Jahreshauptversammlung im Verein

Das Treffen des Vereins

Jahreshauptversammlung wird die ordentliche Mitgliederversammlung genannt, die einmal im Jahr abgehalten wird.

Zeitpunkt der Jahreshauptversammlung

In der Satzung eines Vereins muss zumindest geregelt sein, dass die Mitgliederversammlung in einem bestimmten Turnus stattfinden muss. Dabei muss die Mitgliederversammlung nicht unbedingt jedes Jahr stattfinden. Es kann z.B. heißen „zum Ende des Jahres“ oder „einmal in zwei Jahren“. In den meisten Vereinen findet die Mitgliederversammlung einmal im Jahr statt.
 
Wenn ein für den Verein wesentlicher Grund vorliegt oder ein in der Satzung festgelegter bestimmter Fall zutrifft (§ 36 BGB), ist dagegen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Pflicht für die Einberufung der ordentlichen und außerordentlichen Mitgliederversammlung hat der Vorstand zu erfüllen.



Mitgliederversammlung

Eine Mitgliederversammlung hat wichtige Angelegenheiten zu regeln, die der Vorstand nicht erledigen kann. Aufgabe der Mitgliederversammlung ist es außerdem, den Vorstand zu wählen und abzuwählen. Dies wird in der Regel auf der Jahreshauptversammlung gemacht.

Einladung zur Jahreshauptversammlung

Frist der Einladung

Auch wenn die Jahreshauptversammlung ein fester Termin ist, ist es ratsam für den Verein, die Einladung zur Jahreshauptversammlung schon frühzeitig an die Mitglieder zu verschicken. Dadurch haben sie genug Zeit, sie einzuplanen. Wir empfehlen vier Wochen.
Der Verein muss nicht, kann aber eine Frist in der Satzung festlegen. Dabei ist der Anfahrtsweg und die Realisierbarkeit für alle Mitglieder zu beachten.
Die Post für minderjährige Mitglieder geht an deren Erziehungsberechtigte(n).

Verschiebung

Eine Verschiebung der Jahreshauptversammlung ist möglich, wenn triftige Gründe vorliegen. Wenn z.B. der Vorstand erkrankt oder jemand, ohne dessen Hilfe man einen wichtigen Tagesordnungspunkt nicht besprechen kann oder wenn zu viele Mitglieder nicht kommen können. Die Mitglieder müssen von der Verschiebung informiert werden und ein zeitnaher Ausweichtermin gefunden werden.

Was muss die Einladung enthalten?

In die Einladung zur Jahreshauptversammlung muss der Verein Ort und Zeit schreiben. Die Einladung muss außerdem die Tagesordnungspunkte enthalten, die an dem Termin abgearbeitet werden.

Versenden der Einladung

Die Einladung muss der Verein an jedes Mitglied versenden. Die Einladungen können z.B. per Post oder Homepage erledigt werden. Per Email, Messenging-Dienst oder Aushang geht dies nur in Verbindung mit Post oder Homepage.