Die richtige Form der Auskunftserteilung
Ein Verein muss ab dem 25. Mai 2018 über die persönlichen Daten seiner Mitglieder Auskunft geben können, falls dies gewünscht wird. Dies betrifft z.B. alle Mitgliederdaten, die gespeichert oder auf sonstige Weise vom Verein verarbeitet werden (s. Datenschutz im Verein).
Welche Form die Auskunftserteilung haben muss, darüber informieren wir Sie hier:
- Schriftlich oder elektronisch
- Mündlich
- Klar und verständlich
- In einem gängigen Format
Die Erteilung der Informationen ans Mitglied kann in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. (DSGVO, Art. 12 Abs. 1 Satz 1)
Wenn das Mitglied es verlangt, kann man die Informationen auch mündlich erteilen. Dann muss jedoch die Identität der Person in anderer Form nachgewiesen werden. (DSGVO Art. 12 Abs. 1 Satz 2)
Die Informationen muss der Verein dem Mitglied „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ aushändigen. (DSGVO Art. 12 Abs. 1 Satz 1)
Der Verein hat auf Anfrage dem Mitglied eine Kopie der gespeicherten Daten zur Verfügung zu stellen. Wird der Antrag elektronisch gestellt, muss die Kopie in einem gängigen elektronischen Format gespeichert sein. Zum Beispiel kann ein Mitglied eine PDF-Datei auf einem Stick oder einen Link zu einer Google Drive-Datei erhalten. Für weitere Kopien kann der Verein ein angemessenes Entgelt verlangen. (DSGVO Art. 15 Abs. 3)
Zeitlicher Ablauf
Nach DSGVO Art. 12 Abs. 3 muss der Verein dem Mitglied seine persönlichen Daten spätestens nach einem Monat zur Verfügung stellen. Kommt der Verein mit der Bearbeitung nicht nach, kann die Frist auch um zwei Monate verlängert werden. Dann muss er aber die Person informieren, dass die Frist verlängert wurde. Die Frist muss er nicht bei der Aufsichtsbehörde beantragen. Jedoch kann ein Mitglied bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde oder einen Rechtsbehelf vor Gericht einlegen. (DSGVO Art. 12 Abs. 4)
Empfehlung
Hat der Verein die Möglichkeit, einen Fernzugriff auf die Mitgliederdaten einzurichten, ist dies eine gute Lösung. Die Daten sollte man dabei aber durch ausreichende Sicherheitsmaßnahmen schützen. Die Daten darf man dabei generell nicht unbefugten Dritten zur Verfügung stellen.
Um Papierkram und Strafen zu vermeiden, sollten sich Vereine darum kümmern, die Form der Auskunftserteilung in die richtigen Bahnen zu leiten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umstellung.
HAFTUNGSRISIKO – FALSCHE ODER UNTERLASSENE AUSKUNFT…
Hat die Auskunftserteilung nicht die richtige Form, ist sie nicht sicher genug oder wird sie einfach unterlassen, drohen Vereinen sehr hohe Geldbußen (DSGVO Art. 83 Abs. 5 b). Diese können bis zu 20 Mio. Euro betragen. Die Vereine haften mit dem Vereinsvermögen. Auch der Vereinsvorstand kann persönlich für solche Verstöße haften und muss unter Umständen tief in seine eigene Tasche greifen.
BEWÄHRT GESCHÜTZT MIT DEM DEUTSCHEN EHRENAMT!
Mitglieder des Deutschen Ehrenamts sind vor einer falschen oder unterlassenen Auskunftserteilung hervorragend geschützt.
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