Vereinsbuchhaltung und Rechenschaftspflicht

• Pflicht zur Buchhaltung im Verein
• Die Vereinsbuchhaltung kennt keine Ausnahmen
• Die Vereinsbuchhaltung als Aufgabenbereich des Vorstandes – Rechenschaftspflicht
• Auskunftspflicht
• Das müssen Sie als Vorstand berücksichtigen
• Wie oft muss der Vorstand dieser Auskunftspflicht nachkommen?
• Rechenschaftspflicht gegenüber dem Finanzamt
• Kontrolle durch den Kassenprüfer
• Exakte Vereinsbuchhaltung notwendig
• Gemeinnützige Vereine und Steuervorteile
• Pflichten bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung
• Diese Themen könnten Sie auch interessieren:

Pflicht zur Buchhaltung im Verein

Mit der Vereinsgründung wird der Verein zu einer Mit der Vereinsgründung wird der Verein zu einer juristischen Person und ist zur Buchhaltung verpflichtet. Gesonderte Vorschriften gibt es zur Vereinsbuchhaltung nicht. Der Vorstand hat jedoch eine Sorgfaltspflicht, alle seine Aufgaben gewissenhaft auszuführen. Er muss die Buchführung umsichtig erledigen, sodass unabhängige Dritte sich schnell einen Überblick verschaffen können. Es gibt einiges, was man bei der Vereinsbuchhaltung beachten sollte.

Die Vereinsbuchhaltung kennt keine Ausnahmen

Die Buchhaltungspflicht, also die Verpflichtung zur Vereinsbuchhaltung, besteht ab dem Moment, ab dem ein Verein eingetragen ist und am wirtschaftlichen Verkehr als eine juristische Person teilnimmt. Doch müssen für eine Buchhaltungspflicht nicht zwangsläufig beide Kriterien erfüllt sein, weshalb auch ein Verein, der mit seiner Arbeit nicht auf das Verzeichnen von Gewinnen abzielt, der Buchhaltungspflicht unterliegt. Gleiches gilt darüber hinaus für Vereine, welche als gemeinnützig gelten. Es gibt also keine Ausnahme, die einen Verein von der Buchhaltungspflicht lossagt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Auch ein nicht eingetragener Verein unterliegt der Pflicht zur Vereinsbuchhaltung.

Vor diesem Hintergrund entstehen ein paar Voraussetzungen für den Jahresabschluss, welche erfüllt sein müssen:

1. Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins müssen in vollständiger und geordneter Form erfolgen
2. Für alle aufgeführten Vorgänge müssen Belege und Unterlagen vorliegen, die jene Einnahmen und Ausgaben entsprechend nachweisen
3. Das Vereinsvermögen wird innerhalb der Vereinsbuchhaltung in einem separaten Verzeichnis aufgegriffen

Für das Aufführen der Einnahmen und Ausgaben eines Vereins bedarf es dabei keiner komplexer Gedanken oder hoher mathematischer Anforderungen. Vielmehr genügt es, wenn man einfachen Einnahmen-Ausgabe-Rechnungen nachkommt, welche nachvollziehbar dargelegt werden.

Die Vereinsbuchhaltung als Aufgabenbereich des Vorstandes – Rechenschaftspflicht

Für die Vereinsbuchhaltung ist in erster Linie der Vorstand selbst zuständig. Diesem wird es zur Aufgabe, sich um die Zusammenstellung der Zahlen zu kümmern. Unterstützung erhält dieser dabei vom Kassenwart des Vereins. Dennoch liegt die Verantwortung, dass die Buchhaltung rechtmäßig durchgeführt wird, beim Vereinsvorstand. Im Rahmen der Rechenschaftspflicht gelten deshalb ein paar Bestimmungen:

Auskunftspflicht

Die Mitgliederversammlung hat das Recht, vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten des Vereins zu verlangen (BGB §§ 666, 27. Abs. 3). Das schließt auch die finanzielle Situation des Vereins ein. Hierzu hat der Vereinsvorstand eine Kostenaufstellung anzufertigen, welche durch eine Aufbewahrungspflicht begleitet wird. Außerdem muss der Vorstand auf das Verlangen der Mitglieder oder des Staates ein Bestandsverzeichnis sowie Belege vorlegen können. Jeder Beleg muss darlegen, welcher Betrag verwendet wurde, um was es ging und an welche Person die Zahlung geleistet wurde.

