Vorstandswechsel – Die Vorstandsnachfolge im Verein
Wenn im Verein ein neuer Vorstand gewählt werden muss, entsteht oft Hektik. Entweder der Vorstand ist unerwartet zurückgetreten, oder das Ende der Amtszeit kommt – trotz aller Planbarkeit – doch überraschend. Im folgenden Beitrag erklären wir, wie der Vorstandswechsel und die Vorstandsnachfolge geregelt werden können. Damit sind die mit dem Vorstandwechsel verbundenen Aufgaben – Vorbereitung, Vorstandswahl, Eintragung, Übergabe des Amts, Absicherung des Vorstands – immer noch vielfältig, aber Stress und Hektik werden weitestgehend vermieden.
- Die Gründe für einen Vorstandswechsel
- Gut vorbereitet in den Vorstandswechsel
- Die Neuwahl eines Vorstands – in 7 Schritten
- Eintragung des Vorstandswechsels beim Registergericht
- Die Vorstandsnachfolge – Vorstandswechsel ordnungsgemäss & gut geregelt
- Übergabe von Informationen und Aufgabenbereichen an den Vorstandsnachfolger – eine Checkliste
- Die Aufgaben des Vorstands im Verein
- Vorstandsnachfolge und die rückwärts wirkende Versicherung
Die Gründe für einen Vorstandswechsel
Mit dem Ablauf einer Amtszeit kündigt sich ein Vorstandswechseln an. Dieser ist absehbar und lässt sich mit entsprechendem Vorlauf planen. Doch nicht immer läuft alles wie geplant. Und so muss manchmal recht plötzlich eine Vorstandsnachfolge geplant werden. Gründe hierfür gibt es Viele. Teils sind es persönliche Beweggründe oder gesundheitliche Probleme, die einen Vorstand den Entschluss fassen lassen, vorzeitig zurückzutreten. Auch kann es im Verein zu internen Schwierigkeiten kommen, bei denen der logische Schritt ist, dass ein Vorstand sein Amt vorzeitig abgibt. Vorstandsmitglieder können außerdem jederzeit abberufen und somit aus ihrem Amt enthoben werden. Zum Vorstandswechsel kommt es auch, wenn ein Vorstandsmitglied stirbt oder aus dem Verein austritt.
Sofern sich der Vorstandswechsel planen lässt, ist es wünschenswert, dass zumindest eine Übergangszeit vereinbart wird, in welcher der Vorstand noch in seinem Amt bleibt, bis der Vorstandswechsel durchgeführt werden konnte. Gerade ein unvorhergesehener Vorstandswechseln kann einen Verein schnell vor eine große Herausforderung stellen. Schließlich muss eine Übergabe in allen Angelegenheiten des Vereins erfolgen, der Vorstandsnachfolger braucht eine Einführung und gleichzeitig darf der Vereinsalltag nicht darunter leiden oder gar gefährdet werden, weil der Verein plötzlich ohne Vorstand ist.
Gut vorbereitet in den Vorstandswechsel
Die Länge der Amtszeit des Vorstands-Posten wird, mangels gesetzlicher Regelung, mittels der Satzung und somit individuell für den jeweiligen Verein geregelt. Mit dem Ablauf der Amtszeit endet auf diese Weise auch das Amt des Vorstands automatisch. Deshalb ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld gut auf den anstehenden Vorstandswechsel vorzubereiten. So müssen entsprechend zeitig vor Ablauf der Vorstandsperiode die Neuwahlen angesetzt werden – eine Verlängerung des Vorstandsamts bis zur Neuwahl ist nicht möglich und bekanntlich findet sich nicht immer auf Anhieb ein Nächster für dieses verantwortungsvolle Amt. Der Verein wäre bei Versäumnis des Endes der Amtszeit bis zum eintretenden Vorstandswechsels folglich ohne Vorstand.
Achtung
Der neue Vorstand wird entsprechend in einer Mitgliederversammlung von den Vereinsmitgliedern gewählt. Bei einem eingetragenen Verein gilt es zu beachten, dass der vollzogene Vorstandswechsel auch beim jeweiligen Registergericht eingereicht und auf diese Weise offiziell eingetragen wird.
Beim Vorstandswechsel wird zwischen zwei Szenarien unterschieden:
1) Der Vorstandswechsel betrifft die gesamte Vorstandschaft: Entsprechend besteht hierbei eine Herausgabepflicht, die alle Bereiche der Vorstandschaft betrifft. Allerdings ist es dabei ausreichend, wenn die Unterlagen vom ehemaligen Vorstand an seinen Vorstandsnachfolger überreicht wird und dieser sie an die einzelnen Posten entsprechend weitergibt.
2) Es endet nur die Amtszeit eines Mitglieds, sodass der Vorstandswechsel nur einen Posten betrifft: Bei Wechsel des Vereinsvorsitzenden behalten die übrigen Mitglieder des Vorstands-Teams ihre Unterlagen und es findet lediglich eine Übergabe derer statt, die sich im Besitz des bis zu diesem Tage tätigen Vorstands befinden.
