Vereinsbuchhaltung und Rechenschaftspflicht

Ein komplexes Gebiet

Nicht nur Unternehmer sind zur Buchhaltung verpflichtet, auch für Vereine ist auf diesem Gebiet ein spezifisches Know-How gefragt, möchte man keinen Fehler machen. Vielen Mitgliedern ist diese Pflicht zur Vereinsbuchhaltung jedoch häufig gar nicht bewusst. Für den Vorsitzenden und den Kassenwart mag das Stichwort Buchhaltung dagegen eher eines sein, das man nicht allzu gerne hört – denn meist steht es in negativer Konnotation und bedeutet vor allem eines: Viel Arbeit. Doch mit dem richtigen Wissen, stellt das Thema Buchhaltung nicht länger eine Hürde des Vereinsalltags dar.

Vereinsbuchhaltung – Was ist das überhaupt?

Die Vereinsbuchhaltung beschreibt das Verwalten und Steuern aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Schließlich haben nicht nur alle Vereinsmitglieder ein Recht darauf, über die finanziellen Mittel eines Vereins Bescheid zu wissen, sondern auch der Staat hat dieses Recht auf Information. Diese sogenannte Rechenschaftspflicht ist im BGB reguliert.

Pflicht zur Buchhaltung im Verein

Mit der Vereinsgründung wird der Verein zu einer juristischen Person und ist zur Buchhaltung verpflichtet. Gesonderte Vorschriften gibt es zur Buchhaltung nicht. Der Vorstand hat jedoch eine Sorgfaltspflicht, alle seine Aufgaben gewissenhaft auszuführen. Er muss die Buchführung umsichtig erledigen, so dass unabhängige Dritte sich schnell einen Überblick verschaffen können. Es gibt einiges, was man bei der Vereinsbuchhaltung beachten sollte.

Die Vereinsbuchhaltung kennt keine Ausnahmen

Die Buchhaltungspflicht, also die Verpflichtung zur Vereinsbuchhaltung, besteht ab dem Moment, ab dem ein Verein eingetragen ist und am wirtschaftlichen Verkehr als eine juristische Person teilnimmt. Doch müssen für eine Buchhaltungspflicht nicht zwangsläufig beide Kriterien erfüllt sein, weshalb ein Verein, der mit seiner Arbeit nicht auf das Verzeichnen von Gewinnen abzielt, der Buchhaltungspflicht unterliegt. Gleiches gilt darüber hinaus auch für Vereine, welche als gemeinnützig gelten. Es gibt also keine Ausnahme, die einen Verein von der Buchhaltungspflicht lossagt.

Vor diesem Hintergrund entstehen ein paar Voraussetzungen für den Jahresabschluss, welche erfüllt sein müssen:

  1. Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins müssen in vollständiger und geordneter Form erfolgen
  2. Für alle aufgeführten Vorgänge müssen Belege und Unterlagen vorliegen, die jene Einnahmen und Ausgaben entsprechend nachweisen
  3. Das Vereinsvermögen wird innerhalb der Vereinsbuchhaltung in einem separaten Verzeichnis aufgegriffen

Für das Aufführen der Einnahmen und Ausgaben eines Vereins bedarf es dabei keiner komplexer Gedanken oder hoher mathematischer Anforderungen. Vielmehr genügt es, wenn man einfachen Einnahmen-Ausgabe-Rechnungen nachkommt, welche nachvollziehbar dargelegt werden.

Die Vereinsbuchhaltung als Aufgabenbereich des Vorstandes – Rechenschaftspflicht

Für die Vereinsbuchhaltung ist in erster Linie der Vorstand selbst zuständig. Diesem wird es zur Aufgabe, sich um die Zusammenstellung der Zahlen zu kümmern. Unterstützung erhält dieser dabei vom Kassenwart des Vereins. Dennoch liegt die Verantwortung, dass die Buchhaltung rechtmäßig durchgeführt wird, beim Vereinsvorstand. Im Rahmen der Rechenschaftspflicht gelten deshalb ein paar Bestimmungen:

Auskunftspflicht

Die Mitgliederversammlung hat das Recht, vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten des Vereins zu verlangen (BGB §§ 666, 27. Abs. 3). Das schließt auch die finanzielle Situation des Vereins ein. Hierzu hat der Vereinsvorstand eine Kostenaufstellung anzufertigen, welche durch eine Aufbewahrungspflicht begleitet wird. Außerdem muss der Vorstand auf das Verlangen der Mitglieder oder des Staates ein Bestandsverzeichnis sowie Belege vorlegen können. Jeder Beleg muss darlegen, welcher Betrag verwendet wurde, um was es ging und an welche Person die Zahlung geleistet wurde.

