Vereinsverwaltung

Pflicht für jeden Club

Im Verein steht das Vereinsleben im Vordergrund. Dabei ist die Vereinsverwaltung ein äußert wichtiger Bestandteil des Vereins. Sie ist eine wichtige Voraussetzung, dass ein Verein aktiv werden und bleiben kann. Nachfolgend finden Sie einige Tipps über die wichtigsten Säulen der Vereinsverwaltung.

Die Registratur

Eine Registratur ist eine Verwaltung aller Dokumente des Vereins. Sie ist nicht nur die Grundlage dafür, dass man alle Dokumente wieder findet, sondern ist auch bei externen Nachfragen wichtig.
 
Zur Registratur gehören z.B.:

  • Verträge
  • Schriftverkehr
  • Rechnungen
  • Steuerdokumente
  • Protokolle
  • Satzung
  • u.v.m.

Bei größeren Mengen an Dokumenten empfiehlt sich eine Ordnung nach Bereichen. Der Schriftverkehr kann z.B. alphabetisch oder nach Datum geordnet werden. Vor allem bei Mitgliederdaten muss auf den Datenschutz geachtet werden. Mitglieder dürfen immer erfahren, welche Daten beim Verein gespeichert sind. Die Vereinsverwaltung muss ordnungsgemäß verlaufen – die Dokumente sind nach den gesetzlichen Anforderungen aufzubewahren.

Inventar führen

Bei einer Inventur werden die Vermögenswerte und gegenständlichen Werte des Vereins lückenlos erfasst. Ein Inventar ist nicht nur für große Vereine empfehlenswert, sondern auch für kleinere. Denn falls Steuerfragen auftauchen, ist es immer gut zu wissen, wie es um die gegenständlichen und finanziellen Werte des Vereins steht. Außerdem findet man den Bestand des Vereins leichter – auch wenn es nur ein altes Tennisnetz ist.
Auch eine regelmäßige Überprüfung des Bestands gehört zur Inventur.
 

Buchinventur

Bei einer Buchinventur werden nichtkörperliche Gegenstände festgehalten. Dazu gehören Verbindlichkeiten, Forderungen und Vermögenswerte des Vereins, die auf der Bank liegen.

Körperliche Inventur

Zu dieser Art Inventur gehören alle Gegenstände, wie z.B. Geräte oder Einrichtungsgegenstände.

Inventarkarte

Die typischen Daten auf einer Inventarkarte sind:

  • Name des Gegenstands
  • Registernummer
  • Lieferant
  • Garantie
  • Standort
  • Datum des Erwerbs
  • Preis bei Erwerb
  • Abschreibungswert und -art, u.U. restlicher Buchwert

Vereinsbuchhaltung

In der Buchhaltung eines Vereins müssen alle Geschäftsvorfälle erfasst sowie sachgerecht geordnet werden. Kontenrahmen dienen uns dazu, alle Gewinne und Verluste abzubilden, die ein Verein hat. Für Vereine und Stiftungen gibt es eine gängige Norm für den Kontenrahmen (SKR49).
 
Forderungen an Kunden und Lieferanten sowie Löhne und Forderungen müssen erfasst und belegt werden. Die Eintragungen müssen immer nachprüfbar sein, denn es kann z.B. durch das Finanzamt zu einer Revision kommen. Außerdem sollten Verein an Steuererklärungen denken.

Beschaffungs- und Einkaufswesen

Bei der Gründung eines Vereins sind bestimmte Neuanschaffungen zu erwerben, damit der Verein loslegen kann. Zudem gehört zur Vereinsverwaltung die Aufgabe, Erwerbungen zu beschaffen, um abgenutztes Material zu ersetzen. Dabei müssen Preise verglichen, Angebote eingeholt und Rechnungen geprüft werden. Eine Bedarfsliste ist zu erstellen, indem ermittelt wird, welche Erwerbungen und Dienstleistungen der Verein benötigt. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass auch genug Mittel vorhanden sind, um die Anschaffungen zu tätigen.



Mittelbeschaffung

Um Mittel zu beschaffen, kann man sich um einen Sponsor bemühen, Spenden beschaffen oder Mitgliedsbeiträge erheben. Die Mittel müssen aber für den Vereinszweck verwendet werden.

Mitgliederarbeit

Dazu gehört es, die Mitgliederausweise zu beschaffen bzw. auszudrucken, sich um Beiträge zu kümmern und im Notfalls Mahnungen zu schreiben und zu verschicken.

Vor allem zu beachten ist der Datenschutz im Verein. Die Mitgliederdaten sind beständig zu aktualisieren. Neumitglieder sollte man außerdem so früh wie möglich in die Regeln des Vereins einweisen. Zur Mitgliederarbeit gehört es ebenfalls, Neumitglieder in den Verein einzuführen. Das kann man z.B. dadurch tun, indem man Veranstaltungen organisiert und alle Mitglieder dazu einlädt.

Software für die Vereinsverwaltung

Für die Vereinsverwaltung gibt es auch Software, die von professionellen Anbietern speziell für Vereine entwickelt wurde. Besonders bei großen Vereinen erleichtert Software die Vereinsarbeit. Oft enthalten diese Programme eine Kalenderfunktion, die Ihnen das Planen von Veranstaltungen und Trainingsterminen erlauben, eine Mitgliederverwaltung, aber auch Buchhaltungsfunktionen, mit denen sich z.B. Rechnungen auf Knopfdruck erstellen lassen. Außerdem haben manche Anbieter eine Inventarfunktion integriert, mit denen man das Inventar einfach überblicken kann.