DIE AUFWANDS­ENTSCHÄDIGUNG

• Das Wichtigste zur Aufwandsentschädigung
• Unterschiede zwischen Aufwendungsersatz und Aufwandsentschädigung
• Welche Pauschalen für die Zahlung einer Aufwandsentschädigung gibt es?
• Wem darf der Verein eine Aufwandsentschädigung zahlen? 
• Zählt eine Aufwandsentschädigung als steuerpflichtige Vergütung? 
• Was ist bei einer Aufwandsspende zu beachten? 
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Das Wichtigste zur Aufwandsentschädigung

• Gemeinnützige Körperschaften, wie zahlreiche Vereine, dürfen ehrenamtliche Helfer für deren geleisteten Zeit- und Arbeitsaufwand steuerfrei entschädigen.
• Aufwandsentschädigungen gelten als Einkünfte und sind daher grundsätzlich einkommenssteuerpflichtig. Für das Ehrenamt gelten allerdings Freibeträge. Nur wenn diese überschritten werden, muss der Mehrbetrag versteuert werden. 
• Diese Freibeträge liegen für die sog. Ehrenamtspauschale bei bis zu 840 Euro pro Jahr und Person und für die sog.  Übungsleiterpauschale  bei maximal 3.000 Euro pro Jahr und Person. 
• Eine Aufwandsentschädigung kann mit Ausnahme des Vorstandes jedem ehrenamtlich Tätigen gezahlt werden unabhängig davon, ob die Person Mitglied im Verein ist oder nicht.
• Der gesetzliche Höchstbetrag (840 Euro bzw. 3.000 Euro pro Jahr) gilt für die Summe aller Aufwandsentschädigungen, die eine Person innerhalb eines Kalenderjahres, egal aus welcher Tätigkeit, vereinnahmt hat. 
• Mitglieder des Vorstands können eine solche Aufwandsentschädigung nur erhalten, wenn dies explizit in der Vereinssatzung geregelt ist.
• Spendet eine ehrenamtlich tätige Person diese Aufwandsentschädigung an den Verein, verzichtet also auf die Auszahlung, kann der Verein hierfür eine Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Voraussetzung dafür ist aber, dass er wirtschaftlich in der Lage wäre, die Aufwandsentschädigung auszuzahlen. Ist ihm das finanziell nicht möglich, wird der Aufwandsverzicht nicht als Spende anerkannt.
• Von der Aufwandsentschädigung zu unterscheiden ist der Aufwendungsersatz. Der Aufwendungsersatz wird ehrenamtlich Tätigen für deren tatsächlich erbrachte Auslagen bezahlt, wie etwa Reisekosten.

Unterschiede zwischen Aufwendungsersatz und Aufwandsentschädigung

Bei der Vergütung von Ehrenamtlichen muss zwischen zwei Positionen unterschieden werden: dem Aufwendungsersatz und der Aufwandsentschädigung.

Der Aufwendungsersatz wird für Kosten bezahlt, die die Ehrenamtlichen für den Verein verauslagen. Die Nutzung des eigenen Autos für Vereinszwecke, Telefon-, Porto- oder Reisekosten oder auch das Überlassen privater Räume und Plätze – die Liste an Aufwendungen, die Ehrenamtliche für ihren Verein erbringen, ist lang. Werden diese Aufwendungen vom Verein zurückerstattet, handelt es sich dabei um die Zahlung eines Aufwendungsersatzes. Aufwendungen sind also tatsächlich erbrachte Kosten des Ehrenamtlichen.

Die Aufwandsentschädigung hingegen wird für den Zeitaufwand der Ehrenamtlichen bezahlt. Die Ehrenamtlichen werden in verschiedener Form, z.B. als Trainer oder als Organisator, für den Verein tätig. Soll diese Tätigkeit vergütet werden, handelt es sich um eine Aufwandsentschädigung.

Der Anspruch der Ehrenamtlichen auf Zahlung des Aufwendungsersatzes ergibt sich aus dem Gesetz. Das bedeutet, dass hierfür keine vertragliche Regelung getroffen werden muss. Der Verein ist vielmehr immer verpflichtet, diese Kosten zu erstatten – jedenfalls sofern diese angemessen und im Sinne des Vereins sind. Demnach muss eine Aufwendung erstattet werden, wenn

• diese für die Vereinstätigkeit notwendig ist, 
• sie im Umfang dem Zweck angemessen ist und 
• die Kosten tatsächlich entstanden sind (z.B. Nachweis durch Quittungen, Belege etc.). 

Die Auszahlung muss gegenüber Mitgliedern, Vorstandsmitgliedern oder sonstigen Dritten erfolgen.

Ein Anspruch der Ehrenamtlichen auf Zahlung von Aufwandsentschädigungen hingegen entsteht nur dann, wenn dies vertraglich festgelegt wurde. Sofern keine vertragliche Regelung besteht, muss der Verein keine Entschädigung bezahlen.

Die Ausführungen im Folgenden beziehen sich ausschließlich auf die Aufwandsentschädigung.

Welche Pauschalen für die Zahlung einer Aufwandsentschädigung gibt es?

Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale sind steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandspauschalen für ehrenamtliches Engagement. Das bedeutet, dass eine gemeinnützige Körperschaft diese Pauschalen ausbezahlen kann, ohne dass hierfür Steuern oder sonstige Abgaben bezahlt werden müssen. Die Ehrenamtlichen erhalten also genau den Betrag, den der Verein bezahlt (keine Brutto-Netto-Differenzen). Die gesetzlichen Regelungen hierfür finden sich in § 3 Nr. 26 bzw. Nr. 26a EStG.