Wichtig: Belege sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren, wobei keine Lücken in der Vereinsbuchhaltung entstehen dürfen. Über die genaue Aufbewahrungsdauer von Belegen informiert auch § 147 AO. Generell gilt es, sich vor der Vernichtung von Belegen ausreichend zu informieren, wie lange diese aufzubewahren sind.

Kontrolle durch den Kassenprüfer

Dem Kassenprüfer kommt bei der Vereinsbuchhaltung die Aufgabe zu, den Vorstand bezüglich der dargelegten Finanzen zu entlasten. Der Vorstand steht dabei in der Pflicht, regelmäßig Rechenschaft über die Vereinsverwaltung abzulegen. Die Häufigkeit dessen wird vom jeweiligen Verein in der Satzung selbst festgelegt, liegt in der Regel aber bei einem Zyklus von einem Jahr.

Tipp: Ist der Vorstand mit der Kostenaufstellung noch nicht fertig, um sie bei der Mitgliederversammlung vorzulegen, sollte er bei der Einladung darauf hinweisen und bei der Mitgliederversammlung selbst Gründe angeben.

Exakte Vereinsbuchhaltung Notwendig

Gemeinnützige Vereine haben eine Aufzeichnungspflicht. Diese ist unabdingbar, um das Finanzamt über den aktuellen Stand der Gewinne und Verluste zu informieren. Für gemeinnützige Vereine ist ein exakter Kontenrahmen verpflichtend, um die finanzielle Situation darzustellen. Dieser Kontenrahmen ist in vier Bereiche zu unterteilen:

  • Ideeller Bereich
  • Zweckbetrieb
  • Vermögensverwaltung
  • Ertragssteuerpflichtiger Geschäftsbetrieb.

Den Steuerbehörden muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vorgelegt werden. Eine Bilanzierung und doppelte Buchführung ist nur für Vereine verpflichtend, welche mehr als 60.000 Euro p.a. Gewinn oder über 600.000 Umsatz machen.

Der Verein muss außerdem Belege vorlegen können, dass seine Gelder und Gegenstände gemäß dem Vereinszweck und gemäß BGB § 55 Absatz 1 Satz 5 zeitnah verwendet werden. Bei Fördermitteln heißt zeitnah, dass diese spätestens zwei Jahre nach dem Erhalt verwendet werden müssen (Nachweispflicht).

Gemeinnützige Vereine und Steuervorteile

Die genannten Auflagen machen die Buchführung eines gemeinnützigen Vereins nicht leicht. Trotzdem hat ein Verein mit gemeinnützigem Status auch Vorteile: Er ist von der Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer befreit, braucht jedoch immer noch eine Steuernummer beim Finanzamt.

Zur Erstellung der Einnahmeüberschussrechnung empfiehlt sich eine Software für die Vereinsbuchhaltung.

Pflichten bei Zahlungsunfähigen oder Überschuldungen

Ein gemeinnütziger Verein hat keine Gewinnerzielungsabsicht , hat jedoch trotzdem mit der Insolvenz zu rechnen. Bei ordentlicher Buchführung sollte der Vorstand keine Probleme haben, eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit zu entdecken. Fehlerhafte Buchführung ist nicht nur ein Grund, dem Vorstand die Wiederwahl zu verweigern. Sieht der Vorstand, dass der Verein zahlungsunfähig ist oder ein Verdacht auf Überschuldung vorliegt, muss er Insolvenz anmelden. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen (BGB § 42 Abs. 1). Stellt der Vorstand den Antrag auf Insolvenz nicht unverzüglich, kann er dafür auch haftbar gemacht werden.

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