Kassenbericht im Verein

Vor einigen Wochen wurde Daniel einstimmig zum neuen Schatzmeister gewählt. Natürlich freut er sich riesig auf die kommenden Aufgaben. Doch es gibt viel zu tun: Der Sportverein konnte in den letzten Monaten zahlreiche neue Mitglieder gewinnen. Neben höheren Einnahmen durch Mitgliedsbeiträge und Spenden stiegen allerdings auch die Ausgaben an. Daniel und seine Mitstreiter sind sich deshalb einig: Mit einem Kassenbericht sollen alle Mitglieder in Zukunft regelmäßig über die finanziellen Verhältnisse im Verein informiert werden.

Kassenbericht ist gesetzlich nicht erforderlich

Obwohl der Verein schon einige Jahre existiert, wurde bisher noch kein offizieller Kassenbericht erstellt. Weil Daniel sich darüber wundert, liest er im BGB nochmal genauer nach. Und tatsächlich: Ein Kassenbericht ist für Vereine laut Gesetz nicht zwingend erforderlich!

Trotzdem wollen die Vereinsverantwortlichen nun Regelungen für einen Kassenbericht erarbeiten und diese freiwillig in die Vereinsatzung aufnehmen. Selbstverständlich ist Daniel damit einverstanden. Ein Ziel seiner Amtszeit als Schatzmeister ist Transparenz. Und dazu gehört vor allem, dass die Vereinsfinanzen offengelegt werden.

Kassenbericht in Vereinssatzung festlegen

Bei der Neugründung eines Vereins können die Regelungen für einen Kassenbericht bereits bei der Gründungsversammlung bestimmt werden. Aber weil Daniels Verein schon seit einigen Jahren besteht, wird die Satzung nun nachträglich mit den entsprechenden Klauseln ergänzt. Diese Satzungsänderung muss natürlich erst noch den anderen Mitgliedern zur Abstimmung vorgelegt werden.

Neben neuen Regeln für einen Kassenbericht wird erstmals auch der Posten des Kassenprüfers geschaffen. Für dieses Amt stellt sich Steffi zur Wahl. Sie ist Buchhalterin bei einem mittelständischen Unternehmen und daher bestens mit Zahlen und Finanzen vertraut. Als Kassenprüferin ist es ihre Aufgabe, den Kassenbericht des Schatzmeisters unabhängig zu überprüfen.

Inhalt des Kassenberichts

Es gibt keine konkreten Vorschriften, welche Angaben ein Kassenbericht enthalten muss. Daher ist es ratsam, die gewünschten Inhalte so genau wie möglich mit in die Vereinssatzung aufzunehmen. In einem schriftlichen Kassenbericht sollten auf jeden Fall folgende Posten angegeben werden:

  • Einnahmen durch Mitgliedsbeiträge
  • Einnahmen durch Spenden, Veranstaltungen
  • Einnahmen durch öffentliche Zuschüsse und staatliche Zuwendungen
  • Ausgaben für Versicherungen und Abgaben
  • Ausgaben für Miete (Vereinsheim, Veranstaltungen, Saalmiete)
  • Ausgaben für Bürobedarf
  • Eventuell Aufwendungen für Löhne und Gehälter
  • Ausgaben für Sportgeräte/Musikgeräte

In welchem Turnus der Kassenbericht erfolgt, hängt vor allem von der Größe und Finanzkraft des Vereins ab. Die Mitglieder in Daniels Verein entscheiden sich mit großer Mehrheit für einen jährlichen Kassenbericht, was auch in den meisten Fällen ausreichend ist.

Schriftlich oder mündlich?

Als Rahmen für die öffentliche und mündliche Vorstellung des Kassenberichts eignet sich beispielsweise die jährliche Hauptversammlung. Für die Präsentation ist in der Regel der Schatzmeister zuständig. Daniel ist deswegen schon ein wenig nervös, schließlich hat er noch nie vor so vielen Menschen gesprochen. Aber weil die finanzielle Entwicklung des Vereins sehr positiv ist, freut er sich jeden Tag mehr auf den Vortrag.

Der Kassenbericht kann den Vereinsmitgliedern auch schriftlich übermittelt werden. Ob per Post oder per Mail, ist jedem Verein selbst überlassen. Daniel entscheidet sich für beides. Neben seiner mündlichen Präsentation bei der nächsten Hauptversammlung, sendet er jedem Mitglied den Kassenbereich auf Wunsch auch als PDF-Dokument.

Unterlagen zum Kassenbericht

Daniel möchte bei der Präsentation auf sämtliche Nachfragen vorbereitet sein. Deswegen liegen bei der Jahreshauptversammlung folgende Unterlagen zur Einsicht bereit:

  • Kontoauszüge des betreffenden Zeitraums
  • der aktuellste Kontoauszug
  • Rechnungen von Wareneinkäufen
  • Miet- oder Leasingverträge
  • Belege über Zuwendungen
  • Spendenquittungen
  • Unterlagen über Daueraufträge

Auskunftspflicht

Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht für einen Kassenbericht im Verein gibt: einem Kassenprüfer müssen auf Nachfrage sämtliche Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, die für dessen Prüfauftrag notwendig sind. Das heißt, dass Steffi zu jeder Zeit, auch ohne vorherige Ankündigung, die finanziellen Verhältnisse des Vereins einsehen kann. Zudem ist laut § 666 BGB ein Vereinsvorstand verpflichtet, allen Mitgliedern auf Verlangen Auskunft über „…den Stand des Geschäfts…“ zu geben.

Für Daniel ist das alles kein Problem. Er möchte sein Amt als Schatzmeister so genau wie möglich ausführen. Und mit einem korrekten Kassenbericht steht seiner Wiederwahl mit Sicherheit nichts im Weg.

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