Die Ehrenamtspauschale kann in Höhe von maximal 840 Euro für sämtliche Aufgaben im Rahmen des Ehrenamts gewährt werden. Die Übungsleiterpauschale von bis zu 3.000 Euro hingegen kann nur für bestimmte Tätigkeiten gezahlt werden. Die Tätigkeit muss durch eine pädagogische Ausrichtung gekennzeichnet sein. Hierzu gehören bspw. Übungsleiter*innen, Ausbilder*innen, Erzieher*innen, Betreuer*innen oder vergleichbare Tätigkeiten, künstlerische Tätigkeiten, Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen.

Die Pauschalen gelten pro Jahr und Person. Eine Kombination beider Freibeträge für ein und dieselbe Tätigkeit ist nicht möglich. Es dürfen aber beide Vergünstigungen in Anspruch genommen werden, wenn es sich um verschiedene Tätigkeiten handelt, selbst wenn diese für den gleichen Verein geleistet werden. 

Wem darf der Verein eine Aufwandsentschädigung zahlen? 

Im Prinzip darf der Verein eine Aufwandsentschädigung für jede ehrenamtliche Unterstützung zahlen, die dem Vereinszweck dient. Der Empfänger muss dafür nicht unbedingt Mitglied des Vereins sein. Auch externe Mitarbeiter, wie etwa selbstständige Trainer oder freiberufliche Dozenten, Studenten, Hausfrauen oder Rentner, können abhängig von ihrer Tätigkeit für den Verein entweder mit der Ehrenamts- oder der Übungsleiterpauschale honoriert werden. 

Ausnahme: Der Vorstand darf gem.  §27 Abs. 3 BGB grundsätzlich keine Vergütung für seine Arbeit erhalten. Eine Vergütung der Vorstandstätigkeit ist nur zulässig, wenn dies in der Satzung geregelt ist. Wird ohne eine Satzungsregelung eine Aufwandsentschädigung an Vorstandsmitglieder bezahlt, droht dem Verein die Aberkennung der Gemeinnützigkeit. 

Wichtig: Der Vorstand sollte unbedingt für eine adäquate Absicherung sorgen, denn für Fehler bei Aufwandsentschädigungen & Co. haften Verein und Vorstand – der Vorstand sogar mit dem Privatvermögen. Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs bietet das DEUTSCHE EHRENAMT Ihrem Verein und Ihnen als persönlich haftenden Vorstand den notwendigen Versicherungsschutz, Rechtsberatung inkl. Überprüfung der Satzung sowie steuerrechtliche Beratung und die Betreuung unseres Expertenteams bei der Vereinsführung.  Eine entsprechende Klausel in der Vereinssatzung könnte wie folgt lauten: 

„Der Vorstand/Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ausgeübt werden.“

Zählt eine Aufwandsentschädigung als steuerpflichtige Vergütung? 

Eine Aufwandsentschädigung zählt in Deutschland zu den Einkünften und ist damit grundsätzlich steuerpflichtig. Allerdings wurden zur Förderung des Ehrenamts Freibeträge festgesetzt (sog. Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale), in deren Rahmen die Einkünfte für ehrenamtliche Tätigkeiten steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Die jeweilige Summe (840 Euro bzw. 3.000 Euro pro Jahr)  gilt als Höchstbetrag für eine Person pro Jahr. Das bedeutet, dass eine Person nicht von verschiedenen Vereinen die Ehrenamtspauschale erhalten kann. Sie kann nur insgesamt EUR 840 erhalten, egal aus welcher Tätigkeit. Übersteigt die Vergütung den Freibetrag, müssen die Mehreinkünfte versteuert werden. 

Bei Zahlungen, die die Freibeträge überschreiten, handelt es sich dann entweder um Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit oder aus einer abhängigen Beschäftigung, also einem Arbeitsverhältnis – wenn auch nur kurzfristig oder geringfügig. In diesem Fall müssen entsprechende Steuern und ggfls. Sozialabgaben bezahlt werden.

Was ist bei einer Aufwandsspende zu beachten? 

Es kommt häufig vor, dass der Verein den Ehrenamtlichen vertraglich die Zahlung einer Ehrenamtspauschale zusagt und der Ehrenamtlich dann auf die Auszahlung verzichtet. Dies stellt eine sog. Aufwandsspende dar und im Gegenzug kann eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden. Geld fließt dabei also nicht. Voraussetzung für die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung ist aber, dass der Verein in der Lage wäre, die vertraglich festgelegte Aufwandsentschädigung auch auszuzahlen. Die gemeinnützige Organisation muss wirtschaftlich leistungsfähig genug sein, den entsprechenden Aufwandsersatz auch tatsächlich zu leisten; ansonsten unterstellt die Finanzverwaltung eine fehlende Ernsthaftigkeit. Der Verein muss also unabhängig vom späteren Verzicht in der Lage sein, die geschuldeten Beträge zu zahlen. Wäre es dem Verein also finanziell kaum möglich gewesen, diese Zahlung zu leisten, wird der Aufwandsverzicht vom Finanzamt nicht als Spende anerkannt. 

Vereine sollten deshalb in solchen Fällen durch eine entsprechende Budgetplanung nachweisen, dass sie die zugesagten Erstattungsansprüche tatsächlich erfüllen können. Auf keinen Fall dürfen Erstattungszusagen einen unüberschaubaren Umfang annehmen. Der Vorstand sollte also die Zusagen der ungefähren Höhe nach dokumentieren und kontrollieren.