Vorstandswechsel – Die Vorstandsnachfolge im Verein

Beispiel:
Julius, Esther und Jan sind Vorstände eines Vereins und die satzungsgemäß geregelte Amtszeit geht zu Ende. Sie suchen nun Nachfolger, damit der Verein weiter besteht. Was gibt es dabei zu beachten? Wie können neue Vorstände gegen Fehler aus der Vergangenheit geschützt werden?

Gut vorbereitet in den Vorstandswechsel

Die Länge der Amtszeit des Vorstands-Posten wird, mangels gesetzlicher Regelung, mittels der Satzung und somit individuell für den jeweiligen Verein geregelt. Mit dem Ablauf der Amtszeit endet auf diese Weise auch das Amt des Vorstands automatisch. Deshalb ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld gut auf den anstehenden Vorstandswechsel vorzubereiten. So müssen entsprechend zeitig vor Ablauf der Vorstandsperiode die Neuwahlen angesetzt werden – eine Verlängerung des Vorstandsamts bis zur Neuwahl ist nicht möglich und bekanntlich findet sich nicht immer auf Anhieb ein Nächster für dieses verantwortungsvolle Amt. Der Verein wäre bei Versäumnis des Endes der Amtszeit bis zum eintretenden Vorstandswechsels folglich ohne Vorstand.

Achtung:
Der neue Vorstand wird entsprechend in einer Mitgliederversammlung von den Vereinsmitgliedern gewählt. Bei einem eingetragenen Verein gilt es zu beachten, dass der vollzogene Vorstandswechsel auch beim jeweiligen Registergericht eingereicht und auf diese Weise offiziell eingetragen wird.

1) Der Vorstandswechsel betrifft die gesamte Vorstandschaft: Entsprechend besteht hierbei eine Herausgabepflicht, die alle Bereiche der Vorstandschaft betrifft. Allerdings ist es dabei ausreichend, wenn die Unterlagen vom ehemaligen Vorstand an seinen Vorstandsnachfolger überreicht wird und dieser sie an die einzelnen Posten entsprechend weiter gibt.

2) Es endet nur die Amtszeit eines Mitglieds, sodass der Vorstandswechsel nur einen Posten betrifft: Bei Wechsel des Vereinsvorsitzenden behalten die übrigen Mitglieder des Vorstands-Teams ihre Unterlagen und es findet lediglich eine Übergabe derer statt, die sich im Besitz des bis zu diesem Tage tätigen Vorstands befinden.

Die Vorstandsnachfolge – ordnungsgemäß und gut geregelt

Um die Vorstandsnachfolge im Verein ohne größeren Aufwand und ohne auftretende Komplikationen zu vollziehen, empfiehlt sich neben der rechtzeitigen Vorbereitung auch eine entsprechend ordnungsgemäße Übergabe des Amtes. Dazu gehört auch, dass der Vorgänger des Vorstands-Amtes die laufenden Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß übergibt und das zeitnah zum Ende seiner Amtszeit. Nur auf diese Weise gelingt eine reibungslose Fortführung der bisherigen Arbeit durch die Vorstandsnachfolge. In der Praxis gestaltet sich diese Übergabe des Amtes häufig als ein Treffen des bisherigen und des neuen Vorstands, um die Aufgaben zu übergeben und alle notwendigen Informationen mitzuteilen. Dazu zählen:

  • Die Mitteilung von Terminen und Fristen, etwa für die Abgabe von Unterlagen an die Behörden
  • Noch vom ehemaligen Vorstand vereinbarte Termine, die nun der neu gewählte Vorstand wahrzunehmen hat
  • Alle Besonderheiten rund um die Vereinsgeschäftsführung
  • Dringliche Angelegenheiten, wie zu veranlassende Zahlungen

Außerdem besteht bei einem Vorstandswechsel eine Herausgabepflicht. Diese Pflicht umfasst die Übergabe von Dokumenten und Co. an die Vorstandsachfolge – sowohl im Falle eines gesamten Wechsels der Vorstandschaft als auch in Bezug auf den einzelnen Vorstandsvorsitzenden. Die Herausgabepflicht umfasst hauptsächlich:

  • Urkunden, wie die Eintragung des Vereins im Vereinsregister (gilt natürlich nur für eingetragene Vereine)
  • Alle Protokolle der vergangenen Mitgliederversammlungen
  • Die Listen der Vereinsmitglieder
  • Der gesamte Schriftwechsel, sowohl im Verein als auch Briefe an den Verein
  • Bankauszüge und Bankunterlagen, also auch die Geldkarten des Vereins sowie die Schlüssel zu Schließfächern, sofern vorhanden
  • Alle Unterlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen und deren Pflicht noch nicht erloschen ist (Steuerunterlagen müssen beispielsweise 10 Jahre aufbewahrt werden)
  • Die Schlüssel zu den Räumlichkeiten des Vereins sowie die zu den vereinseigenen Fahrzeugen
  • Geld beziehungsweise Geldkassetten des Vereins inklusive der Belege, die Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
  • Übergabe aller Sachmittel, dazu gehören auch Briefumschläge oder Papier, wenn dieses auf Kosten des Vereins angeschafft wurde
  • Die gesamte technische Ausstattung in Form von PCs oder auch Vereins-Handys

Die Aufgaben des Vorstands im Verein

Die Palette an Aufgaben für einen Vorstand im Verein ist breit. Dazu gehört klar die Aufgabe der Geschäftsführung sowie der gesetzlichen Vertretung des Vereins. Es liegt an ihm, dass die steuerlichen und gesetzlichen Bestimmungen von allen Mitgliedern des Vereins entsprechend eingehalten werden und die Satzung dabei die Richtlinien vorgibt. Letztlich ist es auch häufig der Vorstand, der für ein belebtes, freudiges und letztlich gut funktionierendes Vereinsleben Sorge trägt.

Alle Aufgaben eines Vorstands im Verein, die auch dem frisch gebackenen Vorstandsnachfolger einen Leitfaden an die Hand geben, findet Ihr hier:

Aufgaben des Vorstands

Vorstandsnachfolge und die rückwärts wirkende Versicherung

Der Vorstandswechsel hat stattgefunden, die Unterlagen wurden übergeben und der neue Vorstand hat sein Amt angetreten. Nach einigen Monaten kommt ein Brief vom Finanzamt: Eine Strafzahlung für nicht abgeführte Beiträge zur Sozialversicherung! Was nun? In unserem Beispiel hatten Julian, Esther und Jan noch zum Ende ihrer Vorstandschaft einen Vereins-Schutzbrief mit einer drei Jahre rückwirkenden Versicherung abgeschlossen. Somit können die neuen Vorstände aufatmen, denn die Strafe wird von der rückwärts wirkenden Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung übernommen.

Alle Informationen rund um den Vereins-Schutzbrief gibt es hier:

zum Vereins-Schutzbrief

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