Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein

Sie stecken in der Klemme, weil Sie gerade nicht wissen, wie Sie derzeit die notwendige Mitgliederversammlung durchführen sollen? Wir helfen Ihnen, den besten Weg zu finden, damit sich ihre Mitglieder auch ohne Präsenz versammeln und Beschlüsse fassen können.

Sie suchen noch nach Alternativen zur virtuellen Versammlung? Dann finden Sie hier mehr über die Mitgliederversammlung während Corona im Verein. Wünschen Sie eine individuelle und rechtssichere Beratung von Fachanwälten für die Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung in Ihrem Verein? Diese leisten wir im Rahmen unseres Vereins-Schutzbriefs.

Rechtlich sieht es so aus, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung der physischen Mitgliederversammlung gleichgestellt ist. Sie können grundsätzlich alles beschließen und regeln, was im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung möglich wäre. Den exakten Wortlaut finden Sie im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie .

Anstatt nun einen Raum in einer Gaststätte, im Vereinsheim oder dem Pfarrzentrum zu reservieren, buchen Sie eben einen virtuellen Konferenzraum, wo sich Ihre Mitglieder versammeln. Informieren Sie frühzeitig vor Beginn der Ladungsfrist alle Mitglieder, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung geplant ist. Bieten Sie in diesem Schreiben auch die Möglichkeit zur Briefwahl an, damit jedes Mitglied, auch ohne Teilnahme an der Online Mitgliederversammlung sein Stimmrecht ausüben kann. Ein paar Details dazu finden Sie am Ende des Textes unter Extratipps.

Welches Meeting-Tool soll es für eine virtuelle Mitgliederversammlung im Verein sein?

Eine kurze Suche im Internet gibt unterschiedliche Online-Tools aus. Unter Computerwoche.de werden die am meist genutzten kostenfreien Online-Konferenzsysteme vorgestellt. Dort können Sie sich schon mal orientieren.

Bei der Entscheidung, welches System Sie für die Versammlung Ihres Vereins wählen, sollten Sie erwägen, ob Beschlüsse offen oder geheim gefasst werden. Für eine Mitgliederversammlung mit geheimer Wahl können Sie die Versammlung online auf einer von Ihnen gewählten Plattform abhalten und die geheime Abstimmung bspw. über Doodle organisieren.

Rückt der Termin der virtuellen Mitgliederversammlung näher, laden Sie genauso ein, als würden Sie zu einer Mitgliederversammlung mit Präsenz einladen.
Die Einladung enthält dann eben die URL zum gebuchten, digitalen Konferenzraum, Zeit und Tagesordnung werden wie gewohnt angegeben. Sieht die Vereinssatzung vor, dass die Einladung per Post zu versenden ist, versenden Sie postalisch. Da wird keine Ausnahme gemacht, nur weil es sich um eine virtuelle Versammlung handelt.

Kurz (max. 1 Tag) vor Termin der Mitgliederversammlung stellen Sie den Mitgliedern die individuellen Zugangsdaten zum virtuellen Raum zu und weisen darauf hin, dass diese Daten unter Verschluss zu halten sind.

Haben sich dann alle TeilnehmerInnen eingewählt, gehen Sie vor wie immer: Sie eröffnen die Versammlung mit der Begrüßung stellen wie gewohnt fest, welche Mitglieder anwesend sind. Da keine Liste zum Unterschreiben herumgereicht werden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Anwesenheit zu protokollieren:

a) Machen Sie einen Screenshot/Screenshots mit den Bildern und Namen aller Anwesenden

b) Einige Softwareanbieter stellen eine Teilnehmerliste zur Verfügung

Offene Abstimmungen und Wahlen können dann per Handheben oder einem virtuellen Zeichen, das die Software bietet, erledigt werden. Wichtig ist, dass Sie alles ordentlich dokumentieren und protokollieren. Auch das ist Ihnen von der „normalen“ Mitgliederversammlung bekannt. Somit ist der Unterschied gar nicht so groß und vielleicht etabliert sich dieses Verfahren, so dass Sie die virtuelle Mitgliederversammlung auch für die Zeit nach dem 31.12.2021 in der Satzung verankern.

Wichtiger Hinweis für Vereine mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMTS: Im MitgliederPortal haben wir einen Textvorschlag für die entsprechende Ergänzung der Satzung hinterlegt. Selbstverständlich prüfen die spezialisierten Rechtsanwälte die überarbeitete Satzung der Vereine, die einen Vereins-Schutzbrief haben. Wie üblich die Satzung einfach im MitgliederPortal hochladen und prüfen lassen.

Extratipps für eine virtuelle Mitgliederversammlung im Verein:

Fassen Sie Beschlüsse, die zum Registergericht müssen, empfehlen wir Ihnen vorab einen Anruf bei dem für Ihren Verein zuständigen Registergericht. Dabei können Sie kurzerhand klären, ob spezielle Regeln eingehalten werden müssen, damit online gefasste Beschlüsse wie Satzungsänderung oder Vorstandswahl auch wirklich anerkannt werden.

Was tun, wenn ein oder mehrere Mitglieder nicht online wählen oder an einer virtuellen Mitgliederversammlung teilnehmen wollen, bzw. können?

Die Briefwahl.
Nach dem Versenden der Einladung können die, die zwar an der virtuellen  Mitgliederversammlung teilnehmen, aber nicht online wählen wollen, ihre Stimmen zu den Tagesordnungspunkten im Vorhinein schriftlich an den Verein zu Händen des Vorstands per Post abgeben. Gleiches gilt für die Mitglieder, die generell nicht an der virtuellen Versammlung teilnehmen können oder wollen.

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