Die Neuwahl eines Vorstands – in 7 Schritten
Eine Vorstandsnachfolge, egal aus welchen Gründen, geht immer mit einer Neuwahl einher. Um die Handlungsfähigkeit des Vereins aufrecht erhalten zu können, müssen die Beschlüsse zur Neuwahl rechtzeitig gefasst werden. Neben der Neuwahl fällt außerdem die Anmeldung und Eintragung beim Amtsgericht an.
Die Neuwahl selbst erfolgt in 7 Schritten:
- Festlegen eines Wahlleiters
Grundsätzlich übernimmt der Vorstand die Wahlleitung und bereitet somit die Wahl vor, führt sie durch und stellt das Ergebnis fest. Alternativ kann auch ein Wahlleiter bestimmt werden. - Wählerverzeichnis erstellen/aktualisieren
Der Wahlleiter überprüft, welche Personen wählen dürfen und welche Personen gewählt werden dürfen. Daraus erstellt der Wahlleiter ein Wählerverzeichnis. - Wahleinladung verschicken
Die Einladung zur Wahl zum Vorstandswechseln erfolgt über die ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung. Die Vorstandswahl ist dabei explizit als Punkt auf der Tagesordnung aufzuführen. - Stimmzettel erstellen
Sofern eine schriftliche/geheime Wahl stattfindet, müssen vorab Stimmzettel erstellt werden. Das Wahlverfahren ist der Satzung zu entnehmen. - Wahl durchführen
Die meisten Vereine verfahren nach der Persönlichkeitswahl. Dabei werden die Vorstands-Kandidaten durch die relative Mehrheit gewählt. Die Wahl erfolgt meist in offener Abstimmung. - Stimmen auszählen
Nach der Durchführung der Wahl werden die Stimmen ausgezählt und das Ergebnis verkündet. - Annahme der Wahl
Das neu gewählte Vorstandsmitglied muss nun die Wahl offiziell annehmen, ehe der Vorstandswechsel erfolgreich war. Der Wahlleiter muss dabei die gesamte Wahl protokollieren und dieses Protokoll auf Anfrage zur Verfügung stellen können. Auch ist dieses Dokument zur Eintragung der Vorstandsänderung notwendig.
Eintragung des Vorstandswechsels beim Registergericht
Nach der Neuwahl des Vorstands muss diese Änderung auch im Vereinsregister eingetragen werden. Diese sogenannte „Anmeldung der Änderung“ muss in notariell beglaubigter Form beim Registergericht erfolgen. Zu dieser Anmeldung muss auch eine Kopie des Wahlprotokolls eingereicht werden. Ja nach Ablauf oder Grund des Vorstandswechsels muss auch ein Dokument eingereicht abgegeben werden, dass Aufschluss über das Ausscheiden des vorherigen Vorstands gibt. Das kann eine Niederlegungserklärung des Vorstands, aber auch ein Beschlussprotokoll über den Ausschluss eines Vorstandsmitglieds sein. Sobald das Registergericht alle Formalitäten überprüft hat und diesen zustimmt, erhält der Verein eine Eintragungsnachricht.
Die Vorstandsnachfolge – Vorstandswechsel ordnungsgemäss & gut geregelt
Um die Vorstandsnachfolge im Verein ohne größeren Aufwand und ohne auftretende Komplikationen zu vollziehen, empfiehlt sich neben der rechtzeitigen Vorbereitung auch eine entsprechend ordnungsgemäße Übergabe des Amtes. Dazu gehört auch, dass der Vorgänger des Vorstands-Amtes die laufenden Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß Um die Vorstandsnachfolge im Verein ohne größeren Aufwand und ohne auftretende Komplikationen zu vollziehen, empfiehlt sich neben der rechtzeitigen Vorbereitung auch eine entsprechend ordnungsgemäße Übergabe des Amtes. Dazu gehört auch, dass der Vorgänger des Vorstands-Amtes die laufenden Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß übergibt und das zeitnah zum Ende seiner Amtszeit. Nur auf diese Weise gelingt eine reibungslose Fortführung der bisherigen Arbeit durch die Vorstandsnachfolge. In der Praxis gestaltet sich diese Übergabe des Amtes häufig als ein Treffen des bisherigen und des neuen Vorstands, um die Aufgaben zu übergeben und alle notwendigen Informationen mitzuteilen. Dazu zählen:
- Die Mitteilung von Terminen und Fristen, etwa für die Abgabe von Unterlagen an die Behörden
- Noch vom ehemaligen Vorstand vereinbarte Termine, die nun der neu gewählte Vorstand wahrzunehmen hat
- Alle Besonderheiten rund um die Vereinsgeschäftsführung
- Dringliche Angelegenheiten, wie zu veranlassende Zahlungen
Außerdem besteht bei einem Vorstandswechsel eine Herausgabepflicht. Diese Pflicht umfasst die Übergabe von Dokumenten und Co. an die Vorstandsachfolge – sowohl im Falle eines gesamten Wechsels der Vorstandschaft als auch in Bezug auf den einzelnen Vorstandsvorsitzenden. Die Herausgabepflicht umfasst hauptsächlich:
- Urkunden, wie die Eintragung des Vereins im Vereinsregister (gilt natürlich nur für eingetragene Vereine)
