Unsere Angebote für Vereine:

    DIE AUFWANDSENTSCHÄDIGUNG

    AUSGLEICH IHRER AUFWENDUNGEN IM EHRENAMT

    Wer sich im oder für den Verein engagiert, tut dies in der Regel freiwillig, unentgeltlich und aus innerer Überzeugung. Das ist der Kerngedanke des Ehrenamts. Obwohl dabei wie in jedem Unternehmen Verantwortung übernommen und Fachkenntnisse eingebracht werden, begründen ehrenamtliche Tätigkeiten rein rechtlich gesehen kein Arbeitsverhältnis. Weder genießt der Platzwart Kündigungsschutz noch hat der Chorleiter Anspruch auf Urlaubstage. Und natürlich zahlt der Verein auch kein Weihnachtsgeld. Aber er hat die Möglichkeit, ehrenamtliches Engagement mit einer Aufwandsentschädigung zu honorieren. Meist handelt es sich dabei um die Ehrenamts- oder die Übungsleiterpauschale. Vereinsmitglieder haben auch das Recht, sich Auslagen im Rahmen der Vereinsarbeit steuerfrei erstatten zu lassen. Wünschen Sie eine individuelle und rechtssichere Beratung von Fachanwälten für Ihre spezifischen Fragen zur korrekten Nutzung von Aufwandsentschädigungen? Diese leisten wir im Rahmen unseres Vereins-Schutzbriefs.

    Das Wichtigste zur Aufwandsentschädigung

    • Vereine dürfen ehrenamtliche Helfer für deren Auslagen bzw. für ihren geleisteten Zeit- und Arbeitsaufwand steuerfrei entschädigen. Das ist sowohl mit einer pauschalen Aufwandsentschädigung als auch mit einem konkreten Aufwandsersatz gegen Beleg möglich.
    • Pauschale Aufwandsentschädigungen sind in der Regel die Ehrenamtspauschale in Höhe von bis zu 840 Euro pro Jahr und Person und der Übungsleiterfreibetrag mit maximal 3.000 Euro pro Jahr und Person.
    • Eine Aufwandsentschädigung kann mit Ausnahme des Vorstandes jedem ehrenamtlich Tätigen gezahlt werden unabhängig davon, ob er Mitglied im Verein ist oder nicht. Der gesetzliche Höchstbetrag gilt allerdings für die Summe aller persönlichen Aufwandsentschädigungen innerhalb eines Kalenderjahres, egal aus welcher Tätigkeit.
    • Vereinsvorstände können gegen Vorlage der entsprechenden Belege Aufwandsersatz geltend machen. Mit einer Aufwandspauschale hingegen kann Vorstandsarbeit nur honoriert werden, wenn dies explizit in der Vereinssatzung geregelt ist.
    • Aufwandsentschädigungen gelten als Einkünfte und sind daher grundsätzlich einkommenssteuerpflichtig. Für das Ehrenamt gelten allerdings Freibeträge. Nur wenn diese überschritten werden, muss der Mehrbetrag versteuert werden.
    • Möchte der Verein Zuwendungsbestätigungen für Aufwandsspenden ausstellen, muss er wirtschaftlich gleichwohl in der Lage sein, die Entschädigung auszuzahlen. Ist ihm das finanziell nicht möglich, wird der Aufwandsverzicht nicht als Spende anerkannt.

    Wann spricht man von einer Aufwandsentschädigung, wann von Aufwandsersatz?

    Die investierte Arbeitszeit, fachliches Knowhow, die Nutzung des eigenen Autos für Vereinszwecke, Telefon-, Porto- oder Reisekosten oder auch das Überlassen privater Räume und Plätze – die Liste an Aufwendungen, die Ehrenamtliche für ihren Verein erbringen, ist lang. Werden diese Aufwendungen vom Verein zurückerstattet, handelt es sich dabei entweder um eine Aufwandsentschädigung oder einen Aufwandsersatz.

    Aufwandsentschädigung

    Von einer Aufwandsentschädigung spricht man, wenn der Verein eine pauschale finanzielle Gegenleistung für die erbrachte Arbeitszeit und Arbeitsleistung gewährt.

