DIE ÜBUNGSLEITER­PAUSCHALE

• Die Übungsleiterpauschale – das Wichtigste auf einen Blick
• Was ist die Übungsleiterpauschale?
• Muster für den Übungsleitervertrag
• Welche Voraussetzungen gelten für die Übungsleiterpauschale?
• Beispiele für begünstigte und nicht begünstigte Tätigkeiten:
• Was müssen Vereine im Zusammenhang mit dem Steuerfreibetrag beachten?
• Vereine sollten sich schriftlich absichern
• Der Übungsleitervertrag – Checkliste für Vereine
• Die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung
• Die Übungsleiterpauschale in Kombination mit anderen Einkünften
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Die Übungsleiterpauschale – das Wichtigste auf einen Blick

• Mit der Übungsleiterpauschale können Vereine ihre ehrenamtlich tätigen Ausbilder, Trainer, Dozenten, Pfleger, Erzieher und Künstler entlohnen. Anders als die Ehrenamtspauschale wird die Übungsleiterpauschale nicht für jede ehrenamtliche Arbeit gewährt.  Begünstigt ist nur, wer einer ehrenamtlichen pädagogischen, pflegerischen oder künstlerischen Tätigkeit nachgeht.
• Seit dem Jahr 2021 beträgt die Übungsleiterpauschale 3.000 Euro pro Jahr. Sollten Vereine noch Verträge von vor 2021 haben und die Vergütung anpassen wollen, müssen dafür die geltenden Verträge entsprechend geändert bzw. die Erhöhung durch einen Vorstandsbeschluss festgelegt werden.
• Darüber hinaus muss es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit im ideellen Bereich der Organisation handeln.
• Die Übungsleiterpauschale kann als steuerfreie Pauschale in der Steuererklärung angegeben werden. Damit bleiben bis zu 3.000 Euro ihres Verdienstes jährlich für Ehrenamtliche steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Für unterschiedliche Tätigkeiten im Verein können Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale auch kombiniert gezahlt werden.

Was ist die Übungsleiterpauschale?

Zugegeben, der Name ist etwas verwirrend. Denn, wer als „Übungsleiter“ vom gleichnamigen Freibetrag profitieren möchte, muss sich nicht zwangsläufig als Trainer in einem Sportverein engagieren. Auch ehrenamtliche Pfleger, Erzieher, Musiker oder Ausbilder können mit der Übungsleiterpauschale für ihr Engagement entlohnt werden. Ihnen kann der Verein pro Jahr bis zu 3.000 Euro (mtl. 250 Euro) zahlen, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben fällig werden. Auch der Verein hat keine Sozialversicherungsabgaben zu entrichten.

Welche Voraussetzungen gelten für die Übungsleiterpauschale?

Die steuerfreie Übungsleiterpauschale ist an eine Reihe von Bedingungen geknüpft, die im Einkommenssteuergesetz (EStG) in §3 Nr. 26 (§ 3 EStG – Einzelnorm (gesetze-im-internet.de)) definiert wurden. Dort heißt es wörtlich:

„Steuerfrei sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten, aus nebenberuflichen künstlerischen Tätigkeiten oder der nebenberuflichen Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen im Dienst oder im Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, die in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum Anwendung findet, oder in der Schweiz belegen ist, oder einer unter § 5 Absatz 1 Nummer 9 des Körperschaftsteuergesetzes fallenden Einrichtung zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke (§§ 52 bis 54 der Abgabenordnung) bis zur Höhe von insgesamt 3 000 Euro im Jahr.,

Danach müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, um den Steuerfreibetrag gewähren bzw. erhalten zu können:

