Vereinsbuchhaltung und Rechenschaftspflicht

Ein komplexes Gebiet

Die Vereinsbuchhaltung ist wichtig, denn nicht nur die Mitgliederversammlung hat ein Recht darauf zu erfahren, wie es um die Finanzen des Vereins steht. Auch das Finanzamt kann sich melden, um herauszufinden, ob Abgabepflichten bestehen.

Pflicht zur Buchhaltung im Verein

Mit der Vereinsgründung wird der Verein zu einer juristischen Person und ist zur Buchhaltung verpflichtet. Gesonderte Vorschriften gibt es zur Buchhaltung nicht. Der Vorstand hat jedoch eine Sorgfaltspflicht, alle seine Aufgaben gewissenhaft auszuführen. Er muss die Buchführung umsichtig erledigen, so dass unabhängige Dritte sich schnell einen Überblick verschaffen können. Es gibt einiges, was man bei der Vereinsbuchhaltung beachten sollte.

Rechenschaftspflicht des Vorstands

Auskunftspflicht

Die Mitgliederversammlung hat das Recht, vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten des Vereins zu verlangen (BGB §§ 666, 27. Abs. 3). Das schließt auch die finanzielle Situation des Vereins ein. Der Vorstand hat eine Kostenaufstellung anzufertigen und außerdem eine Aufbewahrungspflicht. Außerdem muss der Vorstand auf Verlangen ein Bestandsverzeichnis und auch Belege vorlegen können. Jeder Beleg muss darlegen, welcher Betrag verwendet wurde, um was es ging und an welche Person die Zahlung geleistet wurde.

Kontrolle durch den Kassenprüfer

Dem Kassenprüfer kommt bei der Vereinsbuchhaltung die Aufgabe zu, den Vorstand bezüglich der dargelegten Finanzen zu entlasten.
Der Vorstand muss regelmäßig Rechenschaft über die Vereinsverwaltung ablegen. Wie oft das ist, kann der Verein bei der Gründung in der Satzung festlegen. Der Zyklus liegt im Üblichen bei einem Jahr.

Tipp: Ist der Vorstand mit der Kostenaufstellung noch nicht fertig, um sie bei der Mitgliederversammlung vorzulegen, sollte er bei der Einladung darauf hinweisen und bei der Mitgliederversammlung selbst Gründe angeben.

Belege sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren und es dürfen keine Lücken in der Vereinsbuchhaltung entstehen. Manche Belege sind auch 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO).

Exakte Vereinsbuchhaltung notwendig

Gemeinnützige Vereine haben eine Aufzeichnungspflicht. Diese ist unabdingbar, um das Finanzamt über die aktuellen Gewinne und Verluste zu informieren. Für gemeinnützige Vereine ist ein exakter Kontenrahmen verpflichtend, um die finanzielle Situation darzustellen. Dieser Kontenrahmen ist in vier Bereiche zu unterteilen:

  • Ideeller Bereich
  • Zweckbetrieb
  • Vermögensverwaltung
  • Ertragssteuerpflichtiger Geschäftsbetrieb.

Den Steuerbehörden muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vorgelegt werden. Eine Bilanzierung und doppelte Buchführung ist nur für Vereine verpflichtend, welche mehr als 60.000 Euro p.a. Gewinn oder über 600.000 Umsatz machen.

Der Verein muss außerdem Belege vorlegen können, dass seine Gelder und Gegenstände gemäß dem Vereinszweck und gemäß BGB § 55 Absatz 1 Satz 5 zeitnah verwendet werden. Bei Fördermitteln heißt zeitnah, dass diese spätestens zwei Jahre nach dem Erhalt verwendet werden müssen (Nachweispflicht).

Gemeinnützige Vereine und Steuervorteile

Die genannten Auflagen machen die Buchführung eines gemeinnützigen Vereins nicht leicht. Trotzdem hat ein Verein mit gemeinnützigem Status auch Vorteile: Er ist von der Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer befreit, braucht jedoch immer noch eine Steuernummer beim Finanzamt.

Zur Erstellung der Einnahmeüberschussrechnung empfiehlt sich Software für die Vereinsbuchhaltung.

Pflichten bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung

Ein gemeinnütziger Verein hat keine Gewinnerzielungsabsicht , hat jedoch trotzdem mit der Insolvenz zu rechnen. Bei ordentlicher Buchführung sollte der Vorstand keine Probleme haben, eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit zu entdecken. Fehlerhafte Buchführung ist nicht nur ein Grund, den Vorstand nicht nur die Wiederwahl zu verweigern. Sieht der Vorstand, dass der Verein zahlungsunfähig ist oder ein Verdacht auf Überschuldung vorliegt, muss er Insolvenz anmelden. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen (BGB § 42 Abs. 1). Stellt der Vorstand den Antrag auf Insolvenz nicht unverzüglich, kann er dafür auch haftbar gemacht werden.

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