    Eine Aufwandsentschädigung kann zum Beispiel für die Tätigkeit als Kassenwart, als Trainer oder Betreuer, aber auch für die wöchentliche Reinigung des Vereinsheimes oder die Instandhaltung des Sportgeländes gezahlt werden, nicht jedoch für die Vorstandsarbeit, sofern es die Satzung nicht ausdrücklich vorsieht.

    Aufwandsersatz

    Mit einem Aufwandsersatz hingegen werden die im Rahmen der Vereinsarbeit tatsächlich entstandenen Auslagen erstattet, die anhand von Belegen nachgewiesen werden können.

    Zu den üblicherweise erstattungsfähigen Aufwendungen gehören in erster Linie:

    • Telefongebühren und andere Telekommunikationskosten

    • Portokosten

    • Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten

    • Kosten für Büromaterialien

    • Fahrtkosten zu Training, Wettkampf, Tagungen

    • Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen

    • Kosten für Sport- oder Arbeitskleidung

    Alle ehrenamtlich Tätigen im Verein, also auch der Vorstand erhalten gegen einen entsprechenden Nachweis (Quittung, Beleg) einen steuerfreien Ersatz ihrer Auslagen (§ 3 Nr. 50 EStG).

    Welche Aufwandspauschalen gibt es?

    Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale sind steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandspauschalen für ehrenamtliches Engagement. Während die Ehrenamtspauschale in Höhe von maximal 840 Euro für sämtliche Aufgaben im Rahmen des Ehrenamts gewährt werden kann, darf die Übungsleiterpauschale von bis zu 3.000 Euro nur für bestimmte Tätigkeiten gezahlt werden. Sie gilt vor allem für nebenberufliche Arbeiten z.B. als Erzieher, Künstler oder Betreuer, die gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Zwecken dienen.

    Die Pauschalen gelten pro Jahr und Person. Eine Kombination beider Freibeträge für ein und dieselbe Tätigkeit ist nicht möglich. Es dürfen aber beide Vergünstigungen in Anspruch genommen werden, wenn es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt, selbst wenn diese für den gleichen Verein geleistet werden.

    Wem darf der Verein eine Aufwandsentschädigung zahlen?

    Im Prinzip darf der Verein eine Aufwandsentschädigung für jede ehrenamtliche Unterstützung zahlen. Der Empfänger muss dafür nicht unbedingt Mitglied des Vereins sein. Auch externe Mitarbeiter, wie etwa selbstständige Trainer oder freiberufliche Dozenten, Studenten, Hausfrauen oder Rentner, können abhängig von ihrer Tätigkeit für den Verein entweder mit Ehrenamts- oder der Übungsleiterpauschale honoriert werden.

    Ausnahme: Der Vorstand darf laut BGB §27 Abs. 3 grundsätzlich keine Vergütung für seine Arbeit erhalten. Davon betroffen sind alle allgemeinen Vorstandspflichten. Bei einer unrechtmäßigen Zahlung von Aufwandsentschädigungen droht dem Verein die Aberkennung der Gemeinnützigkeit.

    Wichtig: Der Vorstand sollte unbedingt für eine adäquate Absicherung sorgen, denn für Fehler bei Aufwandsentschädigungen & Co. haften Verein und Vorstand – der Vorstand sogar mit dem Privatvermögen. Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs bietet das DEUTSCHE EHRENAMT Ihrem Verein und Ihnen als persönlich haftenden Vorstand den notwendigen Versicherungsschutz, Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung sowie steuerrechtliche Beratung und die Betreuung unseres Expertenteams bei der Vereinsführung.

    Für die Zahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen an den Vorstand ist eine entsprechende Klausel in der Vereinssatzung zwingend erforderlich:

    „Der Vorstand/Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ausgeübt werden.“

    Welche Aufwendungen müssen dem Vorstand erstattet werden?

    Als erstattungsfähige Aufwendungen des Vorstands gelten im Rahmen des Amtes alle Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft. Während also die Hotelrechnung für die Teilnahme am jährlichen Verbandstreffen erstattet werden muss, zählt eine Entschädigung für entgangene Verdienstmöglichkeiten während der Veranstaltung als klassische Vergütung und darf ohne entsprechende Satzungsregel nicht gezahlt werden.