• Die Übungsleiterpauschale kann (im Gegensatz zur Ehrenamtspauschale) nur für bestimmte begünstigte Tätigkeiten gewährt werden. Es kann also nur ein fester Personenkreis profitieren. Dazu zählen u.a. Übungsleiter, Trainer, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer, aber auch Ehrenamtliche, die künstlerisch tätig sind oder sich der Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen widmen.
• Die ehrenamtliche Tätigkeit muss bei einer gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaft ausgeübt werden. Als öffentlich-rechtliche Körperschaft gelten unter anderem Universitäten, Fachhochschulen, Schulen und Volkshochschulen. Eine gemeinnützige Körperschaft ist jeder Verein oder Verband, der einen in § 52 AO (§ 52 AO – Einzelnorm (gesetze-im-internet.de)) aufgelisteten Zweck verfolgt und vom Finanzamt einen entsprechenden Freistellungsbescheid erhalten hat;
• Die ehrenamtliche Tätigkeit muss im ideellen Bereich, also in der Vereinsarbeit oder in einem Zweckbetrieb erfolgen, d.h. der Förderung eines gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweckes dienen. Dazu zählt jede Tätigkeit, die dem Zweck des gemeinnützigen Vereins dient. Dazu gehört zum Beispiel die Arbeit in Alten- und Pflegeheimen, in Sportvereinen, in der Jugendhilfe, in Religionsgemeinschaften oder Werkstätten für behinderte Menschen.  Für nähere Informationen zu den unterschiedlichen Steuerbereichen im Verein lesen Sie bitte unseren Beitrag zum Thema Steuern im Verein.
• Die Übungsleiterpauschale darf nur auf nebenberufliche Tätigkeiten angewendet werden. Für das Merkmal der Nebenberuflichkeit gilt, dass  für die Tätigkeit nicht mehr als ein Drittel der Stunden anfallen darf, die der Ehrenamtliche für einen Hauptberuf aufwendet oder aufwenden würde. 14 Stunden pro Woche im Jahresdurchschnitt gelten hier als Richtwert. Maßgeblich ist dabei nicht, ob der Ehrenamtliche tatsächlich einen Hauptberuf ausübt; es kommt ausschließlich auf die zeitliche Komponente an.
• Die Übungsleiterpauschale gilt vereinsunabhängig pro Person und Jahr. Sie darf bei mehreren ehrenamtlichen Übungsleiter-Aktivitäten nicht mehrfach angewendet werden. Alle Einnahmen darüber hinaus müssen versteuert werden.
• Die Zahlung einer Übungsleiterpauschale ist nicht zulässig, wenn die gleiche Arbeit bereits durch einen anderen Freibetrag, z.B. die Ehrenamtspauschale, honoriert wird. Es gilt: Kein weiterer Freibetrag für dieselbe Tätigkeit.
• Für die Zahlung der Übungsleiterpauschale ist eine Satzungsregelung nicht erforderlich. Die Übungsleiterpauschale kann in jedem gemeinnützigen Verein ausbezahlt werden.
• Die Übungsleiterpauschale kann an Mitglieder, Vorstandsmitglieder oder Dritte ausbezahlt werden. Wichtig bei der Ausbezahlung ist stets nur, dass die genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Der Vorstand darf also nicht für seine Vorstandstätigkeit mit der Übungsleiterpauschale vergütet werden – denn die Vorstandstätigkeit ist keine Tätigkeit im begünstigten Bereich.
• Die Übungsleiterpauschale kann entweder pauschal oder in Raten (z.B. monatlich) ausbezahlt werden. Die Vereine sind in der Gestaltung der Zahlung also recht flexibel und müssen lediglich beachten, dass die Grenze von EUR 3.000/Jahr nicht überschritten wird.
• Wichtig: Der Vorstand sollte unbedingt für eine adäquate Absicherung sorgen, denn für Fehler beim Abschluss von Verträgen haften Verein und Vorstand – der Vorstand sogar mit dem Privatvermögen. Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs bietet das DEUTSCHE EHRENAMT Ihrem Verein und Ihnen als persönlich haftenden Vorstand den notwendigen Versicherungsschutz, Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung sowie steuerrechtliche Beratung und die Betreuung unseres Expertenteams bei der Vereinsführung.

Beispiele für begünstigte und nicht begünstigte Tätigkeiten:

Im Internet gibt es detaillierte Auflistungen, welche Tätigkeiten im Verein durch den Übungsleiterfreibetrag begünstigt sind. Hier sind einige Beispiele aus der Vereinspraxis:

Was müssen Vereine im Zusammenhang mit dem Steuerfreibetrag beachten?

