Der Auslagenersatz im Verein

• Auslagenersatz oder Aufwandsentschädigung – eine Definition
• Auslagenersatz für den Vereinsvorstand
• Auslagenersatz – ein Beispiel
• Fahrtkosten sind nicht gleich Fahrtkosten
• Auslagenersatz für Verpflegungsmehraufwendungen
• Der Auslagenersatz im Verein – zusammengefasst 

Auslagenersatz oder Aufwandsentschädigung – eine Definition

Die Aufwandsentschädigung bezieht sich auf eine pauschale finanzielle Gegenleistung, die der Verein für erbrachte Arbeitszeit und -leistung gewährt. Damit werden beispielsweise ein Trainer oder Betreuer, ein Kassenwart oder der Zuständige für die Reinigung des Vereinsheims entlohnt. Von der Aufwandsentschädigung ausgenommen bleibt dagegen der Vorstand – mit Ausnahme dessen, dass die Satzung dies ausdrücklich beinhaltet.

Der Auslagenersatz (oder manchmal auch Aufwendungsersatz genannt) dagegen bezieht sich auf tatsächlich angefallene Ausgaben, die ein Vereinsmitglied oder Organmitglied getätigt hat, die im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein angefallen sind und die er*sie mit Belegen beweisen kann. Die Liste dieser Auslagen reicht von Telefongebühren über Fahrt- und Übernachtungskosten bis hin zu Büromaterial oder Ausgaben für Sportkleidung. Die Regelungen zum Auslagenersatz gelten für alle Vereinsmitglieder gleichermaßen und bedürfen keiner gesonderten Regelung in der Satzung des Vereins. Vielmehr ergibt sich der Anspruch auf Auslagenersatz aus der gesetzlichen Grundlage gemäß §670 BGB.

Auslagenersatz für den Vereinsvorstand

Der Vorstand eines Vereins ist von einer Vergütung für seine Tätigkeiten ausgeschlossen, sofern die Satzung nicht etwas anderes regelt. Anders verhält sich das mit dem Auslagenersatz, der nicht im Zusammenhang mit seiner aufgewendeten Zeit und seinem Einsatz steht. Das heißt: Auch dem Vorstand des Vereins werden Übernachtungs- oder Fahrtkosten entsprechend der Belege steuerfrei erstattet. Um den Auslagenersatz für sich in Anspruch nehmen zu können, muss ein Vorstand dabei nachweisen, dass die getätigten Aufwendungen in dieser Form für den Verein notwendig waren und der Umfang der Aufwendungen innerhalb eines zweckmäßigen Rahmens liegen und diesen nicht finanziell sprengen. Alle entstandenen Kosten müssen dann durch Belege und Quittungen aufgezeigt werden.

Auslagenersatz – ein Beispiel

Ein Cricketcoach zahlt einen kaputten Cricketschläger auf seinen Namen aus eigener Tasche, aber auf die Rechnung des Vereins. Der Coach darf dabei kein Eigeninteresse am Kauf haben, sondern kauft den Schläger nur für den Verein (ähnlich im Urteil des BFH vom 28.3.2006). Gemäß der Regelungen für den Auslagenersatz erhält er das Geld wieder, da die Kosten nicht seinen Verein, sondern ihn getroffen haben.

Fahrtkosten sind nicht gleich Fahrtkosten

Nach dem Einkommenssteuerrecht wird zwischen Fahrt- und anderweitigen Reisekosten unterschieden. Demnach gibt es:

• Aufwendungen im Rahmen beruflicher Fahrten, die steuerfrei erstattet werden.
• Aufwendungen, die durch den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen und für Arbeitnehmer nicht steuerfrei ersetzt werden können.

Bei dieser Unterscheidung gilt es allerdings zu bedenken, dass ehrenamtlich Tätige in keinem Arbeitsverhältnis zum Verein stehen – auch dann nicht, wenn sie hierfür eine Vergütung im Sinne der Ehrenamtspauschale oder des Übungsleiterfreibetrags erhalten. Für die Fahrtkostenerstattung im Verein bedeutet das konkret: Ein Verein kann die Fahrten der Mitglieder zum Einsatzort erstatten, auch wenn es sich dabei um regelmäßige Fahrten zum Einsatzort, z. B. zur Geschäftsstelle des Vereins, handelt. Mit dieser Form des Auslagenersatzes liegt im Verein somit kein Arbeitslohn vor. Abgerechnet sollten anfallende Fahrtkosten bestenfalls nach den Erstattungssätzen des Reisekostenrechts. Der Verein kann gemäß § 3 Nr. 50 EStG somit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerfrei ersetzen, was als Auslagenersatz zu verstehen ist. Es ist hilfreich, diese Erstattungssätze in einer Geschäftsordnung o. ä. festzulegen. Darüber hinaus kann darin geregelt werden, dass z.B. nur Fahrtkosten der Deutschen Bahn in 2. Klasse erstattet werden und wie die Erstattung beantragt werden muss (z. B. mit einem Formular an den Geschäftsführer).

Wichtig: Bevor der Verein einem Mitglied Fahrtkosten erstattet, muss der ehrenamtlich Tätige durch Belege exakt nachweisen, wie viele Kilometer angefallen sind. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, die Tankbelege einzureichen, da diese nicht eindeutig und ausschließlich auf die Fahrt für den Verein zurückzuführen sind. Die Fahrten müssen vielmehr einzeln in Form eines Fahrtenbuchs dokumentiert werden. Hier gilt es jeweils Start und Ziel zu erfassen und damit die angefallenen Kilometer festzuhalten. Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt der Nachweis über die Fahrkarten.

Auslagenersatz für Verpflegungsmehraufwendungen

Ist ein Vereinsmitglied über 8 Stunden außerhalb der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte im Einsatz, so wird die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von € 14 berücksichtigt. Übersteigt die Abwesenheit von zuhause 24 Stunden, wird eine Pauschale von € 28 ausgezahlt. Der An- und Abreisetag wird dabei mit der Pauschale von € 14 berechnet.

Der Auslagenersatz im Verein – zusammengefasst 

Unter dem Auslagenersatz ist eine Kostenerstattung getätigter Aufwendungen zu verstehen, die ein Vereinsmitglied aus eigener Tasche bezahlt hat. Für die steuerfreie Erstattung der Auslagen ist es dabei notwendig, dass der Vorstand oder das Vereinsmitglied entsprechend alle Belege zum Nachweis der angefallenen Aufwendungen vorlegen.

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