- Alle Protokolle der vergangenen Mitgliederversammlungen
- Die Listen der Vereinsmitglieder
- Der gesamte Schriftwechsel, sowohl im Verein als auch Briefe an den Verein
- Bankauszüge und Bankunterlagen, also auch die Geldkarten des Vereins sowie die Schlüssel zu Schließfächern, sofern vorhanden
- Alle Unterlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen und deren Pflicht noch nicht erloschen ist (Steuerunterlagen müssen beispielsweise 10 Jahre aufbewahrt werden)
- Die Schlüssel zu den Räumlichkeiten des Vereins sowie die zu den vereinseigenen Fahrzeugen
- Geld beziehungsweise Geldkassetten des Vereins inklusive der Belege, die Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
- Übergabe aller Sachmittel, dazu gehören auch Briefumschläge oder Papier, wenn dieses auf Kosten des Vereins angeschafft wurde
- Die gesamte technische Ausstattung in Form von PCs oder auch Vereins-Handys
Übergabe von Informationen und Aufgabenbereichen an den Vorstandsnachfolger – eine Checkliste
Um beim Vorstandswechsel keine Dokumente zu vergessen und somit der Herausgabepflicht in allen Punkten nachzukommen, haben wir für Sie eine Checkliste über wichtige Informationen und Bereiche zusammengestellt, die Sie bei der Vorstandsnachfolge bedenken sollten:
- Mitgliederinformationen: diese müssen gemäß der Datenschutzgrundverordnung sicher verwaltet und auch unter diesem Aspekt weitergegeben werden
- Finanz-Infos: die finanzielle Situation des Vereins muss klar dokumentiert sein. Diese Dokumente sollten bei der Übergabe im Detail durchgesprochen werden, um eine spätere persönliche Haftung bspw. des Kassenwarts, zu verhindern.
- Infos zum Auftreten des Vereins: wie tritt der Verein nach Außen auf und welche Kommunikationsmedien werden bespielt, diese gilt es entsprechend weiterzuführen – Social Media, Website, Flyer, Einladungen. Aber auch die Präsentation des Vereins auf Bildern und Veranstaltungen.
- Informationen zum Inventar: hier braucht es ein klares Vorgehen, wie das Inventar verwaltet wird, welchen Umfang dieses hat und wie bspw. auch mit dem Verleih von Inventar umgegangen wird.
- Informationen zu Sponsoren und Partnern: Auflistung aller Sponsoren und den Verträgen mit diesen. Wie sieht die Kontaktpflege zu diesen aus, wie sehen Kosten- und Aktionsstrukturen aus?
- Informationen zu laufenden Tätigkeiten und vergangenen Veranstaltungen: Wie sieht die Saisonplanung aus, welche Veranstaltungen stehen an oder sind geplant, welche laufenden Verwaltungsaufgaben stehen aus und gibt es womöglich anstehende Reparaturarbeiten – alles Fragen, die für den laufenden Vereinsalltag von Bedeutung sind. Darüber hinaus helfen die Dokumente vergangener Veranstaltungen, das nächste Event zu planen und zu kalkulieren.
Die Aufgaben des Vorstands im Verein
Die Palette an Aufgaben für einen Vorstand im Verein ist breit. Dazu gehört klar die Aufgabe der Geschäftsführung sowie der gesetzlichen Vertretung des Vereins. Es liegt an ihm, dass die steuerlichen und gesetzlichen Bestimmungen von allen Mitgliedern des Vereins eingehalten werden und die Satzung dabei die Richtlinien vorgibt. Letztlich ist es auch häufig der Vorstand, der für ein belebtes, freudiges und letztlich gut funktionierendes Vereinsleben Sorge trägt.
Vorstandsnachfolge und die rückwärts wirkende Versicherung
Der Vorstandswechsel hat stattgefunden, die Unterlagen wurden übergeben und der neue Vorstand hat sein Amt angetreten. Nach einigen Monaten kommt ein Brief vom Finanzamt: Eine Strafzahlung für nicht abgeführte Beiträge zur Sozialversicherung! Was nun? Immer mehr Vorstände bestehen vollkommen zurecht darauf, im Amt auch entsprechend abgesichert zu sein. Was viele Vorstände nicht wissen: Auch gegen Schäden, die aufgrund von Fehlern in der Vergangenheit entstehen, können und sollten sich Verein und Vorstand absichern. Dazu wird eine sog. rückwärts wirkende Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung benötigt. Aber Vorsicht: Nur mit weiteren Versicherungen wird die notwendige Absicherung für Verein und Vorstand erreicht. Diese sind: Ein D&O-Schutz sowie eine Vereinshaftpflicht- und Veranstalterhaftpflicht-Versicherung. Hierfür gibt es auf dem Markt verschiedene Anbieter. Wir selbst haben mit dem Vereins-Schutzbrief ein Angebot geschaffen, das in Summe aus Leistung und Preis seinesgleichen sucht.
Alle Informationen rund um den Vereins-Schutzbrief gibt es hier:
