Der Auslagenersatz
Ein Auslagenersatz ist meistens steuerfrei (§ 3 Abs. 50 EStG). Auslagen sind im Namen oder auf Rechnung des Vereins getätigte Ausgaben oder Ausgaben, die (ausschließlich oder zumindest überwiegend) durch die Belange des Vereins bedingt und von diesem veranlasst oder gebilligt sind. Eigeninteresse an den Ausgaben hat der Ehrenamtler dabei nicht (s. Urteil des BFH vom 28.3.2006).
Steuerfreie Einnahmen
Ein Ehrenamtler kauft etwas auf Rechnung des Vereins. Die Auslagen für den Kauf sind nach dem Einkommensteuergesetz steuerfrei, jede Auslage muss jedoch einzeln nachgewiesen werden.
Der Kauf kann dabei unter dem Namen des Ehrenamtlers oder des Vereins gemacht werden. Jede Auslage wird ausschließlich bis zum Kaufpreis ersetzt.
Auslagenersatz – Hier gibt’s Geld zurück!
Ein Cricketcoach zahlt einen kaputten Cricketschläger auf seinen Namen aus eigener Tasche, aber auf die Rechnung des Vereins. Der Coach darf dabei kein Eigeninteresse am Kauf haben, sondern kauft den Schläger nur für den Verein (s. Urteil des BFH vom 28.3.2006). Er kriegt das Geld wieder, da die Kosten nicht seinen Verein, sondern ihn getroffen haben.
Ersatz nach BGB
Nach BGB ist der Verein zum Ersatz der Auslagen verpflichtet, wenn der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen macht, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf. (§§ 27 Abs. 3, 670 BGB). Regelungen zum Auslagenersatz müssen aber nicht in der Satzung stehen, damit dieser erstattet werden kann.
Pauschaler Auslagenersatz
Treten bestimmte Aufwendungen immer wieder und in etwa gleich hoch auf und weist das Vereinsmitglied die entstandenen Aufwendungen nach, so kann auch dieser pauschale Auslagenersatz steuerfrei bleiben – anderenfalls nicht. Der pauschale Auslagenersatz entspricht dem Durchschnittsbetrag. Die tatsächlichen Aufwendungen müssen innerhalb drei Monaten mit Aufzeichnungen nachgewiesen werden, damit der pauschale Auslagenersatz steuerfrei ist. Für die Pauschalität geeignet sind Hotel- oder Reisekosten. Sie können mit den Pauschalsätzen steuerfrei ersetzt werden, die vom Finanzamt anerkannt sind. Voraussetzung ist, dass die Aufwendungen im Auftrag des Vereins geschehen und aufgezeichnet werden (Leistungsempfänger, Vereinszweck und Art der Leistung).
Tarife & Sätze
- Bei den Kosten für eine Übernachtung kann ein Pauschalsatz von 20 € angewendet werden.
- Bei Fahrtkosten kann zudem ein Betrag von 0,30 € pro Kilometer angewendet werden.
- Verpflegungskosten bei einer Reise von 8 – 24 Stunden: 12 €, mehr als 24 Stunden: 24 € + 12 € für Anreise und Abreisetag
