bei diesen auch den Vorsitz. Darüber hinaus legt er Geschäftsberichte vor und überwacht die Durchführung der Mitgliederbeschlüsse. Der 1. Vorstand ist immer auch für die Informierung aller Mitglieder über das aktive sowie politische Vereinsgeschehen zuständig. Ebenso liegen die Zuschussbeantragung sowie die Spenden- und Sponsorengewinnung in seinen Händen.

  • Vereinsübergreifende Aufgaben

Mit seiner repräsentativen wie auch organisatorischen Tätigkeit übernimmt der erste Vorsitzende eines Vereins nicht nur interne Angelegenheiten, sondern auch solche, die sich als vereinsübergreifend beschreiben lassen. Dazu gehört, dass die Vereinszwecke satzungsgemäß gewährleistet und erfüllt werden. Als repräsentativer Funktionär des Vereins wird der 1. Vorstand so zum Bindeglied zwischen der Öffentlichkeit und dem Verein. Damit präsentiert dieser den Verein als gesellschaftspolitische Kraft. Die Vertretung bei Ämtern und Behörden gehört ebenso dazu wie die Repräsentation des Vereins bei Veranstaltungen. Auch liegt es in seiner Verantwortung, sich um eine strategisch zukunftssichere Planung des Vereins zu kümmern und Vereinsressourcen dahingehend optimal zu nutzen.

  • Mitgliederbezogene Aufgaben

Der erste Vorsitzende kommuniziert nicht nur nach Außen, sondern vor allem auch nach Innen. Dazu gehören beispielsweise eine umfassende Mitgliederinformation sowie eine Vorstandsinformation über vereinsinternes und vereinsexternes Geschehen. Je nach innerer Struktur des Vereins ist auch das Führen von Personalgesprächen sowie die Koordination von Aus- und Weiterbildungen ein Zuständigkeitsbereich dieses Vereinsorgans. In allen personellen Fragen ist er der Ansprechpartner für die Vereinsmitglieder.

  • Funktionsentscheidende Aufgaben

Dem 1. Vorstand kommt mit der Übernahme seines Amtes auch eine gesteigerte Entscheidungsgewalt zu. So hat bei einer Stimmengleichheit beispielsweise die Stimme des ersten Vorstands Entscheidungsgewicht. Auch liegt es in seiner Hand, einen Stellvertreter zu ernennen, sofern der erste Vorstand verhindert ist. Wichtige Vereinsangelegenheiten, die Satzungsänderungen oder Neuanschaffungen liegen ebenfalls in seiner Entscheidung.

  • Sachbezogene Aufgaben

Auch die klassische Büroarbeit bleibt bei einem ersten Vorstand des Vereins nicht aus. So wickelt er die Vereinsgeschäfte entweder persönlich oder über die Geschäftsstelle ab. Und erledigt darüber hinaus den Schriftverkehr.

  • Planende Aufgaben

Die Verbesserung des Organisationssystems im Verein gehört ebenso zur Aufgabe des ersten Vorsitzenden wie die Rationalisierungsplanung oder die optimale gesellschaftspolitische Vereinsdarstellung nach außen.

  • Kontrollierende Aufgaben

Dem ersten Vorstand des Vereins kommt immer auch eine Art Qualitätsmanagement zu. Dabei geht es vor allem darum, dass die Aufgaben der Vereinsmitglieder durchgeführt werden und ein Qualitätsanspruch erfüllt wird. Dazu gehört auch die fristgerechte Durchführung von Aufgaben.

  • Legitimierende Aufgaben

Der erste Vorsitzende geht alle Vereinsunterlagen durch und erhält oberste Priorität bei der Unterzeichnung dieser. Demnach unterschreibt er die wichtigste Vereinskorrespondenz. Auch unterzeichnet er mit einem weiteren Vorstandsmitglied zusammen alle verbindlichen Rechtsgeschäfte.

Was muss man als erster Vorsitzende eines Vereins mitbringen?

