Löschung personenbezogener Daten im Verein

Mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (gültig seit 25. Mai 2018) ergeben sich auch einige rechtliche Änderungen für Vereine. Vereine müssen z.B. persönliche Mitgliederdaten nun unmittelbar löschen, wenn dies vom Mitglied gewünscht wird. Außerdem haben Vereine die Pflicht, die Mitglieder von der Löschung personenbezogener Daten zu unterrichten.

Wenn es um personenbezogene Daten geht, ist besondere Vorsicht geboten. Deshalb sei Eines direkt voran gestellt:

Bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Regelungen haftet der Verein

Liegt ein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz vor, wie z.B. Datenpannen oder ein Verstoß gegen die Löschungspflicht, kann es zur Haftung kommen. Für den entstandenen Schaden haftet dann der Verein oder dessen Vertreter, sofern ein Verschulden vorliegt.

Wir leisten Abhilfe – mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHES EHRENAMTS brauchen Sie sich hier keine Sorgen zu machen. Wir sichern Sie rundum ab.

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Löschungspflicht personenbezogener Daten

Eine Löschungspflicht für Mitgliederdaten kann z.B. bestehen, wenn…

  • die persönlichen Daten für die Zwecke nicht mehr notwendig sind, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden – wenn z.B. ein Mitglied aus dem Verein austritt.
  • das Vereinsmitglied, dessen Daten gespeichert oder erhoben wurden, seine Einwilligung widerruft und keine sonstige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt.
  • die Person, deren Daten gespeichert oder erhoben wurden, wegen einer persönlichen Situation Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, während keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen. (DSGVO Artikel 21 Absatz 1) Wünscht ein Vater z.B. nicht, dass sein Kind aus einem persönlichen Grund auf einem Turnierfoto auf der Vereinsseite erscheint, muss der Verein das Foto löschen.
  • die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Hatte ein Verein z.B. nicht die Zustimmung, die Sportergebnisse eines Mitglieds zu digitalisieren, dann muss er dessen Sportergebnisse wieder löschen.
  • die Datenlöschung wegen einer rechtlichen Verpflichtung nach EU- oder deutschem Recht erforderlich ist. Ist einem Mitglied z.B. die Teilnahme an einer Veranstaltung untersagt, weil es noch ein Kind ist, ist es von der digitalen Teilnehmerliste an der Veranstaltung zu löschen.

Pflicht zur Weiterleitung bzw. Nachbericht

Allen Empfängern, denen persönliche Daten offengelegt wurden, ist jede Berichtigung oder Löschung dieser Daten vom Verantwortlichen mitzuteilen, soweit sich diese nicht als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist (DSGVO Artikel 19). Alle Verantwortlichen, die im Verein mit den betreffenden Daten zu tun haben, müssen von demjenigen, der für die Verarbeitung dieser persönlichen Daten zuständig ist, informiert werden, dass die Links und Kopien der Daten und die Daten selbst gelöscht werden sollen (DSGVO Artikel 17 Abs. 1 und 2). Durch einen Verstoß gegen die Informierungspflicht macht sich der Verantwortliche haftbar (s.u. Haftung).

Ausnahmen bei der Löschung personenbezogener Daten

Es gibt bestimmte Ausnahmen, in denen die Löschungspflicht und die Nachberichtspflicht persönlicher Daten vorübergehend entfallen.* Bei diesen Ausnahmen ist die Datenverarbeitung nötig

  • „zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information“
  • zur Erfüllung einer Rechtsverpflichtung, zu Wahrnehmung einer Aufgabe mit öffentlichem Interesse „oder in Ausübung öffentlicher Gewalt“
  • „aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit“ für Archivzwecke, die im öffentlichen Interesse liegen, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke betreffen oder statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1, falls durch die Löschung die Verwirklichung dieser Ziele ernsthaft beeinträchtigt wird.
  • „zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.“

*(DSGVO Artikel 17 Abs. 3)

Vorsorge ist der beste Schutz

BITTE BEACHTEN! Im Schadenfall haftet der Verein mit seinem Vereinsvermögen und/oder es kann zu einer persönlichen finanziellen Haftung des Vorstands als Vertreter des Vereins kommen!
Die Bußgelder sind durch das neue Datenschutzgesetz spürbar gestiegen. Wird gegen die Nachberichtspflicht (Weiterleitungspflicht) oder Löschungspflicht und somit gegen die Rechte der betroffenen Person verstoßen, drohen Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro (DSGVO Artikel 83 Abs. 5 b).

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