Wichtig: Belege sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren, wobei keine Lücken in der Vereinsbuchhaltung entstehen dürfen. Über die genaue Aufbewahrungsdauer von Belegen informiert auch § 147 AO. Generell gilt es, sich vor der Vernichtung von Belegen ausreichend zu informieren, wie lange diese aufzubewahren sind.

Das müssen Sie als Vorstand berücksichtigen

Um der Rechenschaftspflicht als Vorstand eines Vereins voll umfänglich nachzukommen, gilt es folgende Kriterien zu berücksichtigen:

1. Es muss eine lückenlose Aufstellung der Kosten erfolgen, die für alle nachvollziehbar ist und somit ein eindeutiges Bild zur finanziellen Situation des Vereins zeichnet. Der Rechenschaftsbericht enthält dahingehend eine Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben – gebräuchlich ist dafür eine Einnahmenüberschussrechnung.
2. Ein Bestandsverzeichnis gibt den Überblick über alle Vermögensgegenstände des Vereins. Dazu zählt beispielsweise die Ausstattung der Vereinsräumlichkeiten oder der Fuhrpark eines Vereins.
3. Der Vorstand sollte stets alle Belege zu den Ein- und Ausnahmen geordnet aufbewahren. Denn die Mitgliederversammlung hat im Rahmen der Rechenschaftspflicht des Vereins das Recht, nach den Belegen zu verlangen.

Gut zu wissen: Die Rechenschaftspflicht im Rahmen einer Vereinsbuchhaltung gilt nur gegenüber der Mitgliederversammlung. Einzelne Mitglieder haben demnach kein Recht, eine Auskunft über die Finanzen des Vereins sowie die Einnahmen und Ausgaben zu verlangen.

Wie oft muss der Vorstand dieser Auskunftspflicht nachkommen?

Meist ist das eine Regelung, die in der Satzung festgehalten wird. Üblicherweise kommen die meisten Vorstände der Rechenschaftspflicht einmal im Jahr nach und präsentieren die Zahlen des letzten Vereinsjahres. Die Berichterstattung läuft dabei über den Kassenprüfer, der dann auch eine entsprechende Empfehlung abgibt, ob der Vorstand entlastet werden kann.

Rechenschaftspflicht gegenüber dem Finanzamt

Eine Rechenschaftspflicht besteht nicht nur gegenüber der Mitgliederversammlung, sondern auch gegenüber dem Finanzamt. Die Aufstellung von Erträgen und Vereinsvermögen ist dabei auch für Vereine verpflichtend, die keine Gewinnerzielung beabsichtigen. Gerade ein eingetragener Verein nimmt als juristische Person immer am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil. Das macht die Vereinsbuchhaltung zu einer nicht zu vernachlässigenden Angelegenheit. Schließlich möchte das Finanzamt anhand der Einnahmen und Ausgaben überprüfen, ob eine Steuer- und Abgabepflicht besteht.

Meist ist es für Vereine im Rahmen ihrer Vereinsbuchhaltung ausreichend, dabei eine Einnahmenüberschussrechnung aufzustellen, die sich am Geldfluss orientiert und somit eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darstellt. Eine Bilanzierung ist für die meisten Vereine nicht notwendig, mit Ausnahme derer, die mit ihrem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mehr als 60.000 Euro Gewinn erzielen oder der Jahresumsatz die 600.000 Euro übersteigt. Zur Erstellung der Einnahmeüberschussrechnung empfiehlt sich eine Software für die Vereinsbuchhaltung.

Gut zu wissen: Mitgliedsbeiträge und Spenden werden nicht als steuerpflichtige Einnahme eines Vereins gewertet.

Kontrolle durch den Kassenprüfer

Dem Kassenprüfer kommt bei der Vereinsbuchhaltung die Aufgabe zu, den Vorstand bezüglich der dargelegten Finanzen zu entlasten. Der Vorstand steht dabei in der Pflicht, regelmäßig Rechenschaft über die Vereinsverwaltung abzulegen. Die Häufigkeit dessen wird vom jeweiligen Verein in der Satzung selbst festgelegt, liegt in der Regel aber bei einem Zyklus von einem Jahr.