Vereine sollten sich schriftlich absichern

Da die Übungsleiterpauschale jährlich nur einmal angerechnet werden kann, sollten Vereine sich schriftlich bestätigen lassen, dass der Begünstigte nicht bereits bei einem anderen Verein oder Auftraggeber von dem Freibetrag profitiert. Ehrenamtliche Betreuer, Vormunde und Pfleger zum Beispiel können die Übungsleiterpauschale auf ihre Einkünfte anrechnen lassen.

Der Übungsleitervertrag – Checkliste für Vereine

Setzen Sie auf jeden Fall mit Sorgfalt einen Übungsleitervertrag auf und achten Sie dabei auf Folgendes:

• Es wird explizit herausgestellt, dass es sich um einen Vertrag für einen nebenberuflichen Übungsleiter handelt.
• Vertragsparteien und Vertragsbeginn werden korrekt angegeben.
• Die Aufgaben des Übungsleiters werden konkret beschrieben.
• Eine Vertragsklausel legt fest, dass der Übungsleiter eine steuerfreie Entschädigung zur pauschalen Abgeltung seines Aufwands erhält und wann diese fällig wird. (z.B. monatlich)
• Der Vertrag enthält eine Erklärung des Übungsleiters darüber, dass er keine gleichartigen nebenberuflichen Tätigkeiten ausübt.
• Alternativ wird im Vertrag angegeben, ob und in welchem Umfang der Übungsleiter im laufenden Jahr bereits bei einem anderen Verein/Auftraggeber von der Übungsleiterpauschale profitiert hat.
• Der Übungsleiter sichert vertraglich zu, den Verein bei Aufnahme einer weiteren nebenberuflichen Tätigkeit umgehend zu informieren.
• Der Übungsleiter versichert mit seiner Unterschrift, dass er seine Angaben wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen gemacht hat.

Die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung

Für die Übungsleiterpauschale gelten dieselben Anlagen wie für die Ehrenamtspauschale. Sie ist als Einnahme in der Steuererklärung anzugeben, dabei aber keiner bestimmten Einkunftsart zugeordnet.

Selbstständige

Selbständige tragen ihre steuerfreien Einnahmen in der Anlage S in den Zeilen 9 (sonstige selbständige Arbeit) und 36 (Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit) ein.

Bleiben die Einnahmen aufgrund der Übungsleiterpauschale steuerfrei, muss keine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) abgegeben werden.

Arbeitnehmer

Arbeitnehmer tragen steuerfreie Einnahmen bis zu 3.000 Euro in der Anlage N, Zeile 26 ein. Übersteigen diese den Ehrenamtsfreibetrag, wird der Mehrbetrag als Arbeitslohn in Zeile 20 der Anlage N aufgenommen.

Die Übungsleiterpauschale in Kombination mit anderen Einkünften

Übungsleiterfreibetrag + Ehrenamtspauschale

Eine Kombination beider Pauschalen für ein und dieselbe Tätigkeit ist nicht möglich. Es dürfen aber beide Vergünstigungen in Anspruch genommen werden, wenn es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt, selbst wenn diese für den gleichen Verein geleistet werden, z.B. als Chorleiter und Kassenwart.

Übungsleiterpauschale + Übungsleiterpauschale bei Ehegatten

Gemeinsam veranlagte Ehepaare können den doppelten Freibetrag nutzen. Engagieren sich beide Partner ehrenamtlich im Rahmen einer Übungsleitertätigkeit, steht beiden jeweils eine Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000 Euro zu. Das gleiche gilt für die doppelte Anrechnung der Ehrenamtspauschale oder eine Kombination beider Freibeträge.

Übungsleiterpauschale + Arbeitnehmerpauschbetrag

Wer nicht anderweitig angestellt ist, kann die ehrenamtliche Tätigkeit auch als Arbeitnehmer ausüben. Dazu muss mit der gemeinnützigen Organisation ein schriftlicher Arbeitsvertrag vereinbart werden. Dann kann der Ehrenamtliche unter bestimmten Voraussetzungen statt tatsächlicher Werbungskosten den  Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro geltend machen. Dieser bleibt zusätzlich zur Übungsleiterpauschale steuerfrei. Vor allem Rentner und Studenten profitieren von dieser Option. Hierbei sollte aber immer beachtet werden, dass für den Verein sämtliche Arbeitgeber-Pflichten entstehen, wie z.B. die Einhaltung des Mindestlohns.