Sie überlegen, sich für das verantwortungsvolle Amt des 1. Vorstands in Ihrem Verein aufstellen zu lassen, doch sind sich noch unsicher, ob sie für diesen Posten geeignet sind? Mit der Reihe an Verantwortung und vielfältigen Aufgabenbereichen gibt es einige Eigenschaften, die man mitbringen sollte:

  • Pflicht- und Verantwortungsbewusstsein
  • Charismatisches Auftreten
  • Sinn für Gerechtigkeit und Gleichberechtigung
  • Kommunikationsstärke
  • Zuverlässigkeit
  • Soziale Kompetenz
  • Führungsqualitäten
  • Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
  • Struktur, Ordnung, Genauigkeit und Organisation in der Arbeitsweise
  • Leistungsbereitschaft
  • Vertrauensvoller Umgang mit anderen
  • Empathie, Offenheit und Ehrlichkeit
  • Entscheidungsfreude

Natürlich umfasst diese Liste nur einen Auszug aus geeigneten Qualitäten eines 1. Vorstands. Denn schließlich soll diese verantwortungsvolle Aufgabe nicht nur zur Last werden, sondern auch nach wie vor die Freude des Vereinsalltags mit sich bringen.

Der erste Vorsitzende und sein Stellvertreter

Der erste Vorstand eines Vereins hat nicht nur einen ganzen Berg voll Aufgaben zu bewältigen, sondern trägt dabei auch jede Menge Verantwortung. Dennoch wird er damit nicht gänzlich allein gelassen. Deshalb positioniert sich meist ein 2. Vorstand an der Seite des ersten. Der zweite Vorstand kann den ersten entlasten, indem er unterstützend bei den Aufgaben fungiert. Vor allem ist er aber der Stellvertreter für den Fall, dass der 1. Vorstand ausfällt und seine Aufgaben damit nicht länger übernehmen kann.  

Tipp: Ein Stellvertreter wird bereits durch den ersten Vorstand an die Aufgaben und Herausforderungen dieser obersten Position im Verein herangeführt und somit vertraut gemacht. Das macht den zweiten Vorstand häufig auch als potenziellen Nachfolger für das Amt des 1. Vorstands interessant und erleichtert vor allem die Übernahme des Postens.  

Der Rücktritt des 1. Vorstands eines Vereins

Was, wenn Sie als erster Vorstand eines Vereins vor Ablauf der Amtszeit den Posten abgeben möchten? Hierfür muss ein Blick in die Satzung geworfen werden. Denn prinzipiell ist es das Recht eines ehrenamtlich Tätigen, jederzeit seinen Rücktritt zu erklären – häufig hat die Satzung hierfür aber eine vereinsinterne Regelung getroffen, die den Rücktritt einschränkt, etwa dass die Amtsniederlegung erst nach Ablauf einer bestimmten Frist wirksam ist. Dennoch bleibt es immer möglich, dass ein erster Vorstand jederzeit unter Angabe eines wichtigen Grunds zurücktreten kann. Als solch gewichtiger Grund kann beispielsweise das Auftreten einer schweren Krankheit, aber auch der Entzug des Vertrauens durch die Mitgliederversammlung genannt werden.

Jeder Rücktritt eines ersten Vorstands wird dann auf Unzeit geprüft. Das bedeutet, dass ausreichend Zeit bleiben muss, um diesen bedeutenden Posten neu zu besetzen und damit die Handlungsfähigkeit des Vereins aufrecht zu erhalten. Um eine Notsituation zu verhindern, empfehlen wir dem Vorstand deshalb, den Rücktritt zu einem angekündigten Termin zu kommunizieren und die anderen Vorstandsmitglieder nicht mit diesem zu überraschen.

Gut zu wissen: Es gibt kein Recht, das Sie als 1. Vorstand eines Vereins dazu verpflichtet, Ihren Rücktritt zu begründen. Dennoch wird dies in der Vereinspraxis üblicherweise vollzogen. Zum einen aus Respekt für das entgegengebrachte Vertrauen von Seiten der Vereinsmitglieder. Zum anderen verhindert das eine unnötige Unruhe im Verein. Transparenz ist hier das oberste Gebot und zeugt so auch in diesem letzten Schritt von einem verantwortlichen Handeln.

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