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Der Auslagenersatz 

Ein Auslagenersatz ist meist steuerfrei (§ 3 Abs. 50 EStG). Auslagen sind im Namen oder auf Rechnung des Vereins getätigte Aufwendungen oder Ausgaben, die (ausschließlich oder zumindest überwiegend) durch die Belange des Vereins bedingt und von diesem veranlasst oder gebilligt sind. Eigeninteresse an den Ausgaben hat der Ehrenamtler dabei nicht (s. Urteil des BFH vom 28.3.2006). 

Der Auslagenersatz – eine kleine Definition

Beim Auslagenersatz handelt es sich um eine Kostenerstattung getätigter Aufwendungen, die ein Vereinsmitglied für seinen Verein aus eigener Tasche getätigt hat. Damit dieser Auslagenersatz auch gültig ist, müssen die abzurechnenden Aufwendungen entsprechend belegt und als für die Erfüllung des Ehrenamts erforderlich nachgewiesen werden.  

Steuerfreie Einnahmen durch den Auslagenersatz

Ein Ehrenamtler kauft etwas auf Rechnung des Vereins. Die Auslagen für den Kauf sind nach dem Einkommensteuergesetz steuerfrei, jede Auslage muss jedoch einzeln nachgewiesen werden. 

Der Kauf kann dabei unter dem Namen des Ehrenamtlers oder des Vereins gemacht werden. Jede Auslage wird ausschließlich bis zum Kaufpreis ersetzt. 

Auslagenersatz – Hier gibt´s Geld zurück! 

Ein Cricketcoach zahlt einen kaputten Cricketschläger auf seinen Namen aus eigener Tasche, aber auf die Rechnung des Vereins. Der Coach darf dabei kein Eigeninteresse am Kauf haben, sondern kauft den Schläger nur für den Verein (s. Urteil des BFH vom 28.3.2006). Gemäß des Auslagenersatzes erhält er das Geld wieder, da die Kosten nicht seinen Verein, sondern ihn getroffen haben. 

Gut zu wissen: Der Auslagenersatz gilt für alle ehrenamtlich Tätigen des Vereins und somit auch für den Vorstand, der gegen Beleg seine Aufwendungen erstattet bekommt.  

Auslagenersatz nach BGB

Gemäß §§ 27 Abs. 3, 670 BGB haben ehrenamtlich Tätige eines Vereins einen Anspruch auf die Erstattung von angefallenen und nachgewiesenen, materiellen Aufwendungen. Dieses Recht auf Auslagenersatz ist gesetzlich geregelt und muss damit nicht gesondert in der Satzung aufgeführt sein, um von ihr Gebrauch zu machen. Vielmehr gilt, dass jede Aufwendung, die getätigt wurde, einzeln nachgewiesen werden muss – nur dann greift der Auslagenersatz.  

Pauschaler Auslagenersatz 

Treten bestimmte Aufwendungen immer wieder und in etwa gleich hoch auf und weist das Vereinsmitglied die entstandenen Aufwendungen nach, so kann auch dieser pauschale Auslagenersatz steuerfrei bleiben – anderenfalls nicht. Der pauschale Auslagenersatz entspricht dem Durchschnittsbetrag. Die tatsächlichen Aufwendungen müssen innerhalb von drei Monaten mit Aufzeichnungen nachgewiesen werden, damit der pauschale Auslagenersatz steuerfrei ist. Für die Pauschalität geeignet sind Hotel- oder Reisekosten. Sie können mit den Pauschalsätzen steuerfrei ersetzt werden, die vom Finanzamt anerkannt sind. Voraussetzung ist, dass die Aufwendungen im Auftrag des Vereins geschehen und aufgezeichnet werden (Leistungsempfänger, Vereinszweck und Art der Leistung). 

Tarife & Sätze 

Ein Beispiel: Den pauschalen Auslagenersatz für Hotelkosten kann der Verein übernehmen und somit eine Reise steuerfrei bezahlen. Hierfür gilt: 

  • 6 Euro für eine Reise von 8 bis 14 Stunden 
  • 12 Euro für eine Reise mit einer Dauer von 14 und 24 Stunden 
  • 24 Euro für Reisen ab 24 Stunden plus 12 Euro für den Anreise- und Abreisetag 

Darüber hinaus kann im Rahmen des Auslagenersatzes auch ein Pauschaltsatz von 20€ für eine Übernachtung angewendet werden. Bei Fahrtkosten kann zudem ein Betrag von 0,30 € pro Kilometer erstattet werden. 

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