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Der Auslagenersatz im Verein

Die Arbeit im Verein erfolgt freiwillig und unentgeltlich. Der Einsatz der ehrenamtlich Tätigen erfährt vor allem über die Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale eine Honorierung. Darüber hinaus steht es den Vereinsmitgliedern zu, sich ihre Auslagen, die sie im Rahmen der Vereinsarbeit tätigen, steuerfrei erstatten zu lassen. Auch das Thema Reisekosten spielt dabei eine Rolle. Wir geben Ihnen im Folgenden ein umfassendes Wissen rund um die steuerlichen Hintergründe und allgemeinen Regelungen rund um den Auslagenersatz im Verein. 

Auslagenersatz oder Aufwandsentschädigung – eine Definition

Die Aufwandsentschädigung bezieht sich auf eine pauschale finanzielle Gegenleistung, die der Verein für erbrachte Arbeitszeit und -leistung gewährt. Damit werden beispielsweise ein Trainer oder Betreuer, ein Kassenwart oder der Zuständige für die Reinigung des Vereinsheims entlohnt. Von der Aufwandsentschädigung ausgenommen bleibt dagegen der Vorstand – mit Ausnahme dessen, dass die Satzung dies ausdrücklich beinhaltet.

Der Auslagenersatz dagegen bezieht sich auf tatsächlich angefallene Ausgaben, die ein Vereinsmitglied getätigt hat und mit Belegen beweisen kann. Die Liste dieser Auslagen reicht von Telefongebühren über Fahrt- und Übernachtungskosten bis hin zu Büromaterial oder Ausgaben für Sportkleidung. Der Auslagenersatz gilt für alle Vereinsmitglieder gleichermaßen und bedarf keiner gesonderten Regelung in der Satzung des Vereins. Vielmehr unterliegt der Auslagenersatz der gesetzlichen Grundlage gemäß §670 BGB.  

Auslagenersatz für den Vereinsvorstand

Der Vorstand eines Vereins ist von einer Vergütung für seine Tätigkeiten ausgeschlossen. Anders verhält sich das mit dem Auslagenersatz, der nicht im Zusammenhang mit seiner aufgewendeten Zeit und seinem Einsatz steht. Das heißt: Auch dem Vorstand des Vereins werden Übernachtung- oder Fahrtkosten entsprechend der Belege steuerfrei erstattet. Um den Auslagenersatz für sich in Anspruch nehmen zu können, muss ein Vorstand dabei nachweisen, dass die getätigten Aufwendungen in dieser Form für den Verein notwendig waren und der Umfang der Aufwendungen innerhalb eines zweckmäßigen Rahmens liegen und diesen nicht finanziell sprengen. Alle entstandenen Kosten müssen dann durch Belege und Quittungen aufgezeigt werden.

Auslagenersatz – ein Beispiel

Ein Cricketcoach zahlt einen kaputten Cricketschläger auf seinen Namen aus eigener Tasche, aber auf die Rechnung des Vereins. Der Coach darf dabei kein Eigeninteresse am Kauf haben, sondern kauft den Schläger nur für den Verein (s. Urteil des BFH vom 28.3.2006). Gemäß des Auslagenersatzes erhält er das Geld wieder, da die Kosten nicht seinen Verein, sondern ihn getroffen haben.  

Fahrtkosten sind nicht gleich Fahrtkosten

Nach dem Einkommenssteuerrecht wird zwischen Fahrt- und anderweitigen Reisekosten unterschieden. Demnach gibt es:

  • Aufwendungen im Rahmen beruflicher Fahrten, die steuerfrei erstattet werden. Für eine Fahrt mit dem Auto beläuft sich der Auslagenersatz auf 35 Cent (ab dem 21. Kilometer 38 Cent) pro Kilometer.
  • Aufwendungen, die durch den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen. Hierfür ist eine Pauschalversteuerung von 15% in Höhe der Entfernungspauschale möglich.

Bei dieser Unterscheidung gilt es allerdings zu bedenken, dass ehrenamtlich Tätige in keinem Arbeitsverhältnis zum Verein stehen – auch dann nicht, wenn sie hierfür eine Vergütung im Sinne der Ehrenamtspauschale oder des Übungsleiterfreibetrags erhalten. Der bedeutende Unterschied liegt darin begründet, dass Ehrenamtliche ihre Tätigkeit nicht aufgrund eines Entgelts ausüben. Die Vergütung, die sie möglicherweise erhalten, ist dann kein Entgelt, sondern ein pauschaler Aufwandsersatz.

Für die Fahrtkostenerstattung im Verein bedeutet das konkret: Ein Verein kann die Fahrten der Mitglieder zum Einsatzort erstatten, auch wenn es sich dabei um regelmäßige Fahrten zum Einsatzort handelt. Mit dieser Form des Auslagenersatzes liegt im Verein somit weder ein Arbeitsverhältnis noch ein Arbeitslohn vor. Abgerechnet werden anfallende Fahrtkosten nach den Erstattungssätzen des Reisekostenrechts. Der Verein kann gemäß § 3 Nr. 50 EStG somit 35 Cent (ab dem 21. Kilometer 38 Cent) pro Kilometer steuerfrei ersetzen, was als Auslagenersatz zu verstehen ist.

Wichtig: Bevor der Verein einem Mitglied Fahrtkosten erstattet, muss der ehrenamtlich Tätige durch Belege exakt nachweisen, wie viele Kilometer angefallen sind. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, die Tankbelege einzureichen, da diese nicht eindeutig und ausschließlich auf die Fahrt für den Verein zurückzuführen sind. Die Fahrten müssen vielmehr einzeln in Form eines Fahrtenbuchs dokumentiert werden. Hier gilt es jeweils Start und Ziel zu erfassen und damit die angefallenen Kilometer festzuhalten. Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt der Nachweis über die Fahrkarten. 

Auslagenersatz für Verpflegungsmehraufwendungen

Ist ein Vereinsmitglied über 8 Stunden außerhalb der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte im Einsatz, so wird die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 14€ berücksichtigt. Übersteigt die Abwesenheit von Zuhause 24 Stunden, wird eine Pauschale von 28€ ausgezahlt. Der An- und Abreisetag wird dabei mit der Pauschale von 14€ berechnet.

Der Auslagenersatz im Verein – zusammengefasst 

Unter dem Auslagenersatz ist eine Kostenerstattung getätigter Aufwendungen zu verstehen, die ein Vereinsmitglied aus eigener Tasche bezahlt hat. Für die steuerfreie Erstattung der Auslagen ist es dabei notwendig, dass der Vorstand oder die Vereinsmitglied entsprechend alle Belege zum Nachweis der angefallenen Aufwendungen vorlegen.

Sie haben weitere Fragen rund um den Auslagenersatz im Verein? Sie sind sich unsicher, ob Ihre Fahrkostenerstattung in die Regelung der ersten Tätigkeitsstätte fällt? Im Rahmen des Vereins-Schutzbriefs des DEUTSCHEN EHRENAMTS erhalten Sie eine persönliche Beratung und somit die passende Antwort zu all Ihren Fragen.

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