    Vorstände bekommen nur Aufwendungen erstattet, wenn sie nachweisen können,

    • dass diese für ihre Amtstätigkeit notwendig sind,
    • dass sie im Umfang dem Zweck angemessen sind und
    • dass ihnen die Kosten tatsächlich entstanden sind (z.B. durch Quittungen, Belege etc.).

    Zählt eine Aufwandsentschädigung als Vergütung?

    Eine Aufwandsentschädigung zählt in Deutschland zu den Einkünften und ist damit grundsätzlich steuerpflichtig. Allerdings wurden zur Förderung des Ehrenamts Freibeträge festgesetzt (siehe Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale), in deren Rahmen die Einkünfte für ehrenamtliche Tätigkeiten steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Das gilt für die Summe aller persönlichen Aufwandsentschädigungen innerhalb eines Kalenderjahres, egal aus welcher Tätigkeit. Übersteigt diese den Freibetrag müssen die Mehreinkünfte versteuert werden.

    Bei Zahlungen, die die Freibeträge überschreiten, handelt es sich entweder um Einkünfte aus nebenberuflicher, selbständiger Tätigkeit oder aus einer abhängigen Beschäftigung – wenn auch nur kurzfristig oder geringfügig. Der Verein ist dann verpflichtet, Lohnsteuer und eventuelle Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Die Erstattung von tatsächlich entstandenen Sachkosten, die einzeln durch Belege nachgewiesen werden müssen, bleibt steuerfrei. Wer jedoch mehr verdient, als er fürs Ehrenamt aufwendet, hat gemäß Einkommensteuergesetz eine sog. „Einkunftserzielungsabsicht“.

    Sind Aufwandsentschädigungen umsatzsteuerpflichtig?

    Vergütungen für ehrenamtliche Tätigkeiten, die selbständig ausgeübt werden, sind im Rahmen der Freibeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegen aber grundsätzlich der Umsatzsteuer. Nach § 4 Nr. 26 UStG sind sie allerdings von der Umsatzsteuer befreit,

    • wenn die Tätigkeit für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder
    • wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht“.

    Was ist bei einer Aufwandsspende zu beachten?

    Verzichtet ein Vereinsmitglied auf die Aufwandsentschädigung und spendet diese an den Verein, stellt dieser im Gegenzug eine Spendenbescheinigung aus. Geld fließt dabei nicht. Trotzdem muss der Verein in der Lage sein, den Aufwand auch auszuzahlen. Er darf keine Zuwendungsbestätigungen für Aufwandsspenden mit der Absicht ausstellen, auf diese Weise eventuell Kosten zu sparen. Die gemeinnützige Organisation muss wirtschaftlich leistungsfähig genug sein, den entsprechenden Aufwandsersatz auch tatsächlich zu leisten; ansonsten unterstellt die Finanzverwaltung eine fehlende Ernsthaftigkeit. Der Verein muss also unabhängig vom späteren Verzicht in der Lage sein, die geschuldeten Beträge zu zahlen. Wäre es dem Verein also finanziell kaum möglich gewesen, diese Zahlung zu leisten, wird der Aufwandsverzicht nicht als Spende anerkannt.

    Vereine sollten deshalb in solchen Fällen durch eine entsprechende Budgetplanung nachweisen, dass sie die zugesagten Erstattungsansprüche tatsächlich erfüllen können. Auf keinen Fall dürfen Erstattungszusagen einen unüberschaubaren Umfang annehmen. Der Vorstand sollte also die Zusagen der ungefähren Höhe nach dokumentieren und kontrollieren.

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    Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs bieten wir Ihrem Verein und Ihnen als persönlich haftenden Vorstand den notwendigen Versicherungsschutz (Vereinshaftpflicht, Veranstalterhaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht, D&O sowie optional Rechtsschutz), Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung, Steuerrechtsberatung sowie umfassendes Wissen zur Vereinsführung. Im Komplettpaket aus einer Hand.

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