Tipp: Ist der Vorstand mit der Kostenaufstellung noch nicht fertig, um sie bei der Mitgliederversammlung vorzulegen, sollte er bei der Einladung darauf hinweisen und bei der Mitgliederversammlung selbst Gründe angeben.

Exakte Vereinsbuchhaltung notwendig

Gemeinnützige Vereine haben eine Aufzeichnungspflicht. Diese ist unabdingbar, um das Finanzamt über den aktuellen Stand der Gewinne und Verluste zu informieren. Für gemeinnützige Vereine ist ein exakter Kontenrahmen verpflichtend, um die finanzielle Situation darzustellen. Dieser Kontenrahmen ist in vier Bereiche zu unterteilen:

• Ideeller Bereich
• Zweckbetrieb
• Vermögensverwaltung
• Ertragssteuerpflichtiger Geschäftsbetrieb.

Den Steuerbehörden muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vorgelegt werden. Eine Bilanzierung und doppelte Buchführung ist nur für Vereine verpflichtend, welche mehr als 60.000 Euro p.a. Gewinn oder über 600.000 Umsatz machen.

Der Verein muss außerdem Belege vorlegen können, dass seine Gelder und Gegenstände gemäß dem Vereinszweck und gemäß AO § 55 Absatz 1 Satz 5 zeitnah verwendet werden. Bei Fördermitteln heißt zeitnah, dass diese spätestens zwei Jahre nach dem Erhalt verwendet werden müssen (Nachweispflicht).

Alles rund um Steuern im Verein haben wir Ihnen zusätzlich hier zusammengestellt.

Gemeinnützige Vereine und Steuervorteile

Die genannten Auflagen machen die Buchführung eines gemeinnützigen Vereins nicht leicht. Trotzdem hat ein Verein mit gemeinnützigem Status auch Vorteile: Er ist von der Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer befreit, braucht jedoch immer noch eine Steuernummer beim Finanzamt. Hinzu kommt, dass gemeinnützige Vereine ihre Spenden steuerlich absetzen können, da sie zur Ausstellung einer Spendenbescheinigung berechtigt sind. Auch profitieren gemeinnützige Vereine neben der Erleichterung bei den Steuerabgaben von einer finanziellen Förderung ihrer Projekte.

Für die Vereinsbuchhaltung bedeutet das allerdings, dass diese eine detailliertere Aufzeichnungspflicht erfüllen muss und somit viele Belege zusammenkommen – andernfalls gefährdet der Verein seine Gemeinnützigkeit. So muss der gemeinnützige Verein belegen können, dass alle Mittel zweckgebunden zum Einsatz kamen. Auch gilt eine Nachweispflicht über die zeitnahe Verwendung der Mittel, die sich auf zwei Jahre nach Erhalt bezieht. Die Einnahmenüberschussrechnung hat nach steuerlichen Bereichen aufgeteilt zu erfolgen. Das bedeutet vor allem einen gesteigerten Aufwand bei der Vereinsbuchhaltung, aber auch eine Minderung in der Entscheidungsfreiheit des Vorstands. Denn die finanziellen Mittel müssen innerhalb eines gesetzten zeitlichen Rahmens für festgelegte Zwecke eingesetzt werden.

Pflichten bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung

Ein gemeinnütziger Verein hat keine Gewinnerzielungsabsicht, hat jedoch trotzdem mit der Insolvenz zu rechnen. Bei ordentlicher Buchführung sollte der Vorstand keine Probleme haben, eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit zu entdecken. Fehlerhafte Buchführung ist nicht nur ein Grund, dem Vorstand die Wiederwahl zu verweigern. Sieht der Vorstand, dass der Verein zahlungsunfähig ist oder ein Verdacht auf Überschuldung vorliegt, muss er Insolvenz anmelden. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen (BGB § 42 Abs. 1). Stellt der Vorstand den Antrag auf Insolvenz nicht unverzüglich, kann er dafür auch haftbar gemacht werden.