Der Förderantrag: Gut geplant ist halb genehmigt

Will Ihr Verein Fördermittel beantragen, muss er sich bei der entsprechenden Förderinstitution dafür bewerben. Genauer gesagt: Sie müssen einen Förderantrag stellen. Das klingt in der Theorie einfacher, als es in der Realität ist. Je höher die Summe, um die Sie sich bewerben, desto komplizierter gestaltet sich in der Regel das Antragsverfahren. Hier sind Sie gut beraten, wenn Sie sich Techniken des Projektmanagements zu nutzen machen und die Sache strukturiert angehen. Übrigens: Gerne unterstützen wir Sie und Ihren Verein mit unserer individuellen Fördermittelberatung.

Sie brauchen einen Plan um Fördermittel erfolgreich zu beantragen!

Pläne ausarbeiten, Listen führen, Tabellen pflegen – Pragmatikern und Machern ist all das ein Gräuel. Sie wollen lieber sofort loslegen und die Arbeit erledigen. Auch wenn diese dynamische Arbeitsweise meist schnell und unkompliziert zum Ziel führt, bei der Beantragung von Fördermitteln sind eher strukturierte Planer gefragt. Warum? Für einen Förderantrag muss eine Unmenge an Informationen und Daten zusammengetragen werden. Es gilt, Partnerorganisationen und Mitarbeiter zu involvieren, Deadlines einzuhalten und komplizierte Formulare auszufüllen. Je höher dabei die Fördersumme, umso komplexer der Antrag. Ein verpasster Termin, ein Formfehler oder eine vergessene Unterschrift können die Arbeit von Wochen zunichtemachen. Wer sich nicht verzetteln will, muss strukturiert vorgehen. Deshalb brauchen Sie einen Plan!

Fördermittel beantragen: Schauen Sie ruhig von anderen ab!

Wenn Sie noch nie einen Fördermittelantrag für Ihren Verein gestellt haben, können Sie bezüglich der Arbeitsplanung auch auf keine Erfahrungswerte zurückgreifen. Umso hilfreicher ist es, vom Knowhow und den Erfahrungen anderer zu profitieren. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, einen Antrag einzusehen, der bereits bewilligt oder abgelehnt wurde. Meist gibt die Entscheidungsbegründung der Förderer wertvollen Aufschluss über zu wichtige Inhalte oder zu vermeidende Fehler. Achtung: Antrag ist nicht gleich Antrag. Die Förderprogramme unterscheiden sich stark voneinander. Aber selbst wenn Sie dank guter Beziehungen die Gelegenheit haben, einen ähnlichen Förderantrag zu lesen oder mit sich mit Menschen auszutauschen, die diesen Prozess schon einmal hinter sich gebracht haben, bekommen Sie ein gutes Gefühl für die Aufgabe.

Cleveres Zeitmanagement beugt Überraschungen vor

Natürlich gibt es Förderer, die eine entspannte Haltung zum bürokratischen Papierkram pflegen. Sie regeln das Wesentliche in einem persönlichen Gespräch und benötigen nur der Form halber einen kurzen schriftlichen Antrag von Ihnen. Öffentliche Förderprogramme, vor allem auf EU-Ebene, sind ein anderes Kaliber: Hier kann die Arbeit an einem Förderantrag Monate verschlingen, bei kleineren Summen immerhin mehrere Wochen. Das sollte Ihnen mit Blick auf die Abgabefrist bewusst sein. Je weniger Zeit Ihnen zur Verfügung steht, umso sorgfältiger sollten Sie die Arbeit planen.

Der Abgabetermin ist der erste und der wichtigste Fixpunkt Ihres Zeitplans, denn Anträge die später eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt. Ein Tipp: Ziehen Sie die offizielle Frist eine Woche vor und verankern Sie den früheren Termin in allen beteiligten Köpfen als die finale Deadline. Sie wissen ja, wie das mit Plänen so ist: Irgendetwas kommt immer dazwischen. Ein kleiner Puffer ist dann sehr beruhigend.

Fördermittel mit Zwischenzielen beantragen

Liegen Sie gut in der Zeit? Zwischenziele sorgen für Orientierung  

Wenn Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben verschafft haben, die im Rahmen der Antragstellung anfallen, können Sie Zwischenziele definieren und terminieren. Wann müssen alle Kostenvoranschläge vorliegen und Unterschriften eingeholt sein? Wann sollte der erste Textentwurf und wann der Budgetplan stehen? Setzen Sie klare Deadlines! So können Sie immer kontrollieren, ob Sie gut in der Zeit liegen oder korrigierende Maßnahmen ergreifen müssen. Vergessen Sie nicht, den Zeitplan mit allen zu teilen, die am Förderantrag beteiligt sind. Auch sie müssen sich an die Vorgaben halten und zu den festgelegten Terminen (Zwischen)Ergebnisse vorweisen.

Rechnen Sie bei der Beantragung von Fördergeldern mit Verzögerungen

Einen Förderantrag ganz in Eigenregie zu erstellen, ist ein hehres Ziel. Meist scheitert es schon daran, dass Sie bei bestimmten Dingen auf die Zuarbeit von Dritten angewiesen sind. Das kann zum Beispiel ein Formularblatt des Antrags oder eine Absichtserklärung (letter of intent) sein, die die Partnerorganisation selbst ausfüllen und unterschreiben muss oder aber notwendige Bankunterlagen und Kostenvoranschläge, die für das Projekt erstellt und eingeholt werden müssen. Da Sie die  Erledigung solcher Aufgaben nicht in der Hand haben, können Sie Verzögerungen auch nicht vermeiden. Deshalb sollten Sie diese Dinge immer als Erstes anstoßen oder zumindest frühzeitig mit der entsprechenden Person einen Termin vereinbaren, um sicherzustellen, dass er oder sie nicht überraschend im Urlaub ist, wenn ihr Zutun gebraucht wird.

Setzen Sie auf Teamwork!

Auch beim Aufsetzen eines Fördermittelantrags hat sich die Teamarbeit bewährt. Zusammen kommt man einfach schneller voran, vor allem wenn jeder aus einem anderen Bereich wertvolles Knowhow mitbringt. Ideal ist es, wenn Sie für das Projektteam zum Beispiel folgende Mitstreiter rekrutieren:

  • Projektmanager: koordiniert die Arbeit, ist Kontakt für Institutionen und Kooperationspartner, baut Kommunikationsstrukturen auf, verteilt Aufgaben, wacht über den Zeitplan
    • Texter, Redakteur: recherchiert und entwirft nach den formalen Vorgaben alle Texte für den Antrag, wie z.B. Anschreiben,  Zusammenfassung und ausführliche Projektbeschreibung
    • Controller, Vertriebler: kümmert sich um den Finanzplan und die Kostenkalkulation, holt Kostenvoranschläge und notwendige Bankunterlagen ein
    • IT-Spezialist: unterstützt bei Bearbeitung des Online-Formulars, installiert und erklärt webbasierte Tools zum gemeinschaftlichen Arbeiten, wie Chat-Software und File-Sharing-Services
    • Übersetzer / Native Speaker: übersetzt, falls nötig, die Inhalte des Antrags ins Englische

Aber auch Freunde und Bekannte, die selbst schon einschlägige Erfahrungen mit Förderanträgen gemacht haben, können eine große Hilfe sein und Ihnen eventuell sogar einen Antrag als Vorlage zur Verfügung stellen. Und falls nicht, profitieren Sie dennoch von ihrem Wissen. Ein Tipp: Viele Fördermittelgeber unterstützen Bewerber mit freien Beratungs- und Informationsangeboten wie Infoveranstaltungen, Kontaktseminaren oder einer telefonische Beratung. Das hilft Ihnen ganz konkret bei der Antragstellung, bietet aber zudem auch die Gelegenheit, mit dem Geber und potenziellen Kooperationspartnern persönlich in Kontakt zu treten. Nutzen Sie diese Angebote!

Auf Nummer sicher:

Machen Sie Backups von dem aktuellen Förderantrag

Die meisten Fördermittelanträge werden heute über ein elektronisches Formular am PC erstellt. Da sind die Probleme im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Formatierungschaos, mangelnde Kompatibilität bis hin zum Worst-Case-Szenario: dem kompletten Datenverlust, weil sich das Formular aus unerfindlichen Gründen plötzlich nicht mehr bearbeiten lässt. Deshalb sollten Sie die folgenden drei Empfehlungen immer beherzigen und alle am Projekt Beteiligten entsprechend sensibilisieren:

  • Erstellen Sie Texte, Tabellen und andere Inhalte für ihren Antrag immer in separaten Dateien und nutzen Sie das Antragsformular erst ganz zum Schluss, um die finalen Inhalte zu kopieren!
  • Wenn Sie Tools zur webbasierten Zusammenarbeit nutzen, machen Sie regelmäßig Backups, also lokale Sicherungskopien, Ihrer Dateien auf ihrem PC!
  • Benutzen Sie niemals verschiedene Textverarbeitungsprogramme oder Betriebssysteme, um ein und dasselbe Formular zu bearbeiten, verwenden Sie wenn möglich das gleiche Programm zum Ausfüllen der Formulare, dass der Geber benutzt hat, um es zu erstellen.

Wann lohnt sich professionelle Unterstützung bei der Fördermittelbeantragung?

Geht es wirklich darum, ein größeres Vorhaben umzusetzen und entsprechende Summen an Fördergeldern zu beantragen, sollte Ihr Verein darüber nachdenken, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Gerade die Fördermittelprogramme der EU sind hinsichtlich ihrer Antragsverfahren so komplex, dass unerfahrene Antragssteller mit hoher Wahrscheinlichkeit formale oder inhaltliche Fehler begehen. Dann waren viele Wochen intensiver Arbeit umsonst. Wer das vermeiden will, kann sich an spezialisierte Agenturen oder freiberufliche Experten wenden, die in Beraterfunktion das komplette Prozedere übernehmen. Natürlich sind sie dabei auch auf die Unterstützung und Zuarbeit des Vereins angewiesen, aber der Aufwand für die Vereinsmitglieder bleibt dennoch überschaubar. Für die Expertenhilfe muss der Verein allerdings zahlen – neben einem vereinbarten Honorar meist auch eine Erfolgsprämie, sofern der Antrag bewilligt wird. Hier gilt es Aufwand und Nutzen in Ruhe abzuwägen. Eventuell hat Ihr Verein Rückstellungen für Honorare gebildet, die jetzt dafür genutzt werden können. Alternativ werden manche Beratungsangebote auch von einzelnen Bundesländern oder Bundesministerien finanziert. Eine  Recherche im Internet dazu lohnt sich allemal.

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